Автор: редакторы сервиса управленского учёта «Финансист».
В этом материале рассказываем, как сервис «Финансист» помог московской клинике автоматизировать управленческую отчётность.
Что такое Mental Health Center
Mental Health Center (МНС) — крупнейшая частная психотерапевтическая клиника в России, которая включена в международную программу обмена врачей. Компания основана в 2015 году.
Что происходило в компании
Подсчёт в Excel приводил к ошибкам
Управленческую и финансовую отчётности в МНС начали собирать с момента основания компании. Вели её в Excel, однако довольно быстро появилось несколько запросов, которые таблицы не могли удовлетворить. Так, при сборе данных на достоверность информации сильно сказывался человеческий фактор.
— Не было критических недочётов, которые бы влияли на бизнес-процессы компании. Однако несмотря на то, что информацию брали из 1С и банковских выписок, в расчёты могла закрасться ошибка. Например, сотрудник при заполнении отчётности мог не учесть, что зарплата персонала выделяется вместе с НДФЛ, или не взять в расчёт налоговые льготы компании.
Сергей Нефёдов, генеральный директор МНС
При этом ручной сбор и обработка данных отнимали огромное количество времени. Когда приходило время подсчётов, ответственный сотрудник «выключался» из общих процессов, прекращал решать текущие задачи и занимался только отчётностью.
Сложность при распределении бюджетов
Вторая сложность скрывалась в структуре клиники. МНС состоит из профит-центра, который зарабатывает, и нескольких кост-центров, которые финансируются из одного источника. При использовании Excel распределять бюджет было сложно. Руководители «затратных» подразделений не могли знать наверняка, сколько у них осталось средств на конкретный период и не потратили ли они сверх нормы.
Ручной сбор данных отнимал много времени
Третий запрос проявился в желании учредителей видеть актуальные для компании показатели: количество новых и повторных приёмов, динамику выручки и чистой прибыли. Однако ручной сбор данных требовал много времени. Чтобы получить управленческий отчёт за месяц, необходимо было дождаться «закрывающих» документов от бухгалтерии, потратить время на перевод информации в Excel и заново всё пересчитать.
— В итоге проходило две недели от начала месяца прежде, чем мы видели отчёт. Сейчас с «Финансистом» на это уходит неделя.
Сергей Нефёдов, генеральный директор МНС
Что изменилось с внедрением «Финансиста»
После автоматизации сбора отчётности в МНС смогли отслеживать метрики в динамике.
— Сейчас даже если мы замечаем отклонения от плановых показателей, то в первую очередь сравниваем текущие данные с информацией предыдущего года. И чаще мы видим, что показатели выросли относительно прошлого года. Такой момент помогает обратить внимание на другие метрики и докручивать внутренние процессы.
Сергей Нефёдов, генеральный директор МНС
И наоборот, при старой системе с таблицами приходилось долго ждать отчёт, сравнивать показатели с планом. И если что-то шло не так, руководство принимало импульсивные решения.
Подвижный бюджет
После внедрения «Финансиста» руководство клиники пересмотрело маркетинговую кампанию. Проблема крылась в неэффективных каналах и рекламных продуктах.
— Подсчёты в Excel также бы показали отсутствие роста, однако в «Финансисте» информация выявилась быстрее. В итоге мы не стали сокращать бюджет, но поменяли инструменты каналы и подрядчиков. Благодаря этому маркетинг стал более подвижным.
Сергей Нефёдов, генеральный директор МНС
С помощью аналитики в сервисе маркетологам удалось донести до руководства необходимость изменений. У отдела появилась манёвренность в использовании бюджета, которую ни с кем не нужно согласовать. Например, если в этом месяце осталось большее количество денег, чем предполагалось, то на следующий — можно запланировать что-то масштабнее. И наоборот, если отдел потратил крупную сумму сейчас, в следующем периоде он будет экономить.
Разделение информации
С внедрением «Финансиста» управленцы получили быстрый доступ к аналитике нужных им данных. Раньше во время совещаний приходилось поднимать таблицы и высчитывать отдельный показатель, чтобы посмотреть конкретную информацию. На это уходило много времени и сил.
— Часто на встречах руководителей отделов и учредителей каждому нужно было показывать и анализировать свои данные. Благодаря инструментарию «Финансиста» можно обращаться только к той информации, на основе которой в конкретном отделе принимаются решения. Сервис позволяет не мешать друг другу и скрывать ненужную информацию.
Сергей Нефёдов, генеральный директор МНС
Дашборд с ключевыми показателями
Благодаря индивидуальным настройкам прав пользователей специалисты МНС могут видеть свои приборные панели с набором нужных только им метрик. Это позволяет следить за ситуацией в клинике в режиме реального времени с помощью удобных графиков и диаграмм.
Коротко, чего добились в MHC
Минимизации человеческого фактора при сборе данных для управленческой отчётности.
Высокой скорости сбора информации для отчётности.
Оптимизации штатных единиц, которые занимались обработкой отчётов.
Удобного распределения бюджета между отделами.
Возможности избежать импульсивных управленческих решений.
Единого поля общения для персонала и руководящего менеджмента.
Индивидуальных дашбордов с показателями под конкретные нужды.
Что в планах компании
В МНС отметили, что благодаря сервису управленческой отчётности «Финансист» информации для принятия решений становится больше. При этом все данные находятся на одной площадке.
— Мы планируем продолжать пользоваться сервисом. Сейчас данные аккумулируются, их аналитика становится информативнее. Цифры наполняются большим смыслом. Через год информация станет ещё интереснее и полезнее для принятия решений.
Сергей Нефёдов, генеральный директор МНС
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.
Начать дискуссию