10 шагов для автоматизации управленческого учёта

Как правило, заказчик внедрения автоматизации — предприниматель, который не является экспертом в этой сфере. Он может сформулировать свои ожидания от системы, но реализовать их должен финансист. Задача финансового эксперта — согласовать требования клиента с техническими возможностями ПО и устроить бизнес-процессы так, чтобы итоговая система максимально соответствовала ожиданиям заказчика.

В этой статье Софья Бурцева рассказала о 10 шагах автоматизации управленческого учёта, которые помогут успешно завершить проект и удовлетворить ожидания заказчика.

Автор: Софья Бурцева, финансовый директор, автор телеграм-канала
«Финансовый директор┃Мастер CFO».

Чтобы подготовиться к автоматизации управленческого учёта (УУ), нужно:

• определить ожидания заказчика от результата;

• выявить проблемы, которые заказчик планирует решить с помощью автоматизации;

• оценить возможности для решения этих проблем;

• сформулировать результаты проекта с учётом технических возможностей и пожеланий заказчика.

После этого можно последовательно автоматизировать учёт.

— Важно уточнить, что в этих шагах нет подробных технических инструкций для настройки ПО. Такая работа — дело технических специалистов, интеграторов той системы, которую вы внедряете.

Шаги в инструкции — это алгоритм работы финансиста в проекте по автоматизации. Ваша задача — управлять проектом, следить за соблюдением методологии, проверять корректность расчётов и контролировать занесение данных в систему.

Софья Бурцева, финансовый директор

Проектная команда по автоматизации УУ включает в себя две основные роли.

1. Исполнители — это сотрудники заказчика, которые принимают участие в процессе автоматизации и заводят первичные данные в систему.

Данные — это основа работы автоматизированной системы. Их точность определяет качество управленческих отчётов. На первых шагах важно проработать методы сбора и обработки данных. Если этот процесс прошёл с нарушениями, то собрать отчёт не получится.

2. Административный ресурс — это также сотрудник заказчика, который обладает широкими полномочиями. Он может отдать распоряжение работнику из любого подразделения компании. Такой человек нужен для управления сотрудниками заказчика на тех этапах автоматизации, на которых без них не обойтись.

На этом этапе нужно проанализировать все необходимые данные и описать источники их возникновения. Источники можно поделить на три вида:

• для учёта ДДС;

• для расчёта чистой прибыли;

• для составления баланса.

Необходимо проанализировать все данные, которые есть в компании для ведения УУ

Далее необходимо проверить:

• все ли данные из каждого источника фиксируются;

• какие показатели фиксируются и достаточно ли этого для формирования отчётов;

• собираются ли данные в нужном объёме и в нужное время.

Для процесса сбора данных нужны:

• человек, который отвечает за сбор данных;

• форма (таблица, отчёт, система), куда эти данные вносятся;

• способ передать данные для дальнейшего формирования отчётов.

Такой процесс должен быть эффективным. Например, не должно быть дублирования, когда одну и ту же сумму в разных местах вносят разные люди. Также важно контролировать сроки внесения данных в источники и их дальнейшую передачу.

Проверка процессов включает в себя интервью с ответственными сотрудниками и анализ всех источников сбора данных, в том числе таблиц, 1С и CRM-системы.

Лучше всего составить чек-лист процесса сбора данных

Сейчас на российском рынке есть два вида ПО, с помощью которого можно автоматизировать управленческий учёт — это разные конфигурации 1С и сервисы финансового учёта.

Сравнение достоинств и недостатков автоматизации через 1С и сервисы финансового учёта

— Чаще всего я использую интеграцию между 1С и сервисом финучёта. Это позволяет воспользоваться плюсами обеих систем в одном проекте.

1С — это классная система с сильными механизмами для расчёта себестоимости любой сложности, но со слабой визуализацией. Я использую 1С для ведения производственного и складского учёта, другого способа расчёта себестоимости, а также для контроля дебиторской и кредиторской задолженностей. А для формирования управленческих отчётов интегрирую данные из разных источников в сервис финансового учёта.

Софья Бурцева, финансовый директор

Для составления отчётов нужно придерживаться классических форм ОДДС, ОПиУ и баланса. Все необходимые расшифровки лучше делать в дополнительных отчётах.

— Я регулярно сталкиваюсь с тем, что собственники думают, что лучше знают, какая форма им нужна. Но чаще всего они ошибаются.

Изменения в процессах работы компании часто порождают изменения перечней показателей, которые нужно контролировать. При этом общая логика анализа финансового состояния компании меняться не должна. Финансисту стоит донести до предпринимателя, что не нужно перестраивать под себя методологию, которой более 100 лет. Нужно научиться ей пользоваться.

Софья Бурцева, финансовый директор

На этом шаге нужно внедрить методы УУ в используемое ПО. Нужно установить, как формируются суммы в каждой статье отчёта: от момента возникновения данных до их попадания в отчёт. Лучше создать документ, в котором порядок будет полностью прописан.

Затем необходимо определить метод заведения данных в ПО: либо через прямой ручной ввод, либо через импорт данных из других систем.

Далее нужно назначить ответственное лицо, которое будет обеспечивать полноту и своевременность внесения данных в новое ПО. Возможно, для этого потребуется изменить рабочие процессы некоторых работников. Для поддержки сотрудников рекомендуется разработать обучающие уроки, чек-листы и инструкции.

Проверка корректности отчётов включает в себя:

• сверку системы с источниками данных;

• сверку остатков;

• оценку на адекватность.

Оценка на адекватность — это способ посмотреть на отчёт через призму того, как предприниматель понимает свой бизнес. При демонстрации отчётов важно понять, как собственник воспринимает полученные цифры.

— На этом этапе важно устранить все сомнения заказчика в корректности полученных финансовых показателей. Для начала перепроверьте ваши расчёты. Если там нет ошибок — проведите повторные встречи с заказчиком, на которых вы покажете методологию расчёта и обоснуете корректность полученных отчётов.

Софья Бурцева, финансовый директор

Демонстрация полученных результатов — заключительная часть проекта. На этом этапе важно:

• объяснить заказчику полученные результаты и сверить их с теми, о которых вы договаривались;

• подсветить плюсы проделанной работы и подвести итогви работы;

• обосновать важность ежедневного контроля системы УУ для поддержания результатов;

• обосновать потребность в вас как в специалисте.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-канал «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.