Я заметил, что при выборе СЭД большинство руководителей обращают внимание только на функциональность софта. Это важно, но существует еще ряд факторов, которые нужно учитывать. Расскажу, как выбрать электронный документооборот для своего бизнеса, чтобы он удовлетворял все нужды.
Что такое СЭД?
Весь процесс от создания документа до его помещения на хранение в архив называется документооборотом. Сюда включается работа по составлению и согласованию, правки, передача между отделами, подписание. Нередко требуется повторно обратиться к бумаге для уточнения сведений, чтобы сделать следующие аналогичные расчеты и пр. В бумажном виде это занимает много времени, трудоемко, затратно.
Система электронного документооборота позволяет делать то же самое в цифровом формате. Задействуется программа, с которой можно работать через окно браузера или непосредственно на компьютере. У пользователя есть свой логин и пароль для входа и идентификации в системе. Софт позволяет создавать документы, согласовывать их, вести обмен, подписывать, сохранять. При необходимости к архивному файлу всегда можно обратиться, быстро найдя его по фильтрам поиска (это может быть: фамилия автора, дата создания, тема и пр.).
При помощи внутреннего электронного документооборота можно успешно вести документацию следующих типов:
кадровый учет;
бухгалтерию;
инструкции и технические сведения;
указания и распоряжения;
внутренние служебные записки;
устав организации.
При интеграции с CRM-системами возможно формирование автоматических отчетов по эффективности торговли, сбор анализов по воронкам продаж, другие статистические данные. Поскольку обращение документов происходит внутри организации, достаточно иметь логин и пароль для каждого пользователя. Это позволит увидеть, кто составил и отправил документацию, кто ее согласовал, у кого файл находится сейчас в обработке.
Рекомендации по выбору СЭД
Программы для электронного документооборота (ЭДО) разрабатывают операторы СЭД. Сегодня в России наиболее популярны: СЭД Дело, А2Б, LanDocs, Тезис. Далее я расскажу ряд практичных рекомендаций по выбору СЭД, которые вы сможете учитывать, рассматривая продукты имеющихся разработчиков.
Основные требования к системе
Выделю 3 основных требования к системе электронного документооборота, на которые стоит смотреть при выборе.
Удобство использования
Если интерфейс программы запутанный, вы долго ищите необходимую кнопку для создания документа, непонятно, как добавить второго получателя — стоит хорошенько подумать. Ведь, если сотрудники будут с трудом осваивать функционал, то на интеграцию системы уйдет много времени. Процесс внедрения затормозит внутренний документооборот компании, а это повредит бизнесу. Поэтому рекомендую всегда начинать знакомство с продуктом, взглянув на его рабочее окно, оценив юзабилити.
Надежность
Определяя надежность, узнайте:
на каком языке программирования написана программа;
на какое количество пользователей она рассчитана;
сколько продукт в таком виде уже присутствует на рынке;
какие отзывы о софте существуют в интернете;
как много фирм пользуется услугами оператора.
Любой сбой системы внутреннего документооборота может создать серьезные проблемы для бизнеса, поэтому надежность важна. Но с другой стороны, долгое присутствие программы в первозданном виде долгие годы говорит о том, что через несколько лет она окончательно морально устареет.
Я рекомендую обращать внимание на товары молодых компаний, которые только создали свой софт. Обычно он более «свежий» технически, перспективный с учетом следующих 5-7 лет. Советую узнать у разработчика, как часто он планирует выпускать обновления. Количество пользователей тоже не должно быть доминирующим, ведь ситуация с трендом может быстро перемениться.
Производительность
Чем больше функций содержит программа, тем эффективнее можно использовать систему электронного документооборота внутри предприятия. Советую смотреть на возможность:
создавать типовые и произвольные маршруты согласования цифрового документа;
тонко настраивать карточки файла;
выбирать уровни доступа к разным папкам;
искать по разным критериям, чтобы быстро найти файл в архиве;
обсуждать детали документа в процессе согласования (чтобы не приходилось созваниваться, а все решать в окне программы);
регистрировать и нумеровать созданные или поступившие бланки сквозным способом;
получать уведомления о том, что был создан или отредактирован документ;
видеть всю историю правок по согласованию.
Плюсом будет индивидуальная настройка интерфейса, повышающая производительность работы отдельного сотрудника. Но кроме этих трех факторов, есть и другие, которые нужно учесть при выборе системы электронного документооборота.
Безопасность
Оценивая конкретную систему электронного документооборота, учитывайте, насколько она предотвращает утечку информации. Рекомендую сотрудничать с теми операторами и разработчиками, которые предоставляют разграниченный доступ. Тогда сотрудники будут видеть только те файлы, над которыми непосредственно работают или которые нужны им для проекта. Руководитель должен видеть все движение документов. В то же время перегруженный доступ создаст дополнительные трудности, когда нужно быстро войти в систему и прочитать служебную записку. При этом уточните у разработчика, где будут храниться данные. Возможны варианты в «облаке» или на собственном сервере компании.
Облако или коробка
И здесь я подошел к следующему критерию выбора системы электронного документооборота для фирмы — облачные варианты и коробочные. В случае облака вам не нужны большие затраты на старте, а платить придется только за количество подключенных сотрудников. Считаю это удобным для молодого бизнеса или фирм, где нужны стандартные функции внутреннего документооборота.
Коробочный вариант подразумевает приобретение софта на ваш внутренний сервер. Больше не придется никому платить за последующие года использования. Но если планируется слияние компаний, а программный продукт сильно модернизирован, могут возникнуть сложности по совмещению имеющихся систем. Тогда считаю, лучше использовать единый софт, доступный в облаке на сервере оператора.
Интеграции
Когда вы выбираете холодильник в существующую кухню, он должен сочетаться с остальной мебелью и бытовой техникой. Розовая модель будет явно обособленной в бело-салатовом интерьере. Так и система электронного документооборота должна гармонично интегрироваться в имеющуюся цифровую среду предприятия. Некоторые функции она просто заменит собой, поэтому потребуется перенос данных. В других случаях внедрение подразумевает совмещение СЭД с существующими базами данных.
Мобильность
Все больше сфер бизнеса задействуют планшеты и смартфоны, а не стационарные ПК. Гаджеты легче, компактнее, работать можно на ходу. Поэтому выбирайте систему внутреннего электронного документооборота с мобильным клиентом. Узнайте у разработчика, на каких операционных системах функционирует программа, корректно ли отображаются данные на маленьких экрана 6-7 дюймов. В случае облачного варианта работать получится прямо из браузера причем на любом устройстве.
В заключение выскажу свое мнение о выборе системы электронного документооборота для компании — считаю отличным продукт от А2Б. У него есть как коробочная версия, так и облачный вариант. Тарифы зависят от количества подключенных сотрудников. Функционал довольно широкий на данный момент и будет актуален еще на годы вперед. При установке софта разработчик обучает методам создания путей движения документа.
Начать дискуссию