Все, что нужно знать о кадровом аудите: когда, как и зачем его проводить

Виды кадрового аудита 

1. Полный аудит кадровых документов — проверка всех кадровых документов в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

2. Выборочный аудит кадровых документов — проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска которым нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение трудовых договоров с дистанционными работниками, заключение договоров о материальной ответственности, ведение учета рабочего времени, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

3. Внутренний аудит, как правило, актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров. По результатам внутреннего кадрового аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

4. Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому его можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам.

Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

• если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска, привлечении к сверхурочной работе и т.д.;

• если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);

• при смене руководителя организации;

• при массовом увольнении работников;

• при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

• если организация запланирована на проверку государственной инспекцией труда.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации, как правило, проводится в офисе заказчика.

Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

• выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);

• определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;

• издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов.

К обязательным документам относятся:

• штатное расписание с приказом об утверждении;

• трудовые договора и договора о материальной ответственности;

• приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;

• график отпусков;

• уведомления работников о времени начала отпуска;

• графики сменности (в случае работы по сменам);

• табеля учета использования рабочего времени;

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

• положение по защите персональных данных работника и согласия на обработку персональных данных;

• трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;

• книга учета движения трудовых книжек;

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек;

• должностные инструкции;

• локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);

• локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа, положение о коммерческой тайне);

• результаты проведенной специальной оценки условий труда. 

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор. Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет кадрового аудита составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно, в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.