Можно ли подтвердить расходы чеком? Что говорят ФНС, Минфин и суды

При расчете налога на прибыль компания может учесть только обоснованные и документально подтвержденные расходы (ст. 252 НК РФ). Согласно ст. 1.1 Закона о ККТ кассовый чек — первичный учетный документ.

Но можно ли учесть расходы, подтвержденные одним лишь этим документом?

❌Долгое время налоговики говорили — нет. По мнению ФНС, кассовый чек ККТ подтверждает лишь факт денежного расчета между продавцом и покупателем. Если компания хочет использовать чек как документ, подтверждающий расходы, он должен содержать дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности.

❌Кроме этого в ФНС утверждали, чек выдается не компании, а ее сотруднику. А оприходование организацией ТМЦ, приобретенных для нее сотрудником, должно осуществляться на основании дополнительной первички, авансового отчета в том числе (письмо от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@).

❌Налоговики делали упор на то, что чек ККТ не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые перечислены в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Статья указывает, что в первичном документе должно быть:

• наименование документа;

• дату его составления;

• наименование организации, предпринимателя или иного экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции);

• величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего сделку или операцию и являющегося ответственным за правильность ее оформления;

• подпись этого лица с указанием его фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для его идентификации

✅Но еще раньше налоговики считали, что кассовый чек можно принимать вместо первичного документа — письмо УФНС России по г. Москве от 26.06.06 № 20-12/56636@. Дело ясное, что дело темное.

Что изменилось?

В последние годы, реквизиты кассовых чеков значительно дополнили. Теперь налоговая можно увидеть все необходимые данные. В настоящее время в кассовом чеке есть:

• Название документа.

• Порядковый номер документа за смену.

• Дата, время проведения расчета.

• Место, адрес, где происходит расчет в зависимости от места его проведения (почтовый адрес здания, либо наименование, номер транспортного средства и адрес организации (ИП), либо адрес сайта).

• Название организации (фамилия, имя, отчество ИП) и ИНН.

• Применяемая система налогообложения.

• Признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода).

• Наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу, стоимость, ставка налога на добавленную стоимость (за исключением случаев, когда расчет производится пользователем, не являющимся плательщиком НДС или освобожденным от НДС, а также при расчетах за товары, не подлежащие налогообложению НДС).

• Сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС.

• Форма расчета (наличные деньги, электронный платеж), сумма оплаты наличными деньгами и (или) электронно.

• Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем, оформившего кассовый чек и выдавшего его покупателю (за исключением расчетов, произведенных через автоматические устройства, применяемых, в том числе и при расчетах в безналичном порядке в интернете).

• Регистрационный номер ККТ.

• Заводской номер фискального накопителя.

• Фискальный признак документа.

• Порядковый номер фискального документа.

• Адрес сайта ОФД, где в дальнейшем можно будет проверить факт записи этого расчета и подлинности фискального признака.

• Телефон или адрес электронной почты покупателя (в случае передачи ему кассового чека в электронной форме).

• Адрес электронной почты отправителя кассового чека в электронной форме (в случае передачи покупателю кассового чека электронно).

• Номер смены.

• Фискальный признак сообщения (для кассовых чеков, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых ОФД).

• QR-код.

• Номер версии ФФД (для электронной формы).

• Признак способа расчета (может не включаться в печатную форму при полном расчете, а в электронный чек – при полном расчете и только в ФФД 1.05).

• Код формы фискального документа (для электронной формы).

• Код товара. Этот реквизит включает идентификационный код для товаров, которые подлежат обязательной маркировке.

• Сумма акциза (для подакцизной продукции).

• Регистрационный номер таможенной декларации (при расчетах за импортный товар).

❌Тем не менее ФНС или Минфин не спешили утверждать, что одного чека ККТ достаточно, чтобы подтвердить расходы. Минфин в письме от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212 указал, что чек ККТ может подтвердить только факт оплаты, а обосновать экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности он не может.

«Если данный кассовый чек может быть найден и получен в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», то он будет являться документом, подтверждающим расходы. Это утверждение относится и к скан-образу кассового чека с хорошо читаемым QR-кодом, по которому кассовый чек можно найти в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России».

А что суды?

Суды по прежнему считают, что одних кассовых чеков для подтверждения расходов недостаточно. В Постановлении 14-го ААС от 03.07.2024 по делу № А66-15/2024 судьи пришли к выводу, что для обоснования расходов, произведенных за счет подотчетных средств, помимо кассовых чеков необходимы первичные документы, такие как товарные накладные и акты.

«Для целей учета расходов в качестве расходов при исчислении УСН, помимо кассового чека, необходимы первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение дохода», — указал суд.

Это дело вызвало бурное обсуждение на «Клерке». Вот что писали наши пользователи:

Расскажите в комментариях, принимает ли ФНС расходы, лишь по чекам, какие документы запрашивают дополнительно и с какими трудностями вы чаще всего сталкиваетесь.