Ошибка №1. Планерки проводятся несистемно
Как бывает. В компании нет расписания для встреч, планерки проводятся стихийно, когда захочет руководитель. Такие встречи сбивают всех участников с ритма работы и не отличаются продуктивностью.
Как избежать. Проводите совещания в определенном режиме и графике. Они должны быть регулярными, например, ежедневными, еженедельными или ежеквартальными. Все сотрудники знают о времени и месте их проведения, заранее готовятся, привыкают работать в таком порядке и действуют эффективнее.
Ошибка №2. Совещание слишком долгое
Как бывает. Сначала 5 минут ждут всех опоздавших, потом высказывается каждый участник планерки. Кто-то укладывается в полминуты, а кто-то рассказывает о рабочих задачах несколько минут. Затем задают друг другу вопросы, обсуждают и выясняют проблемы, которые уже не относятся к теме встречи. Планерка затягивается, сотрудники потратили много времени, но результата не достигли. В итоге все остались в негативном настроении.
Как избежать. Придерживайтесь регламента планерки и старайтесь укладываться в короткие сроки. Если это ежедневные «летучки», то они не должны быть больше 15 минут, а еженедельные встречи проводите за час. Экономьте время: не нужно ждать опоздавших, обсуждать посторонние темы или подробно задачу только одного участника. Заранее готовьте результаты, факты, цифры и выводы, чтобы не подсчитывать какие-то данные в процессе планерки и не задерживать остальных.
Ошибка №3. Обсуждается «текучка», а не главные задачи для роста бизнеса
Как бывает. На планерке большую часть времени сотрудники обсуждают текущие задачи: все рассказывают, что сейчас делают и что будут делать дальше. В результате силы и ресурсы потрачены, работы сделано много, а к главной цели не приблизились и роста бизнеса нет.
Как избежать. Текущие задачи — не цель вашей планерки. Их можно обсудить с подчиненными множеством других способов. Фокусируйтесь на выполнении задач, которые ведут к изменениям бизнеса. И все результаты анализируйте с точки зрения: приблизили они компанию к главной цели или нет.
Ошибка №4. Ключевые моменты планерки не фиксируются
Как бывает. Каждое совещание проводится как в первый раз: участники повторно обсуждают одни и те же вопросы, а договоренности забывают. Такая планерка малопродуктивна, и сотрудники считают ее бесполезной тратой времени.
Как избежать. Ведите протокол совещания. Необязательно дословный, но фиксируйте ключевые договоренности и важные моменты. После каждой встречи делайте рассылку участникам с четким резюме: какие вопросы обсудили, какие задачи и кому предстоит решить. Это поможет вам лучше контролировать планы и выполнение задач, повысит результативность команды и будет быстрее продвигать к главной цели вашего бизнеса.
Ошибка №5. Планерка в формате монолога руководителя
Как бывает. На совещании все молча слушают руководителя, боятся вставить даже слово и только ждут, когда всё закончится. В такой ситуации сотрудники не проявляют инициативы, не воспринимают себя как часть команды и не понимают, каких целей они должны достичь вместе.
Как избежать. На планерке у каждого участника должна быть возможность высказаться и обменяться мнениями. Лучше, если руководитель не навязывает цели и решения, а умеет слушать и слышать подчиненных. Когда сотрудники сами формулируют свои задачи и цели, понимают, как строится работа, тогда они больше сфокусированы на результате и начинают делать меньше лишней работы. А еще повышается мотивация и осознанность всех участников команды. Они начинают думать результатом и проявляют больше самостоятельности: как сделать быстрее, оптимальнее, дешевле. И самих результатов становится больше.
Анализируйте свои совещания, делайте выводы и работайте над ошибками. Вы будете эффективнее проводить планерки с сотрудниками и сможете быстрее выполнять важные задачи.
Начать дискуссию