По всем отчетам, кроме декларации по НДС, подать письменные пояснения можно в произвольной форме — на бумаге и в электронном виде (письмо Минфина от 22.07.2019 №03-02-08/54231). К пояснениям можно приложить выписки из регистров налогового или бухгалтерского учета, а также другие подтверждающие документы по своему усмотрению (п.4 ст. 88 НК РФ). Отправлять же пояснения по НДС нужно только по установленному формату (абз.4 п. 3 ст. 88 НК, приказ ФНС от 16.12.2016 №ММВ-7-15/682). Пояснения в другом электронном формате или на бумаге в качестве ответа на требование налоговики не примут. 

Образец ответа: «В разделе 8 по строке 180 декларации по НДС ООО «Ромашка» отразило вычет с покупки товаров по счету-фактуре № 140 от 03.05.2024 от поставщика ООО «Торговая фирма „Ариадна“», сумма — 120 000 руб., в том числе НДС — 20 000 руб.

Заявлять во II квартале 2024 года вычет в полном объеме ООО «Ромашка» не стало, так как получался НДС к возмещению. Организация решила использовать право заявить вычет частично.

Во II квартале 2024 года вычет по счету-фактуре №140 от 03.05.2024 был заявлен в сумме 15 000 руб. Остаток в сумме 5000 руб. ООО «Ромашка» использует в III квартале 2024 года.

Однако при заполнении раздела 8 по строке 170 декларации по НДС за II квартал 2024 года была допущена ошибка в стоимости покупок: вместо 120 000 руб. указали 90 000 руб. При этом сумму НДС к вычету по строке 180 отразили верно. Просьба по данной операции по строке 170 раздела 8 считать верной сумму 120 000 руб.».

Образец ответа: « ООО «Ромашка» получило требование № ______ от 09.11.2024 о представлении пояснений за 3 квартал 2024 года, код ошибки 4[19].

По строке 180 раздела 8 декларации по НДС по счету-фактуре № 152 от 14.09.2024 на отгруженные товары от ООО «Торговая фирма „Ариадна“» налог в сумме 20 000 руб. организация отразила верно. Однако сумму приобретенных товаров с учетом НДС 118 000 руб. по строке 170 раздела 8 декларации по НДС ООО «Ромашка» указало неверно в результате технической ошибки. Просьба по данной операции по строке 170 раздела 8 декларации по НДС считать верной сумму 120 000 руб.».

Образец ответа: «ООО «Ромашка» в ответ на требование № ________ от 28.10.2024 подтверждает, что доля вычетов по НДС в 3 квартале 2024 года составила 95,56 процентов и на 6 процентов превышает среднюю долю вычета НДС в Воронежской области (89,56 процентов)

Превышение средней доли налоговых вычетов в 3 квартале 2024 года в регионе — 89,56 процентов обосновано и связано с закупкой основных средств на сумму 4 800 000 руб. (НДС — 800 000 руб.). Имущество принято к учету 22.09.2024 года, используется в облагаемых НДС операциях, счета-фактуры и первичные документы оформлены правильно.

Вычеты НДС заявлены в декларации с соблюдением требований статей 54.1, 169, 171 и 172 НК РФ и оснований для представления уточненной декларации нет. В отчетности отсутствуют ошибки, противоречия и несоответствия между представленными сведениями (ст. 88 НК РФ).

Кроме того, в каждом регионе РФ существует индивидуальный  показатель, инспекторы высчитывают его ежеквартально на основании данных специального отчета 1-НДС. Однако не существует законной обязанности налогоплательщика заявлять суммы вычетов лишь в том размере, который указан в данном отчете. Также Общество вправе заявить НДС к возмещению в той ситуации, когда вычеты превышают налог».

Образец ответа: «Организация «Ромашка» сообщает, что в декларации по НДС за II квартал 2024 года заявлен НДС к возмещению из бюджета в размере 250 000 руб.

Общая сумма начисленного НДС по строке 118 раздела 3 составляет 525 000 руб., а общая сумма НДС, подлежащая вычету, по строке 190 раздела 3 — 775 000 руб.

Возмещение НДС вызвано тем, что во II квартале 2024 года организация «Ромашка» закупила крупную партию новых товаров, реализация которых планируется в III квартале 2024 года».

Образец ответа: «В ответ на требование о представлении пояснений по декларации по НДС за I квартал 2024 года сообщаем, что выручка в декларации по НДС указана верно.

Расхождение между выручкой в декларации по НДС и поступлением по расчетному счету связано с тем, что в декларации по НДС выручка отражена без НДС, а на расчетный счет поступают платежи от покупателей в полной сумме с учетом НДС. Кроме того, в I квартале 2024 года на расчетный счет кроме выручки от реализации поступали другие платежи:

• задолженность от покупателей в оплату поставок, НДС с которых был начислен ранее, — 550 000 руб.;

• возврат ранее предоставленного займа — 250 000 руб.

В отчетности отсутствуют ошибки, противоречия и несоответствия между представленными сведениями (ст. 88 НК РФ)».

В данной ситуации можно попробовать сохранить вычет четырьмя способами:

1. Заново проверьте отправленную декларацию по НДС и убедитесь, что все данные отразили верно. Возможно, была банальная ошибка в реквизитах продавца или счетах-фактурах. В этом случае отправьте налоговикам пояснения с правильными данными.

2. Если ошибок в декларации не обнаружено, попробуйте выяснить у поставщика, по какой причине он не отразил поставку в декларации. Если поставщик признает, что ошибся, возьмите с него письмо, в котором он подтвердит реализацию. Пусть приложит к нему квитанцию о сдаче уточненки по НДС и копию платежки на доплату налога. Опишите налоговикам ситуацию, приложите документы от контрагента, и претензии к вычету отпадут.

3. Предположим, что с контрагентом не смогли связаться или он по какой-то причине не хочет исправлять декларацию по НДС и доплачивать налог. В этом случае можно поступить, как требуют налоговики: подать уточненку и убрать заявленный вычет. Заявить его можно и позже, на это законом предусмотрен трехлетний срок (п. 1.1. ст. 172 НК РФ). За это время успеете найти с контрагентом компромисс или попробовать решить спор в суде.

4. Самый сложный, трудоемкий и «кровопролитный» вариант. Последовательно отстаивать право на вычет, в т.ч. в судебном порядке, привлекая для этого налоговых юристов или адвокатов.

Не вдаваясь в лишние подробности, отмечу только, что сами по себе сведения из внутренних ресурсов ФНС, в т.ч. данные о налоговых разрывах, не могут предрешать вину налогоплательщика и являться основанием для отказа в вычете.

Что стоит учесть налогоплательщику, который готовится к защите своих прав на налоговый вычет по НДС.

А) Для обвинений в налоговом правонарушении проверяющим еще необходимо собрать пакет иных доказательств, подтверждающих факты: недостоверности документов контрагента, неосмотрительности при его выборе, взаимозависимость сторон и т. д.

Поэтому с целью самозащиты налогоплательщик может заранее обратиться к  контрагенту при заключении договора и взять у него копии декларации по НДС или иной отчетности (с отметкой о принятии в инспекции). Так будет очевидна осмотрительность при выборе партнера. Значит, фирма не должна отвечать за его нарушения (если позже они все-таки будут допущены).

Б) Также важны вопросы, актуальные для любых доначислений. Важно понять: доказана ли взаимозависимость сторон? Если нет, то налогоплательщик не знал и не мог знать о чужих нарушениях и не должен за них отвечать (п.10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 №53)

Этот довод должен сработать, если контрагенты либо не сдали декларации (постановление АС Уральского округа от 25.02.2019 №Ф09-331/19), либо если их не представили поставщики второго звена (см., например, постановление АС Поволжского округа от 31.05.2019 №Ф06-47098/2019 и Северо-Западного округа от 26.01.2018 №А05-1299/2017).

В) Стоит опираться и на стандартные аргументы: разрыв может возникнуть из-за сокрытия доходов контрагентом. Он не доказывает недобросовестность самого налогоплательщика (постановление АС Северо-Кавказского округа от 28.02.2020 №А32-21874/2018) только из-за его неуплаты партнером.

Чем бы ни грозили фискалы, ничего уплачивать в данном случае налогоплательщики не обязаны, штрафа не будет. Тем более, если речь идет о периодах, которые уже нельзя охватить выездной проверкой. Однако совсем игнорировать подобное требование тоже не стоит.

Поэтому напишите, что срок камеральной проверки декларации по НДС, о которой идет речь в письме, давно истек. Это три месяца без учета допмероприятий, в рамках которых налоговики все еще могут запрашивать пояснения и документы (п. 27 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 №57). Все что не укладывается в период КНП, инспекторы вправе изучать на выездной проверке, но сроки прошли даже по ней.

Если вы когда-то уже сверялись со спорным контрагентом по периоду, который интересует налоговиков, и расхождений не было, скажите об этом. Дополнительно можно приложить к ответу копию акта сверки. Если не сверялись, напишите, что контрагента уже не существует, поэтому сверка невозможна. Но со своей стороны вы провели проверку, ошибок не обнаружили, а значит, уточненная декларация не нужна.

Лучше ответить на автотребование по НДС, даже если все ошибки исправлены уточненкой. Так у проверяющих будет меньше вопросов и претензий.

Если же вместо уточненки готовите пояснения, сначала проверьте формат входящего письма. Как правило, требования по расхождениям в декларации по НДС приходят в XMLформате. Отправлять пояснения нужно по установленному формату (абз.4 п. 3 ст. 88 НК, приказ ФНС от 16.12.2016 №ММВ-7-15/682). Пояснения в другом электронном формате или на бумаге в качестве ответа на требование налоговые инспекторы не примут.

Вероятен и вариант, когда компания представила пояснения не в установленной форме, но они все же подгрузились в программу ИФНС. В этом случае штраф за непредставление ответа не будет, однако и не будут устранены и расхождения. А значит, по результатам камеральной проверки инспекторы могут снять вычеты по спорным счетам-фактурам и доначислить налог.