Ориентация на электронный документооборот (ЭДО) в делопроизводстве была воспринята с большим энтузиазмом в российской деловой среде. Это целиком справедливо, ведь хранение важных документов на бумажных носителях крайне неудобно. Систематизация, передача и поиск необходимой информации в бумажном архиве нередко тормозят рабочий процесс. Кроме того, бумага в качестве носителя на практике оказывается ненадежным материалом, который требует особых условий хранения, она часто приходит в негодность, а ценная информация утрачивается. Еще один весомый недостаток традиционных бумажных носителей — необходимость в специальном помещении для хранения, его содержании и обслуживании.
Переход на ЭДО с учетом вышеперечисленных факторов качественно улучшает деловую жизнь, выводит документооборот на принципиально новый уровень.
Однако, несмотря на очевидные плюсы, многие компании до сих пор с недоверием относятся к новшествам и дублируют электронные документы, распечатывая их на бумаге. Документы печатают на принтере, проставляют подписи, утверждают печатью, сканируют, затем вновь распечатывают и т. д. В таких условиях вся польза от ЭДО нивелируется, более того, документооборот становится вдвойне сложнее, чем это было ранее.
Если вы хотите быстро и безболезненно перейти на ЭДО, свести бумажную волокиту до минимума и по-настоящему оценить удобство нововведения, то наши советы придутся кстати.
Как отказаться от бумажных носителей
Для оптимизации документооборота и перехода на электронную систему хранения документации рекомендуем предпринять следующие шаги:
Переход на лицензированные системы ЭДО. Для крупного бизнеса целесообразно использование систем шифрования, создание электронной цифровой подписи (ЭЦП) предприятия. Закупка таких программных продуктов упростит окончательный переход на новую систему документооборота. Но если ваш бизнес небольшой, а коллектив состоит всего из нескольких человек, то такие траты могут оказаться неоправданно высокими.
Автоматизация рабочих процессов. Если вы пристально посмотрите на рутинные действия внутри компании, то наверняка обнаружите массу ненужных телодвижений, связанных с лишней бумажной волокитой. Различные докладные записки, обоснования тех или иных действий перед вышестоящими должностными лицами и многие другие шаги, которые регулярно повторяются, можно заменить автоматическим формированием соответствующих документов.
Развитие IT-инфраструктуры компании. Создание IT-отдела, наем соответствующих специалистов, закупка современных компьютеров и сопутствующей техники — все это просто необходимо для полноценного перехода на ЭДО. Зачастую этим важным этапом пренебрегают в давно существующих компаниях с руководителями пожилого возраста, которые с недоверием относятся к цифровым технологиям и нехотя обучаются новым способам документооборота.
Оптимизация взаимодействия между специалистами. В крупных компаниях с большим штатом и множеством разных отделов вполне привычным является высокий уровень бюрократизации. Это выражается в бесконечных отчетах, заявках, представлениях и т. д. В большинстве случаев от этих действий можно отказаться или автоматизировать их, переведя в цифровой формат.
Использование таск-мессенджеров. Программы вроде Projecto и подобные ей позволяют безболезненно отказаться от устаревших способов профессиональной коммуникации между сотрудниками. Современный софт дает возможность забыть о протоколировании встреч.
Отказ от бумажных ежедневников и отчетов. Удобство электронного планера сложно переоценить: составление списка рабочих задач, планирование графика сотрудников и прочую информацию можно быстро вносить и править в специальной программе на любом удобном устройстве. При этом можно вручную настроить доступ к документу.
Перевод бухгалтерии в цифровой формат. Бухгалтерские документы занимают львиную долю от всего документооборота даже самого маленького бизнеса. Для эффективного перевода этой части документации в электронную область важно убедиться, что ваши партнеры и государственные инстанции также это сделали.
Начать дискуссию