Даунсайзинг: оптимизация и управление виртуальными проектами. Как это работает

Иногда это единственный способ для организации сохранить прежний темп работы, сберечь свои ресурсы и продолжить рост.

Проведение даунсайзинга является достаточно сложным процессом, связанным с некоторыми рисками и проблемами. Его основная цель — это снижение затратной части бюджета, предназначенной для зарплат сотрудников. Применимо к сфере маркетинга этот термин будет обозначать нечто другое: уменьшение объёма товара без изменения его цены. Также важно не путать этот термин с дауншифтингом, означающим отказ от успешной карьеры, и с даунгрейдом, связанным с отказом от новых функций и с возвращением к более привычной предыдущей версии.

Даунсайзинг может быть использован в виде радикальных увольнений персонала или плавными этапами, при которых постепенно ликвидируются вакантные должности, затем часть сотрудников уведомляют о скором сокращении, часть персонала отправляется на удалёнку, а общение команды переходит в онлайн — в формат виртуального офиса. Работники выполняют свои обязанности из дома и могут быть сильно разнесены географически, а их личное общение сводится к минимуму. В итоге нет необходимости организовывать рабочие места, снимая для этого дорогостоящие офисы, график и режим работы можно сделать максимально гибкими и удобными для сотрудников. С другой стороны, снижается качество контроля за выполнением обязанностей и за дисциплиной, то есть формат работы руководителей компании становится существенно сложнее.

Для чего это нужно?

Обычно к процессу даунсайзинга прибегают очень крупные компании, размер которых вырос до невероятных показателей, а большой штат всегда предполагает высокий уровень бюрократических проволочек. После увольнения части штата компенсировать потерю сотрудников позволяют современные информационные технологии. Они сокращают время сбора и обработки важной для руководителей информации и даже замещают некоторые должности, на которых работники выполняли одни и те же рутинные офисные операции.

Сегодня к даунсайзингу всё чаще прибегают не только крупные, но и средние и небольшие компании. Причинами тому служит кризис в общем, а также снижение поставок, вынужденная переориентация производств, изменение логистики и многие другие факторы. Крупных заказчиков стало меньше, требования новых клиентов, заказчиков и партнёров сильно поменялись, а часть рабочих инструментов, сырья и оборудования стала просто недоступна. Даже IT-компании, состоящие из сложившихся команд опытных специалистов, вынуждены оптимизировать свой штат из-за существенного изменения структуры рынка.

В такой ситуации даунсайзинг просто необходим, так как помогает организации если не сохранить прежние темпы роста, то хотя бы удержаться на ногах. Стоит упомянуть и о том отпечатке, который оставила пандемия, при которой многие компании были вынуждены пересмотреть свой формат работы. Ещё в 2020 году большая часть сотрудников компаний переводилась на дистанционную работу, чтобы понизить риски и затраты из-за заболеваемости персонала.

Большинство компаний при этом уже оценило все положительные возможности виртуального офиса. Зачем нужно снимать помещение и организовывать рабочие места для работников, если можно отправить их домой и получать аналогичный итоговый результат их деятельности? Кроме того, специалисты в составе виртуального офиса могут слаженно работать над проектом, даже находясь в разных полушариях. Тем более что в этом случае работа над проектом может осуществляться даже непрерывно — до 24 часов в сутки.

Основные стратегии даунсайзинга

Стратегии, описанные далее, могут применяться самостоятельно, по отдельности или сочетаться между собой, могут использоваться параллельно одна другой или поэтапно.

• Стратегия сокращения рабочей силы. Это первый шаг и самый простой способ сокращения затрат. Следует помнить, что необдуманный подход к данной стратегии может привести к серьёзным последствиям, если случайно будут уволены сотрудники, имеющие важное значение в рабочих процессах. Хорошо, если эта стратегия будет включать в себя помощь с трудоустройством уволенных людей в другие компании и помощь с передислокацией (если сотрудник вынужден поменять место жительства).

• Стратегия переосмысления рабочих процессов. Она подразумевает сокращение объёма выполняемых работ и пересмотр необходимости тех или иных функций, должностей, филиалов, отделов и подразделений. Эта стратегия требует переформулирования задач для отдельных сотрудников и целых отделов или иных структурных подразделений.

• Системный подход. Эта стратегия потребует времени, но в будущем она гарантирует, что сама компания и её штат не будут подвергаться бесчисленным изменениям. Она предполагает плавное упрощение бизнес-процессов и грамотную оптимизацию обязанностей сотрудников.

Проблемы и риски даунсайзинга

Этот процесс имеет свои особенности и нюансы, о которых нужно знать. Проводя аналогию, можно сказать, что, удаляя какую-то часть слаженного рабочего организма, нельзя не причинить ущерб другим органам. Так же происходит и с организацией, работающей ранее как одно целое, с отлаженными производственными, торговыми или другими процессами.

В штате компании каждый сотрудник выполняет определённые функции и имеет собственные точки взаимодействия с коллегами. Если он будет внезапно уволен и система лишится одного из элементов, стабильность рабочих процессов заметно снизится. Даже сам факт увольнения может быть негативно воспринят другими сотрудниками, которые, возможно, поспешат обновить свои резюме на сайтах поиска работы. Поэтому любую оптимизацию, включая сокращение штата, нужно проводить максимально прозрачно, объясняя персоналу цели и необходимость подобных действий.

Другая неприятная сторона даунсайзинга — это повышение нагрузки на оставшихся в трудовом коллективе работников. Функции, снятые с уволенного персонала, никуда не денутся, и их нужно будет брать на себя другим сотрудникам. Это может повлечь за собой ряд проблем, таких как отсутствие опыта для выполнения конкретных обязанностей, время на адаптацию и построение новых связей, необходимость переобучения и т. д.

Сложности виртуальных проектов

Переориентация обычного офиса в виртуальный также потребует ресурсы на пересмотр и переделывание бизнес-процессов, на переосмысление ценностей тех или иных действий и функций сотрудников. Хорошими помощниками в этом деле станут современные программные решения, облегчающие переход на удалёнку и контроль за рабочими процессами.

Виртуальные планировщики и ВРМ системы способны взять на себя немалую часть рутинных работ, включая учёт задач, контроль и фиксацию времени, быстрый и удобный обмен информацией, хранение файлов, документов и учебных материалов. Но нужно помнить, что новые программные решения требуют обучения, получения опыта и знаний. То есть нужно время, чтобы к ним привыкнуть и научиться правильно выполнять необходимые операции.

Дистанционна работа сама по себе меняет привычный формат работы и имеет свои тонкости. Она, например, предполагает намного меньше личного общения, которое для многих является важной составляющей работы. При таком формате становится сложнее разделить личные проблемы и рабочие задачи, сложнее поддерживать дисциплину. Семейному человеку придётся отвлекаться на домашний быт, в то время как для работы ему нужна тишина и возможность сосредоточиться. То есть существуют свои сложности.

С другой стороны, между сотрудниками будет меньше ссор и личных конфликтов. Хотя полное отсутствие конфликтов и каких-либо положительных эмоциональных всплесков делает работу скучной. Стимулировать желание трудиться можно деньгами, но так можно поддерживать интерес к работе лишь недолго. Важно, что при удалёнке нужно полностью переделывать и систему менеджмента. Критерии оценки качества труда и выполненные обязанности отдельных специалистов должны оцениваться более чётко. Здесь должны появиться более понятные критерии оценки качества работы отдельных специалистов. Руководству придётся пересмотреть планы действий по контролю, научиться проводить онлайн-встречи вместо привычного личного общения.

Так стоит использовать даунсайзинг или нет?

Уменьшение рабочих мест и оптимизация штата компании могут стать верным решением и благополучным выходом из сложной ситуации. Особенно если наблюдается заметный перерасход бюджета и на горизонте маячит крах. Здесь даунсайзинг нужен ради сохранения компании на плаву.

То же можно сказать и про управление виртуальными проектами, которые считаются наиболее удобным форматом в современных условиях. Самое важное — это правильно адаптироваться к такому формату и предусмотреть заранее все возможные риски. Если же с вашими показателями пока всё нормально, возможно, не стоит слишком торопиться с даунсайзингом и визуализацией проектов.