Если приходится задействовать исполнителей, занятых на других проектах, то как это повлияет на сроки их исполнения? Кто будет оценивать конечный результат и по каким критериям? Как решать внезапно возникшие форс-мажоры? Проблем может оказаться намного больше, чем планировалось изначально.
Поэтому давайте последовательно разберемся, как научиться формулировать цели и задачи, чтобы потом не пришлось в спешном порядке начинать все заново.
Методики определения целей
Если углубиться в этот вопрос, то окажется, что методик планирования и исполнения проектов не так уж и мало. В числе самых известных: матрица Эйзенхауэра, метод Парето, планирование по важным показателям (метод OKR), планирование с разбивкой сложных процессов на несколько простых (метод декомпозицирования), с использованием графического анализирования, в том числе построения сетевых графиков. И это далеко не полный список методик планирования.
Подождите, но ведь речь идет о планировании, а мы хотели поговорить о целях и задачах. Разве у них есть что-то общее? Да, есть, и очень многое. Если коротко, то цели и планирование взаимосвязаны. И, по сути, не могут существовать друг без друга.
А самое интересное, что важен даже не выбранный метод планирования, а грамотная стратегия последующих действий. Ведь каждая из тактик планирования хороша в определенных ситуациях. Поэтому, прежде чем приступать к планированию, нужно определить масштабность грядущих работ, уделить внимание деталям плана и соотнести это с временным интервалом, в течение которого эти работы предстоит выполнить.
Итак, по времени охвата задачи и планы бывают:
Краткосрочные (еще оперативные или тактические). Срок исполнения таких планов — от одной смены до ближайшего месяца.
Среднесрочные. К ним относятся планы на текущий момент или планы до одного года как для целого предприятия, так и для отдельных его подразделений (цеха, службы или отделы).
Долгосрочные. Планы, связанные со стратегией и перспективами развития всего предприятия. Средние сроки исполнения здесь варьируются от 3 до 10 лет.
В зависимости от временного типа планирования и стоит сопоставлять заданные цели или задачи. Рассмотрим это на более конкретных примерах.
Цель: развитие предприятия в ближайшие 5—7 лет.
При таком временном промежутке планирование будет долгосрочным, то есть связанным со стратегией. Так как стратегия описывает общие тенденции и вектор развития, то не стоит бояться того, что не все поставленные цели и задачи будут выполнены на 100 %. Они вообще могут иметь только общий вид и не сильно конкретизироваться.
Вряд ли вы будете планировать наращивание вывоза бытовых отходов в отдельном подразделении, если даже не знаете, сколько этих самых отходов у него появится в ближайшие пять лет.
Цель: определение задач на следующую рабочую смену.
А здесь нужен максимум точности и детализации. Не пытайтесь впихнуть в этот список все пункты, особенно заведомо невыполнимые. Вы все равно не сможете выполнить их все даже физически. Поэтому, составляя такой список, говорите только о тех задачах, которые вы реально сумеете выполнить за данный временной интервал. Вот примеры действительно выполнимых задач на день: завершение начатого отчета, переоценка конкретной категории товаров и так далее.
Стоит иметь в виду, что некоторые оперативные цели могут быть частью долгосрочных. Тогда, формулируя выполнение глобальных проектов, имейте их в виду, привязывая к конкретному временному периоду.
Для примера: долгосрочной целью является увеличение оборотов сбыта на 20 процентов в течение трех лет.
Тогда в списке среднесрочных целей появятся такие задачи, как:
введение в штат еще одного специалиста отдела продаж;
обучение и адаптация нового специалиста;
увеличение базы клиентов;
наращивание объемов производства, если текущий спрос превышает имеющееся предложение.
А список тактических задач пополнится следующими возможными целями:
обзвон имеющейся базы с особым упором на «заснувших» клиентов;
мониторинг рекламных сетей;
планирование и запуск новой рекламной кампании.
SMART-планирование
Большинство небольших проектов запускаются по принципам именно SMART-планирования. По сути, это обычные задачи любого управленца в формате бизнес-процесса.
Основные принципы SMART-планирования таковы:
Поставленные цели должны иметь максимально конкретные формулировки.
Цели должны быть измеримыми, в зависимости от условий работы.
Цели должны быть реальными и достижимыми.
Не стоит забывать об их полезности и актуальности.
Цели должны иметь конкретные сроки исполнения, без ненужного растягивания во времени.
В целом алгоритм задач SMART выглядит так: глагол (определенные задачи и действия) => существительное (непосредственный объект, с которым эти задачи связаны) => числительное (количественный показатель, который должен быть достигнут) => время (временной интервал, в течение которого задание должно быть закончено/выполнено). Таким образом, поставленная задача кратко описывает цель, то есть рассказывает, ради чего совершаются все действия.
Цели по SMARTER
В принципе этот метод не сильно отличается от принципов SMART. Он только дополняет его двумя новыми параметрами: оценка и изменчивость. На практике это означает, что, планируя задачи, стоит принять во внимание необходимость оценки полученных результатов с заданной периодичностью и учитывать возникающие по ходу работы изменяющиеся условия. Это связано с тем, что в ходе выполнения задач не все они являются строго однонаправленными, а у некоторых из них могут быть совершенно конкретные параметры выполнимости.
Иные методики постановки задач
Вначале мы говорили о множестве имеющихся методов постановки целей и их исполнения. Расскажем сейчас о них чуть более детально.
PACT
Планирование задачи с привязкой к цели с учетом того, что задачи должны отслеживаться и могут меняться, если возникла необходимость их переоценки и корректировки.
CLEAR
Подходит для работы в больших коллективах или с определенными группами проектов. Критерии оценки учитывают такие параметры, как вовлеченность, эмоциональные отклики, ограниченность временного интервала и финансовых средств.
DUMB
Поставленные цели определяются как мечты: вдохновляющие, привычные и дружелюбные.
HARD
Не совсем привычная методика, используемая для достижения сложных задач на максимальных оборотах исполнения. Обычно применяется для решения долгосрочных задач.
WISE
Метод построен на принципе интеграции различных задач с целью их расширения или укрупнения.
FAST
Конкретные амбициозные задачи с максимальной прозрачностью. Подразумевается, что предварительно они будут обсуждены с сотрудниками предприятия.
OKRs
Справедливые, действительные цели с актуализированными ключевыми показателями.
KPI
При определении целей и задач применяются конкретные числовые метрики, которые привязываются непосредственно к рабочему процессу.
Собственные методики
Несмотря на обилие уже имеющихся принципов и методов планирования задач и постановки целей, вы можете использовать и собственную методологию. Назовите ее так, как хотите, используйте любые принципы. Если они не противоречат здравому смыслу и не нарушают существующие теории управления, все карты у вас в руках.
Осталось только узнать самый главный секрет.
Так как же верно сформулировать поставленную задачу?
Если вы еще раз прочитаете вышеописанные принципы постановки целей, то заметите, что, несмотря на имеющиеся различия, в них много общих аспектов. Просто по мере их исполнения, в зависимости от методики, могут появляться различные дополнительные проблемы. Но в целом они говорят об одном и том же.
Теория менеджмента возлагает на управление следующие функции:
планирование общего фронта работы;
формулировка целей;
ознакомление с ними сотрудников;
назначение непосредственных исполнителей;
обучение и предоставление им нужных материалов и ресурсов;
мотивация;
контроль за исполнением;
анализ работы с целью улучшения ее качества.
Как вы видите, многое из этого упоминалось во всех представленных методиках. Исключение составляют разве что планирование задач и выбор непосредственных исполнителей, ведь это должны делать те, кто непосредственно ставит задачи.
То же SMART-планирование подразумевает, что менеджер сразу показывает непосредственному исполнителю, какой результат он ожидает на выходе и по каким критериям будет оцениваться и анализироваться выполненная работа.
Вы, как управленец, можете использовать любые дополнительные параметры: масштабность, креативность, увлеченность и прочее. Зависеть они будут только от предметной части деятельности вашего предприятия и сложившихся устоев в рабочем коллективе.
Подведем итоги. Ваша задача может быть выполнена именно так, как вы это видите. Главное — добавить в ее описание максимум конкретики: основные цели, сроки исполнения, ключевые параметры оценки и все остальное тоже.
Начать дискуссию