С учетом загруженности, характерной для большей части жителей современных городов, справляться все сложнее. Особенно ситуация заметна со стороны поколений, которые родились полвека-век назад. Но это не означает, что наши предки меньше трудились для достижения целей. Это не так. Достаточно изучить написанную в 1871 году книгу Л. Кэрролла про бег на месте, ее озвучил кролик из Зазеркалья.
На данный момент изменения отсутствуют: нужно минимизировать количество ошибок и успевать делать как можно больше. Изменения коснулись только структуры и появления научного подхода к организационным моментам. Предлагаем изучить рекомендации, направленные на улучшение управления рабочим и личным временем. Это и есть тот самый тайм-менеджмент.
1. Нельзя отвлекаться
Именно здесь не стоит замечать препятствий на пути к достижению поставленной цели. Нужно собраться, сконцентрироваться и использовать все ресурсы на движение. Таким образом будет гораздо проще добиться желаемого результата. Но для этого нужно учитывать ряд стандартных правил.
Задачами, которые отвлекают внимание, могут быть любые мелочи, никак не влияющие на продвижение к поставленной цели. В том числе это общение через социальные сети, различные виды мессенджеров, просмотр видео, пересылка музыки, картинок и прочая деятельность, не имеющая с работой ничего общего. Так ваше время незаметно уходит в никуда.
Кроме того, можно столкнуться с мелкими видами работы, но имеющими связи с направлением. Их к отвлекающим факторам не относят, поэтому задачи нужно учитывать и выполнять, но это делать это с учетом составленного графика.
2. Лучше делать все заранее и не откладывать на потом
Этой рекомендацией не стоит пренебрегать. Чтобы все успеть, лучше действовать заранее, но необязательно торопить события. Начиная немного заранее, вы не столкнетесь с дедлайном. Так будет возможность для маневров.
Например, всегда есть риск небольших ошибок, в этом случае нужна корректировка. Это лишнее время, которого у вас нет. Если все сдать с ошибками, качество страдает, как и отношение к вам, как к специалисту.
Для достижения хороших результатов нужна планомерная работа, при возможности берите сроки, которые превышают нужные, справляйтесь быстрее. Но лучше всего оставлять лишние часы еще на этапе начала распределения задач.
Динамика имеет огромное значение, как и в ходе пробега марафона. Если передвигаться слишком быстро, вы не справитесь, в результате выиграют те, кого вы давно обогнали. А можно и вовсе не попасть на финишную черту.
3. Важно уметь отказывать
Если предлагают больше работы, чем возможно выполнить, могут пострадать более важные задачи. Не стоит воровать у себя время и ресурсы, проще сразу ответить отказом на просьбы выполнить чужую работу. Но важно учитывать, что иногда просят помочь, а это совсем другое, чем требование сделать задачи за другого человека.
4. Перерывы также включаются в план
Наличие ответственности, немалых нагрузок и плотного графика выдержит не каждый — может казаться, что вы не можете ничего отложить. Но обязательно нивелировать усталость и экономить силы. Время для отдыха выделяется в обязательном порядке.
В случае, когда это сложно, к примеру, по причине плавающих выходных и полного отсутствия времени на тайм-аут, нужно добавить отдых в график. Даже если вы очень загружены.
Именно эти промежутки между деятельностью позволят справиться с личными вопросами или действиями, которые не относятся к рабочей деятельности. Можно почитать новости, посмотреть видео, полистать ленту в социальной сети, позвонить родным.
5. Ведите записи
Нередко плотный график приводит к тому, что можно многое забыть. При отсутствии специальных программ для корпоративной коммуникации, формирования идей, проектов, задач и контроля их реализации можно завести стикеры, блокнот или выбрать любой другой способ.
В случае если вы записали данные на огрызке листочка, то в дальнейшем нужно продублировать их так, чтобы они не затерялись. Иначе есть огромный риск все забыть.
6. Если задача сложная, ее нужно раздробить
Старое выражение «Разделяй и властвуй!» работает и в данном направлении. При другом подходе успеть не выйдет. Дробление выполняется с целью получения задач, которые можно выполнить за рабочий день.
Также отлично себя показывают схемы с работой периодами от 15 минут до 1 или 2 часов. Но так есть риск достичь микроменеджмента: в такой ситуации можно потерять продуктивность и мотивацию, поскольку свободы практически не остается.
7. Понадобится календарь для работы и планировщик задач
Важно выбрать софт, который идеально подойдет для поставленных задач. В том числе так можно достичь автоматизации ряда проектов, справляться с согласованием важных моментов. Обеспечивается информирование о задачах или делах, которые предстоит выполнить. Все это можно не выполнять своими силами, справится специализированная программа.
Для организаций среднего и малого уровня рекомендуется платформа Projecto. В том числе она обеспечивает следующее:
учет контактов контрагентов, их документов;
доступ к облаку с обеспечением надежности (обеспечено соответствие 152-ФЗ);
разделение задач на более мелкие, ведение рабочих календарей;
быструю рассылку уведомлений, в том числе push-оповещений и с применением других каналов связи;
ведение обсуждений, обмен сообщениями в корпоративном формате, а также личное общение;
представление задач в виде диаграмм и других форматов с целью наглядности.
Также возможны контроль статуса, получение обратной связи, передача поручений и так далее.
Начать дискуссию