Автоматизация управленческого учета

Автоматизированная организация и учет рабочего времени: убираем человеческий фактор

Даже на самом маленьком предприятии работодатель обязан контролировать продолжительность производственных процессов коллектива.
Автоматизированная организация и учет рабочего времени: убираем человеческий фактор
Иллюстрация: Projecto.pro

Все нюансы важны: сколько часов, дней или месяцев трудился сотрудник, как долго был в отпуске или на больничном, какой установлен график — свободный или соответствующий строгому внутреннему распорядку дня по официальному производственному календарю. Учетно-организационные мероприятия необходимы не только в силу требований закона, но и в целях повышения результативности производства, а также для объективной мотивации штатных единиц!

К сожалению, строгий учет рабочего времени, как и его грамотная организация — не самое простое занятие для ответственных лиц. И помочь им могут два фактора:

  • уверенное знание принципов и особенностей, предусмотренных нормативно-правовыми актами и практикой их применения;

  • СКУД (специальные программно-аппаратные комплексы) или более дешевые локальные программы для мелких и средних производств.

Отлично, если работодатель вооружится обоими средствами повышения эффективности трудовых отношений предприятия. Но даже если найти толкового специалиста, разбирающегося в вопросах кадров, не получится — всегда выручит хороший СКУД.

Зачем нужна организация рабочего времени

Если подойти к этому рационально, то в любой компании получится создать идеальный тайм-менеджмент. Вы сможете эффективно управлять важнейшим нематериальным ресурсом — рабочим временем — через оптимизацию его составных компонентов:

  • чередование смен;

  • режим праздников и выходных;

  • введение «перекуров»;

  • графики отпусков и т. д.

Хороший Time Management, конечно, не устранит всегда присутствующий риск массовых эпидемий и подобного форс-мажора. Зато грамотный Time Management обеспечит руководителя надежной системой предотвращения коллапса из-за непредусмотрительности кадровиков, неправильно составляющих графики и не умеющих мобилизовать людей в экстренных ситуациях.

Шесть преимуществ рационального управления временем

Продуманный тайм-менеджмент неизбежно вызовет 6 позитивных изменений в производстве и с его исполнителями:

  • увеличение продуктивности сотрудников из-за четкого распределения обязанностей и соблюдения графиков;

  • прозрачный расчет заработной платы и возможность в любой момент сверить фактически отработанные часы с официальным табелем;

  • оптимизация расходов по заработной плате;

  • улучшение трудовых отношений между членами коллектива за счет наставничества, ротации кадров, их взаимозаменяемости, подбора состава смен и их взаимодействия;

  • точное планирование управления кадрами;

  • нормирование процессов трудовой деятельности.

Конечно, умение достигать перечисленного дается не сразу: нужны опыт, знания и талант. Или тотальный провал проекта с последующим скрупулезным исправлением ошибок.

По крайней мере, теория менеджмента утверждает, что профессиональными управленцами становятся именно так.

Организация рабочего времени и времени отдыха с позиций законодательства

Главным нормативным актом, регулирующим вопросы труда, является ТК. Он действует на территории всех субъектов России, и его нормы являются общеобязательными.

Конкретно порядку ведения учета и организации труда, режиму рабочего времени, обязанностям работодателя и работников, нормальной продолжительности смены и иным вопросам посвящен четвертый раздел ТК.

Статьями с 91 по 105 определены все важнейшие аспекты, касающиеся:

  • планирования внутреннего трудового распорядка;

  • первостепенных и менее значимых условий трудового договора;

  • случаев оплачиваемого освобождения от трудовых обязанностей (простои, обучение, прочее);

  • гибкого графика, нормальной и сокращенной продолжительности труда, неполного рабочего дня;

  • смен и их допустимого количества;

  • суммированного и несуммированного учета рабочего времени;

  • отдыха (перерывы, перекуры, отпуск, отгулы и прочее);

  • ведения табеля учета рабочего времени и способов его контроля и т. д.

Другими словами, в разделе № 4 содержатся условия, правила и принципы, которых обязан придерживаться любой работодатель! Разумеется, перечисленными статьями императивы ТК, касающиеся отношений работника и работодателя, не исчерпываются.

Кодекс регламентирует как положения специальных категорий работников (несовершеннолетние, беременные, родители-одиночки, инвалиды), так и устанавливает общие ко всем требования. Например, 40-часовая трудовая неделя: ни при каких обстоятельствах промежуток с понедельника по воскресенье включительно не должен длиться для исполняющего должностные обязанности работника дольше, чем 40 часов в совокупности.

За 1 месяц получится от 160 до 176 рабочих часов. Это 4 полных календарных недели, дающих от 21 до 22 рабочих дней. Все остальное время выпадает на отдых.

Требования справедливы для любого режима работы без привязки к месяцам:

  • нормированный (5 рабочих дней в неделю по 8 часов);

  • сменный;

  • гибкий (плавающий) график;

  • ненормированный (обязательно письменно согласуется с работником!).

Конкретные условия прописываются в договорах и дополнительных соглашениях к ним.

Другие источники законодательного регулирования

Нормативная база регулирования рабочих взаимоотношений и процессов содержится не только в Трудовом кодексе и Кодексе об административных правонарушениях (КоАП), но и в ряде узкоспециальных федеральных законов. Они регламентируют какую-то одну, узкую сферу:

  • финансирование при несчастных случаях на производстве («Об обязательном социальном страховании»);

  • зарплата и налогообложение («О бухгалтерском учете») и т. д.

Кроме федерального законодательства в стране действует ряд подзаконных норм в виде постановлений Правительства и специальных госорганов.

Нюансы корректного начисления зарплат

Обычно оплату труда производят за один из двух объектов:

  • фактически выполненный объем работ (сдельная оплата);

  • затраченное на трудовую функцию время (посменная/почасовая оплата).

Первый случай более частый. Для расчета таких зарплат необходим учет недель, месяцев и дней, а также начала и конца исполнения ежедневных трудовых обязанностей, в том числе посредством ведения специального табеля.

Ответственные за организационные процессы по рабочему времени

Как правило, на руководителе лежит обязанность планирования рабочего времени, а также принятие мер по его эффективной организации и учету. Такой масштабный процесс должен соответствовать нормативно-правовым требованиям, в том числе применительно к конкретной организационной форме предприятия:

  • бюджетная организация;

  • государственная служба;

  • коммерческое предприятие;

  • оборонный объект и т. п.

Разумеется, непосредственно исполнять указания руководителя будет уполномоченный его приказом подчиненный. Он и будет отвечать за фиксацию рабочего времени сотрудников и организацию четкого учета явок, отсутствия на работе, количества затраченных часов и т. д.

В помощь такому ответственному лицу рассчитывающая зарплату бухгалтерия разработает и утвердит табель. Он может быть как по унифицированной форме (№ 0504421), так и оригинальным: обязанность вести внутренний унифицированный учет отменена еще в 2013 году.

Многообразие способов учета рабочего времени в организациях и у ИП

Обратимся снова к главному источнику правовых норм, посвященных официальной работе, — ТК. В нем установлены 3 вида учета продолжительности исполнения должностных обязанностей:

  • поденный (каждый рабочий день длится одинаковое количество рабочих часов);

  • понедельный (разные дни недели длятся разное время, общее количество часов за неделю одинаковое);

  • суммированный (количество рабочих часов, дней недели в месяце не совпадает).

Другое название поденного и понедельного расчетов — несуммированный. В первом случае зарплата рассчитывается из количества отработанных дней, а во втором — из количества отработанных недель. Суммированный учет ведется по итогам истекшего месяца.

При этом все три вида учета применимы для любых графиков:

  • пятидневка;

  • шестидневка;

  • сменный (согласует профсоюз) и т. д.

Увы, универсального стандарта начисления зарплат нет. Но чтобы обезопасить предприятие от установленных КоАП штрафов, необходимо каждый шаг соотносить с требованиями ТК!

Автоматизированные средства организации рабочего времени

Давайте разберем 2 способа устранения ошибок планирования графиков работы, учета пребывания/отсутствия сотрудников и остальных процессов, касающихся рабочего времени:

  • СКУД (системы контроля и управления доступом);

  • производственные решения с программной реализацией.

Первые достаточно дорогостоящие и сложно вводятся в эксплуатацию, поэтому подходят для крупных и средних предприятий. Вторые приемлемы для малого бизнеса.

Особенности СКУД

Специальные программно-аппаратные комплексы многофункциональны, поэтому нацелены на многозадачность:

  • идентификация перемещающегося по территории предприятия персонала;

  • протоколирование явки и ухода с предприятия;

  • отслеживание перемещений, событий и их длительности (перекуров, обеда, перерывов в работе и т. п.).

А еще со СКУД составляется отчетность по недобросовестным работникам, в том числе собираются доказательства их прогулов и прочих нарушений трудовой дисциплины.

Какие программные решения для производства используются

Вот список из 4 самых популярных вариантов:

  • CRM-системы;

  • модули, дополняющие бухгалтерский софт;

  • тайм-трекеры на рабочих местах сотрудников;

  • таблицы любого редактора.

Первые два являются комплексными методами, а вторые — локальными. Всем перечисленным программным решениям свойственны как специфические недостатки, так и достоинства.

Какие календари подходят для СКУД

Вот три оптимальных категории календарей (их можно заменить подходящим ресурсом, специфически отображающимся в списке календарей):

  • личные — принадлежат только пользователю системы и приглашенным им участникам;

  • рабочие — отражают события, касающиеся трудового коллектива или его структурной части (отдел, служба);

  • корпоративные — открыты для всех сотрудников компании.

Аналогом может стать поездка или другое мероприятие, тоже фиксирующееся в том же самом списке.

Начать дискуссию