Чтобы все было под контролем, а планируемый результат любых деловых собраний достигался в 100 % случаев — используйте этот инструмент менеджмента правильно. Да, потребуется вложение ресурсов:
время;
личное участие в подготовке;
знания.
Придется многие моменты учесть и подготовить загодя. Зато каждый раз ваше совещание будет на максимуме продуктивности.
«А надо ли?» — цели мероприятия
«Зачем вообще нужны эти совещания?» — кто-то воскликнет и проявит тем самым большую неосведомленность. Опытные руководители в курсе нужности встреч в полном или частичном составе. По крайней мере, так существенно сберегается время на диалогах по отдельности: все присутствующие одновременно информируются за один раз.
Кроме экономной замены рутинных переписок и звонков, совещания целесообразны и в плане Brainstorm — т. н. мозгового штурма. Нередко в спорах рождается истина, в том числе и на деловых заседаниях, компилирующих мнения всех присутствующих.
Наконец, на них решаются поставленные задачи, выбирается и строится стратегия эволюции бизнеса. Итогом регулярных «посиделок» становится рост не только личной заинтересованности кадров в развитии компании, но и других коммерчески значимых показателей.
Виды и типы совещаний
По экстренности созыва участников различают 2 вида совещаний:
запланированные;
внеплановые.
В первом случае идут штатные обсуждения в формате «летучек», «пятиминуток», утренних «планерок». Для их реализации строится соответствующий частоте график: ежедневный, годовой, месячный, квартальный и т. п.
Внеплановые нужны для сугубо оперативных решений. Очевидно, они не подразумевают никакой подготовки.
Кроме того, существует градация по иным параметрам:
место проведения (выездные, «местные»);
тематика (деловые, производственные);
способ проведения (вживую, дистанционно);
количество участников и т. д.
И все они нуждаются в корректной организации!
Рекомендованные форматы общения
Пройдемся по способам коммуникаций на любых уровнях от чисто высших, между владельцами бизнеса, до рядовых, с обычными исполнителями. Итак, вот список из 5 популярных форматов вербального взаимодействия:
обсуждение;
доклад;
обмен мнениями;
brainstorm;
планерка.
Конечный выбор подходящего формата зависит от целей совещания.
Обсуждение
Спикерами обычно назначают не первого встречного, а ответственных за определенные направления лиц. Они лучше других осведомлены в теме, поэтому могут максимально предметно дискутировать и предлагать конструктивные решения, а не отвлеченные рассуждения ни о чем.
Доклад
Подготовленный краткий монолог, быстро ориентирующий по теме. Доклады с визуализацией (демонстрация слайдов, таблиц, презентаций) уместны на начальной и финальной стадиях реализации проектов.
Позаботьтесь, чтобы докладчиками становились разбирающиеся в вопросе сотрудники! Иначе спикер просто конфузно онемеет от задаваемых ему вопросов.
Обмен мнениями
В суде бы такое назвали «прения сторон», ведь в ходе обмена мыслями вполне допустимы споры и категорические несогласия: по ним и «ударяют» аргументами и фактами, отстаивая ту или иную позицию. Только так участники могут посмотреть на ситуацию с разных сторон, «чужими глазами», чтобы прийти к объективированному консенсусу.
Мозговой штурм
Цель — письменно (было бы идеально!) или устно сгенерировать общими усилиями дельную идею. Процесс протекает хаотично и бурно, но на выходе обычно появляется искомое в начале предложение. Оно отбирается из нескольких десятков версий: только создайте для их «рождения» комфортную среду, исключающую отвлечение «генераторов» на посторонние раздражители.
Планерка
Оперативный формат, позволяющий держать руку на пульсе жизни рабочего коллектива, вовремя приходя ему на помощь. Организатор планерок — всегда директор или руководитель, он же и каждый раз распределяет роли участников.
Аспекты грамотной подготовки
Первое: заранее делайте график! Под него будут подстраиваться приглашенные.
Второе: не пренебрегайте оповещениями о запланированном или срочном «сходе». Иначе на него явятся совсем неподготовленные люди или не появятся из-за отсутствия времени.
Третье: назначьте ответственного. Он должен определить:
точные день и час;
цель проведения;
план с таймингом;
структуру процесса;
список участников и докладчиков;
формат.
Хорошо, если этот же ответственный подведет итоги и сделает подробный отчет после.
Рабочая схема эффективных бизнес-встреч
Качественная подготовка — залог результативности! Займитесь организацией, разбив ее на 4 обязательных стадии:
повестка;
выбор участников;
подготовка документации;
поиск помещения.
Начинайте с повестки, а далее — исходя из приоритетности.
Повестка дня
Она должна быть по делу, краткой по изложению и емкой по смыслу. Только самое важное, сведенное к одному-двум-трем тезисам. Им и посвящают первую половину совещания. На второй можно коснуться и сопряженных с главными вопросов.
В идеале установите единый формат формирования повесток и соблюдайте его каждое совещание.
Выбор участников
Зависит от цели встречи. Логично, что в список войдут те, кто сведущ либо непосредственно занимается вопросами, вынесенными в повестку.
Рекомендуется не превращать мероприятие в массовку: создавайте небольшие, от 5 до 10 человек, группы. Тут главное — качество, а не количество. В противном случае не все смогут высказаться или сделают это не на 100 %.
Согласованные кандидатуры предупреждаются о совещании приглашениями. Их рассылает секретарь за несколько дней до. В электронном или бумажном документе сообщите о четырех фактах:
повестка;
темы обсуждения;
дата, время совещания;
место проведения.
В извещении попросите подтвердить участие. И не забудьте добавить к приглашению материалы предстоящих переговоров и обсуждений!
Подготовка документов
В советское время была не очень лестная, зато правдивая поговорка: «Без бумажки ты — букашка». Сущая правда, если речь заходит о подготовке документов к совещанию: иначе не жди убедительного результата.
Старайтесь уделять внимание не только содержанию бумаг, но и их единообразному оформлению. Придерживайтесь одного, максимально подходящего компании стиля, используйте общепринятый деловой шрифт (Times New Roman или Arial).
Для быстрой ориентации по тексту не пренебрегайте наглядностью подачи информации! Используйте форматирование, выделяйте заголовки, абзацы и наиболее важное (курсивом, цветом, подчеркиванием и т. п.). А добавление в текст «где надо» таблиц, диаграмм, схем, кривых и рисунков улучшает восприятие.
Будьте корректны и сдержаны в письменной речи. Не усложняйте подачу материала вычурностью слога и витиеватыми формулировками. Если необходимы иллюстрации, их стиль должен быть идентичным телу документа.
Выбор помещения
Само собой, оно должно отвечать санитарно-гигиеническим нормам, быть удобным и достаточно просторным. Позаботьтесь о свежести воздуха и комфортном температурном режиме.
Озаботьтесь сидячими местами и кафедрой для выступления. Подготовьте микрофоны, маркерные доски (вместе с ластиками и маркерами!) и другое полагающееся для предметных дискуссий с аудиторией оборудование. Проверьте его исправность и комплектацию.
Для рукописных записей снабдите всех канцелярскими принадлежностями. Ну и питьевая вода, желательно в кулере или персонально в бутылочках.
Несколько дельных советов по организации и ведению
Не тратьте на это мероприятие более трети рабочего времени. Кроме тайминга и структуры встречи формулируйте ее обоснованность. Начинайте с проверки исполнения предыдущих задач и подведения по ним итогов.
Темой обсуждения берите конкретную проблему и приглашайте ответственного сотрудника! И не увлекайтесь массовкой: чем меньше людей, тем лучше — главное, чтобы каждый мог высказаться и был компетентен.
Пять принципиальных моментов ведения совещания
Вот золотая пятерка «надо», которые неизбежно приведут к положительному результату любых деловых встреч:
учет каждого мнения;
конкретика и аргументированность высказываний;
ответы на вопросы по делу, в том числе дополнительные;
протоколирование процесса;
использование усовершенствованных способов планирования.
Давайте разберем перечисленное предметнее.
Пристальный учет всех высказанных точек зрения
Даже внушительный по количеству голосов плюрализм мнений должен быть подробно изучен. Все присутствующие должны быть услышаны, а то, что сказано, — зафиксировано и вдумчиво проанализировано.
В идеале руководитель резюмирует только после того, как подчиненные закончат выступать: так они могут быть смелее и независимее в своих аргументах и рассуждениях. Для объективности изложения не допускается прерывать докладчиков и каким-то образом критиковать или комментировать выступление до его завершения.
Наконец, независимо от отношения к позиции участников, все имеют право на собственное мнение, и к нему нужно относиться с уважением. В противном случае разногласия примут настолько непримиримый характер, что ценные сотрудники могут начать увольняться из-за распрей в коллективе.
Конкретика и аргументированность высказываний
Когда существует временной лимит, обмен мнениями должен быть лаконичным и строго по плану! Поэтому «сожмите» объем высказываний до их сути, вместо абстрактностей говорите «дело», предлагайте четкие вещи, а не «растекайтесь мыслью по древу».
Закончили с одним вопросом — сразу переходите к следующему. Даже если ответ не найден, придерживайтесь очередности и установленного тайминга. То, что так и осталось незакрытым, перенесите на следующее заседание или в приватный разговор с ответственным по проекту.
Ответы на все вопросы по делу, в том числе дополнительные
Очень хорошо, когда присутствующее не отстраненно кивают головой, а заинтересованно спрашивают, глубоко вникая в тему. Сколько бы «почему?», «для чего?» и «как?» относительно обсуждаемой темы ни возникло, придется отвечать здесь и сейчас.
Конечно, времени на развернутые ответы и их тотальный охват может не хватить. Тогда обязательно запишите неотвеченные вопросы и закройте их побыстрее после того, как совещание закончится.
Протокол совещания
Не надейтесь на хорошую память: дайте задание секретарю или исполняющему его функции каждый раз фиксировать все договоренности, идеи и аргументы, озвученные на совещании, а также его итоги вместе с поставленными сроками на исполнение и ФИО ответственных за них лиц.
О форме протоколов подумайте заранее:
полная — с детальной записью процесса;
краткая — с фиксацией тезисов.
Такой труд не напрасен: протокол позволяет проанализировать совещание, а тем, кто его пропустил, — ознакомиться с процессом заочно.
Современное планирование CRM-системами и сервисами
Они позволяют устранить отнимающую время рутину и пресловутый человеческий фактор. Например, с персонально настраиваемым сервисом Projecto в разы упрощаются:
работа с большим объемом документов;
адресные напоминания сотрудникам о поставленных задачах;
распределение задач и их делегирование конкретным исполнителям и т. д.
Чтобы по достоинству оценить все прелести работы с этой системой, протестируйте ее бесплатную демоверсию! На выбор есть 2 варианта: корпоративный (по заявке) или общий, с неограниченными правами. Первая, привилегированная версия дает возможность выбора домена третьего уровня, и подходит для индивидуальной работы, а вторая — для случаев, не требующих хранения личных данных или коммерческой информации.
Начать дискуссию