Предупредить и обезвредить: цели и средства управления изменениями

«Предупредить и обезвредить!»: цели и средства управления изменениями

Чтобы проект не превратился в череду бесконечных проблем для управленца, нужно заранее обосновать каждое решение и конечную цель. От их оправданности зависит успех всего мероприятия, в противном случае вместо ожидаемой прибыли возникнут убытки и ничем не оправданная потеря времени.

Проектные команды, отказавшись от тестирований в реальном времени, рассчитывают на компетенцию руководителя, априори умеющего использовать планирование как действенный инструмент менеджмента. Такой специалист может адекватно планировать всё — от общего и по графику времени до угрожающих предприятию рисков.

Улавливаем смысл управление изменениями

Это процесс, сходный с деятельностью профессионального управленца: спланировать, обеспечить, постановить задачу, проконтролировать, сделать трезвый анализ.

Если совсем кратко, то подразумевается контроль, обуславливающий прозрачность и прогнозируемость бизнеса. В таких условиях текущее состояние легко переводить из одной точки в другую, ориентируясь на выгоду и снижая риски возникновения хаоса, влекущего разрушение.

Но для смены состояний нужен проработанный алгоритм. Вот простая, но хорошая схема, помогающая держать руку на пульсе меняющегося мира:

• объективная оценка действительности;

• постановка цели;

• анализ состояния и его протоколирование;

• принятие конкретного решения измениться;

• подбор команды управления изменениями;

• планирование изменений;

• подготовка;

• изменения;

• контроль процесса перехода;

• адекватная реакция на помехи;

• фиксация результата.

Логичным завершением всех 11 этапов должны стать выводы, помогающие провести следующие изменения. Таким образом, получается своеобразный бизнес-процесс, органично встраиваемый в управление.

Цель процесса управления изменениями

Чем масштабнее предстоящие действия, тем глобальнее последствия и вред от опрометчивых шагов. Как с этим справляется природа, можно судить по эволюции флоры и фауны, приспосабливающейся к изменениям среды обитания.

В бизнес-среде тот же принцип: выживает наиболее приспособленная «особь», своевременно и адекватно подстраивающаяся под меняющиеся игры. Инертные компании, не желающие или не умеющие адекватно реагировать на разного рода сюрпризы, просто утрачивают конкурентоспособность, что эквивалентно финансовому краху.

Смысл любой адаптации — взять под контроль нестабильность, стать тем, кто наилучшим образом извлекает выгоду из того, что есть. Место одного поставщика занял другой, увеличились или уменьшились рынки сбыта, появились новые законы — предприниматель обязан гибко и оперативно учитывать все обстоятельства, «подгоняя» под них имеющиеся ресурсы. Только так наращивается эффективность, предотвращается стагнация и упорядочивается деятельность в общем и целом.

Цель управления изменениями

Она одна — сохранение контроля. Но он нужен только для серьезных изменений, не влияющие на ход события вещи можно спокойно пустить на самотек, если они не оказывают негативного воздействия на то, что запланировано.

Итак, резюмируем: управление должно ограничиваться лишь реакцией на глобальные преобразования, все остальное доверьте обычным исполнителям.

Контроль развития

Важный пункт управления, сопряженный с постоянными корректировками происходящего. Не расслабляйтесь, даже если развитие бизнеса пошло слишком активно: заручитесь помощью компетентной команды, способной уследить за ключевыми позициями. А чтобы быстрый рост не перешел в фазу хаоса, подготовьтесь и к такому развороту, заранее предусмотрев соответствующие механизмы.

Что такое модель управления изменениями

Любая модель — это готовое решение организации чего бы то ни было. Вся сложность в подборе таких решений и их оценке: ошибки выбора могут стать триггером провала. С другой стороны, совсем не обязательно прибегать к какому-то уже готовому подходу или рассчитывать на него, как на единственно верный инструмент.

Тем не менее знание опробованных другими и одобренных моделей может быть полезно для наблюдений, из которых формируются удачные идеи и концепции. В отличие от коммерческой тайны, общеизвестные модели в разы доступнее, так почему же не воспользоваться бесплатной теорией, помогающей совсем неопытным сориентироваться и получить преимущество там, где другие пасуют и теряются?

Модели управления изменениями: выбираем лучшее

Из наиболее популярных моделей интересны 7:

• теория Коттера;

• ADKAR-Prosci;

• Nudge;

• 7С Маккинзи;

• Курта Левина;

• Деминга;

• Бриджеса.

Рассмотрим кратко каждую!

Теория Коттера

Концентрация на кадры: именно они влияют на исход любого предпринимаемого компанией решения. Восьмиступенчатая модель наглядно рассчитывает стадии перехода от идеи к реальности.

ADKAR-Prosci

Демонстрирует 5 ступеней трансформации:

• понимание ситуации;

• доведение сути до других;

• информирование по теме;

• воплощение замыслов;

• закрепление итогов.

Акцент поставлен на умственные ресурсы исполнителей.

Nudge

Деликатные указания «курса» уполномоченным лицам! Другое название этой теории — «подталкивание», т. е. замена четких команд на рекомендации.

7С Маккинзи

Разработанная одноименным консалтинговым агентством модель комплексного подхода, срабатывающего при учете практически всех факторов.

Теория Курта Левина

Требует последовательности и разбивки процесса на подготовку, внедрение и фиксацию изменений (документирование).

Цикл PDCA

Аналог Курта Левина, отличается добавочной фазой — проверкой.

Модель Бриджеса

Работает через моделирование трех последовательных этапов цикличности изменений. Стартует с «высвобождения» через «нейтральную зону» к непосредственному преобразованию.

«Как они это делают?»: слушаем советы профессионалов

Конечно, ситуации с изменениями проектирования разные! Но одинаково одно — везде нужно грамотное планирование, оставляющее возможность «безболезненной» корректировки в будущем.

Чтобы правильно распланировать, например, реализацию любого проекта, оценивают масштаб предстоящих действий и уделяют внимание детализации каждого отдельного процесса. Уже на начальном этапе планирования закладываются условия и схема возможных варьирований, объем которых пропорционален рассчитываемому результату. Это т. н. стратегическое планирование, учитывающее потенциал реальных корректировок в будущем.

Аспекты стратегического планирования

Как правило, практикуются 3 приема:

• разрабатываются тезисные наброски предполагаемых сценариев;

• просчет материальных трат с «запасом», позволяющим компенсировать вероятные расходы;

• разрабатывается предельно детализированный план.

Такой прием позволяет на старте предусмотреть риски и подготовить адекватные меры реагирования, например запасные мероприятия по случаю наступления тех или иных событий. Учет гипотетических просчетов защищает от угрозы необходимости поиска активов, которые вдруг требуются на покрытие убытков из-за того, что кое-что «пошло не по плану».

Как минимизировать риски планирования

Консолидированный опыт хозяйствующих субъектов показывает, что от всего застраховаться просто невозможно. Но крупные ошибки можно и нужно предупреждать заранее. Документирование возникших в ходе реализации намеченного проблем позволит объективно анализировать ситуации и на основе выводов создавать рабочие стратегии, внедрение которых послужит лучшей превентивной мерой повторения сюжета.