Так как же скоординировать усилия отдельно взятых служб и/или сотрудников и направить их в единое для компании русло? Об этом задумывался Питер Друкер уже в 1954, предложив миру идею управления любым бизнесом по целям: они могут и даже должны быть разными у разных подразделений, но обязательно должны быть согласованы и направлены на единый результат, к которому движутся все службы, отделы и сотрудники в рамках 1 предприятия
Давайте же тогда поговорим о том, о чем сказано почти 70 лет назад: о системе ключевых показателей. Кстати, такую систему управления можно автоматизировать: рассказываем, каким образом.
Даем четкие понятия процесса
В таком сложном вопросе не обойтись без «расставления точек над «и»» — т.е. без определения базовых понятий. Начнем с главного: что же такое «управление по целям».
Итак, под таким словосочетанием подразумевается особый менеджмент, вводимый для объективной оценки вклада отдельных сотрудников и подразделений в общее дело. Для этого персонифицировано устанавливаются согласованные с целями предприятия «личные» цели, которые должны отвечать четырем критериям:
фактическая достижимость (реальность);
определенность и релевантность (формулировка по критериям SMART-задач);
малочисленность (от 3 до 5);
точные характеристики по конкретным показателям (измеримость).
Результат отдельных усилий сравнивается с эталонным значением, наглядно показывающим, насколько значим вклад единицы в общее дело.
Что такое «эталон задач»
По сути, это «головная боль» профессионального планирования. Между тем, от того, насколько будет четко осознан результат, настолько он и будет реалистичен по итогу работы.
Что такое «KPI»
Это ключевые количественные единицы брака, продукции, времени простоя, а также действий сотрудников отдела маркетинга, магазинов и т.п. — всего, что прямо и косвенно позволяет оценить отдачу трудовой единицы. Некоторые ключевые показатели подсчитываются на местах вручную — из-за трудностей с количественным определением.
KPI всегда представлен в понятном числовом выражении, позволяющим сравнивать с запланированным значением идеала. Только KPI дает четкое понимание фактического достижения поставленных задач. Там, где конкретные числа неуместны — за условную оценку берутся проценты.
Последствия внедрения автоматизации
Внедряя автоматизацию, Вы снижаете расходы на сотрудников и повышаете их производительность.
Первое, что Вы заметите вскоре, заполучив эту систему оценки и мониторинга. — это ощутимая эволюция бизнеса. Причина положительного развития проста: контролируемость и прозрачность внутренних процессов, протекающих на любом предприятии. Теперь все руководители и подчиненные в курсе своих непосредственных задач и ясно понимают, насколько от них зависит стимулирующая часть заработной платы.
Помогая друг другу, коллектив проявляет осознанность и единодушие, радея за общее дело во имя получения премий и иных стимулирующих выплат. Кроме естественным образом сгенерированного коллективного желания «стать спицей в одной колеснице», везущей к всеобщему успеху, проявляется и личная заинтересованность в эффективности своего труда.
Принципы автоматизации системы управления по целям и KPI
Первый: предприятие должно осознанно и взвешенно перейти к управлению по целям и ключевым показателям эффективности. Просто захотеть — недостаточно, потому что предстоит большая организаторская работа и план, согласованный «от и до» — в смысле, во всех структурах компании. И чем она крупнее, тем серьезнее будет план.
Качественная автоматизация повлечет внедрение, а оно немыслимо без обучения кадров. На подготовку персонала «с отрывом от производства» нужны время, компетентные специалисты и материальные ресурсы. Добавьте к тратам стоимость установки специальных систем и/или программно-аппаратных комплексов, собирающих ключевые показатели: данные для аналитики и оценки, чтобы «прикинуть» величину предстоящих стартовых вложений.
Наконец, баланс системы. К нему нужно прийти, согласовываясь с разнородными целями, поставленными перед структурными единицами:
штатными единицами;
подразделениями;
филиалами;
отделами.
Само собой, под реализацию перечисленного нужен бюджет на оплату обучения, интеграции, софта и других сопутствующих автоматизации контроля приобретений.
Результат автоматизации сбора ключевых показателей
Легко объединяющиеся с бухгалтерским ПО и иным бизнес-софтом системы упрощают управленческую деятельность, облегчая и стандартизируя взаимодействие исполнителей друг с другом. При этом постоянно накапливающиеся статистические данные служат «железными» доказательствами допущенных нарушений, а также надежным базисом для аналитики, планирования, обоснования заключений и проектов.
А вот еще 5 «бонусов» от такой автоматизации контроля:
отсутствие человеческого фактора оценки эффективности на 100% исключает ее фальсификацию в корыстных целях;
трудовая разгрузка административных работников;
получение информации в режиме реального времени;
тотальная объективность «прозрачных» оценок эффективности;
понижается до оптимального риск ошибочного сбора и ввода данных.
Вместе с аккумулирующим показатели труда ПО можно купить приложение для совместной работы штатных единиц и/или подразделений, учётчик задач, систему контроля и управления доступом и других «помощников» для работы с бизнес-процессами.
Проблемы самостоятельной разработки и внедрения
На вопрос «стоит ли своими силами создавать и внедрять персонифицированную систему автоматизации управления по целям?» — отвечаем отрицательно: нет, если Вы не готовы к кропотливой, сложной и долгой работе по генерации подобных инструментов контроля!
Вот неполный перечень того, что обязательно потребуется разработчику:
время — на создание и поддержание функциональности программ;
финансы и интеллектуальные ресурсы на разработку, поддержание в рабочем состоянии и эксплуатацию нового продукта;
профильный опыт в сфере создания ПО, их интеграции с устройствами ввода на рабочих местах, контролерами, датчиками и иными аппаратными элементами.
Таким образом, невозможно обойтись без квалифицированных программистов, владеющих техникой адаптации софта на аналогичных предприятиях и умеющих разрабатывать эффективную документацию для пользователей и администраторов. Получается, рационально решиться на самостоятельную разработку и внедрение автоматизации управления по целям и KPI могут лишь те, кто располагает собственным IT-отделом.
В остальных случаях мероприятие будет нерентабельным — особенно для малого бизнеса. Ему подойдут готовые системы управления, экономящие время и другие ресурсы. Если договор сопровождения такого продукта предполагает формат аутсорсинга, то технические и иные проблемы будут оперативно решаться без простоев и нервотрепки.
Да, о персонифицированности тиражных (типовых) решений говорить не приходится, зато они подтвердили свою полезность на множестве предприятий и прекрасно адаптируются под клиента. Довольно длительное использование таких повсеместных программ усовершенствовало их настолько, что вероятность разного рода проблем и ошибок в работе близка к нулю.
Актуальность внедрения систем управления по целям в малом бизнесе
Скажем объективно: маленькие игроки рынка просто «не потянут» финансово готовые программные комплексы для автоматизации управления по KPI и целям. Это дорогостоящее решение подходит только средним и крупным предприятиям, готовым оплачивать и внедрять сложные системы, гарантирующие высокую эффективность лишь в условиях масштабной деятельности концернов и групп компаний.
Для малого бизнеса есть доступная альтернатива — недорогие по стоимости и простые в эксплуатации:
BPM-системы;
планировщики;
системы управления проектами.
Начать дискуссию