Как осуществлять контроль над временем
К сроку реализации проекта стоит относиться как к специфическому ресурсу. И, как и любыми другими ресурсами, управлять временем просто необходимо. Делать это достаточно просто, если применять методики планирования, а также управления. Также в осуществлении контроля над временем помогают системы учета поручений, фреймворки, метрики и многое другое.
Используя множество составных элементов менеджмента, можно прогнозировать исходные планы, определять сроки исполнения задач с максимальной точностью. Между тем, достаточно трудно просчитать риски, особенно если проект реализуется в новой нише. В этом случае контроль будет несколько снижен и просчет сроков будет менее точен. Это происходит за счет того, что нередко могут случаться форс-мажоры — предельной точности добиться весьма затруднительно.
В связи с этими факторами следует прописывать все риски и планировать проект в соответствии с ними. Необходимо закладывать в процесс реализации резервы при возможных непредвиденных ситуациях. Для развития проекта потребуется внести в план клиентские ожидания, а также ожидания владельцев и прочих заинтересованных лиц.
Управление сроками проекта и тайм-менеджмент: есть ли разница
Понятие тайм-менеджмента сводится к определению концепции, т. е. это подход к процессу, обусловленный потребностью в управлении временем проекта. При грамотной реализации можно существенно повысить эффективность как отдельно взятой службы, так и целой компании.
Но если говорить о понятии управления (контроля) проектными сроками, то здесь все сводится к конкретным действиям. В этот процесс включается несколько этапов. Главная цель — спрогнозировать реальные сроки реализации проекта с учетом всех факторов, включая не только внешние, но и внутренние.
Определение сроков проекта
Над этим вопросом работает вся команда. Ведь зависит результат не от руководителя, а от всех лиц, работающих на проекте. И в этой части важен именно командный подход. После постановки задачи со стороны клиента (заказчика) имеются определенные ожидания. Необходимо предоставить качественную обратную связь:
какие необходимы ресурсы;
в каком объеме потребуются вложения;
через какое время будет результат;
каким образом будет вестись работа над проектом;
какие моменты можно оптимизировать;
возможно ли от чего-то отказаться;
предполагаемые риски;
каковы будут последствия и т. д.
Указать на точный исход команда не может, если отсутствует определенный опыт в выполнении подобных работ. Если нет в распоряжении конкретной статистики, то нельзя будет предсказать временные затраты, а также необходимые ресурсы. Это становится серьезной проблемой для стартапов, ведь при создании проекта не учитывается ряд факторов, и как результат — дело терпит крах.
Абсолютно непрофессионально называть сроки исполнения наугад. Время реализации должно быть на чем-то основано. В противном случае от компании отвернутся и инвесторы, и клиенты. Для кого-то такая постановка вопроса окажется замкнутым кругом. На самом деле: как начать новый проект, если для просчета времени его реализации нужен опыт? И здесь есть очевидный ответ — решение в грамотном планировании.
Секреты управления временем проекта
Конечно же, нет универсальной схемы для реализации проектов, чтобы уметь просчитывать сроки. Но существуют общие правила, придерживаясь которых, достаточно просто сориентироваться в планировании.
Итак, что необходимо сделать, чтобы уметь адекватно оценивать требуемое проектное время:
определить основные модели для конечного продукта. Следует установить минимальный уровень — то, что требуется для жизнеспособности продукта при базовых вложениях, а также максимальный — итоговый продукт с учетом всех пожеланий заказчика;
разложить каждую из полученных моделей на основные и второстепенные задачи;
просчитать время для каждой из задач, а также затраты трудовых и финансовых ресурсов. Все полученные данные должны иметь обоснования, т. е. не быть голословными;
составить сетевой график для реализации всех задач. При таком подходе будет возможность отследить параллельно проводимые задачи, выявить необходимость в привлечении сторонних специалистов и пр.;
определить риски, учитывая их при составлении проектного плана. Необходимо просчитать, насколько возможно увеличение времени на реализацию проекта, какой срок можно определить на решение возникших проблем, понять связанные с проблемными ситуациями потери и т. п.;
сложить найденное время для всех сценариев.
Если следовать этому алгоритму, то можно получить два прогноза: пессимистичный и оптимистичный. Вот именно их уже можно показать клиенту, потому что указанное время будет в большей степени соответствовать реальности.
Преимуществом такого подхода является то, что заказчик будет информирован обо всех вариантах развития событий. Соответственно, он заранее подготовится к предполагаемым сложностям и поймет, что необходимо чуть больше времени для решения определенных проблем.
Популярные методики управления проектным временем
Понятное дело, что указанный подход к расчету сроков проекта не может применяться повсеместно. Все проекты отличаются, и могут встретиться такие, которые будут специфичными. В этом случае планирование будет достаточно сложным, что требует научного подхода.
Вот самые эффективные методики для управления:
CPM, или критический путь. Этот тип планирования гибкий. Он схож с приведенным выше алгоритмом. Используя эту методику, необходимо составить список предстоящих работ и по надобности разбить их на несколько этапов. Также потребуется определить взаимосвязь задач и создать сетевой график. Оценивать сроки выполнения необходимо на основании опыта, а также знаний, экспертных оценок. Ходы по решению задач могут быть как прямыми, так и обратными. Весь процесс проходит по методике «эстафеты». Необходимо вычислить предельное время на выполнение проектной дуги в сетевом графике. И несмотря на то, что этот путь является самым длинным, он относится к критичным подходам;
CCPM, или критическая цепь. Такая методика эффективна для проектов с ограниченными ресурсами. Она похожа на предыдущую, но временные ресурсы выделяются в отдельный блок графика, т. е. они формируются из задач, за счет чего ограничивается маневр при возникновении форс-мажоров. При этом во главе находятся проектные ресурсы, и взаимосвязь между задачами оценивается по ним. Для оптимизации сроков все критические решения перебирают до того момента, пока не будет найден лучший вариант. В этом случае нет привязки к очередности по выполнению задач. Это дает возможность легко скорректировать работы, если что-то было не учтено или пропущено;
методика выравнивания ресурсов. При таком подходе конфликты разрешаются при запросе к имеющимся ресурсам. Проведение планирования учитывает баланс между ресурсным спросом и предложением. Пути расчетов при этом могут быть различными. Здесь главной задачей является то, чтобы ресурсов хватало на всех лиц, задействованных в проекте. При наличии нескольких проектов и ограниченных ресурсах некоторые задачи могут находиться в простое, т. е. в режиме ожидания. При использовании такой методики можно исправить «узкие» места в проекте;
методика «Монте-Карло», или «А что, если…». На самом деле это совокупность нескольких математических методов, направленных на определение случайной величины. Идея заключается в генерации различных вариантов. При проведении статистического анализа находят самый часто встречающийся расклад. Итоговые результаты выдаются с определенной вероятностью, т. е. не исключают и другие показатели сроков выполнения проекта. Просто у других результатов будет более низкая вероятность. Такая методика показывает свою эффективность при расчете проектных рисков;
путь сжатия расписания. Целью методики является уменьшение срока реализации проекта. Но при этом увеличиваются расходы на вспомогательные ресурсы, среди которых аутсорсинговые услуги, привлечение сторонних исполнителей, средства автоматизации и т. п. Оценка вложений производится при составлении нескольких вариантов «сжатия». При этом результаты предоставляют клиенту, чтобы он выбрал подходящую ему модель;
PERT — проектная оценка и анализ. Методика достаточно гибкая и подходит для проектов с неопределенными сроками. Ее можно использовать для сложных и крупных проектов. Алгоритм поиска наиболее критического варианта детализирован. Для каждой задачи выставляются разные сроки выполнения, которые включают три модели — пессимистичную, наиболее вероятную и оптимистичную. Для визуального представления используют графы, диаграммы Ганта и сетевые графики;
GERT — методика графического анализа. На данном пути планирования составляются сложные сетевые графики с блоками-схемами.
Имеется большое количество различных подходов к планированию и проведению расчетов времени реализации проектов. Их принцип действия во многом схож. Так, например, в качестве элементов планирования выступают задачи и их сроки выполнения. В любой методике различные совокупности задач могут привести к различным результатам, т. е. разному времени исполнения.
Повышение точности при планировании проектных сроков требует определенного опыта или же независимой экспертной оценки по ресурсам. Конечная схема выходит достаточно большой. Это значит, что может потребоваться специализированный софт для работы с проектами.
Начать дискуссию