Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен

На практике большинство из этих процессов могут быть делегированы соответствующим специалистам или отделам, отвечающим за реализацию проекта. Но функции контроля всегда остаются за руководителем.

Именно обеспечение эффективного контроля за комплексом процессов представляет собой главную задачу, ложащуюся на плечи руководителя. Рассмотрим подробней, какие инструменты для этого применяются и какие преимущества обеспечивают более подробно, стоит разобрать шестиугольник управления проектами как один из наиболее эффективно действующих макетов, подходящих для различного типа систем и задач.

Что собой представляет шестиугольник управления проектами

Понимание и демонстрация этапов развития и направлений, в которых стоит действовать при реализации проекта, лучше всего происходит при их визуализации. Здесь на помощь приходят различные виды диаграмм и прочей инфографики, так широко используемой при различных курсах личностного роста и управленческого развития.

Шестиугольник контроля лучшим образом отображает техническую взаимосвязь между каждой из составляющих. Его же основной задачей является организация экспресс-контроля, позволяющего быстро оценить деятельность команды, возможные риски и прочие нюансы. Таким образом, можно достаточно успешно проводить оценку при внедрении технологий гибкой методологии оценки проектов.

Стандартный шестиугольник контроля включает в себя следующие стороны: объем работ, бюджет проекта, качество исполнения, выгоды, ресурсы, сроки реализации. Однако в некоторых случаях возникает необходимость углубленной оценки и еще большей детализации процессов. В этой ситуации к описанным выше пунктам добавляются еще 6: утверждения, риски, открытые вопросы, коммуникации, изменения, руководство. Каждый из пунктов позволяет сосредоточить внимание на отдельных подпунктах процесса управления проектом.

Требуется ли на самом деле контроль проектам

В среде идейных представителей различных сфер бизнес-деятельности, стартаперов и прочих людей, в большей степени склонных к творческой самореализации, чем к техническому анализу, бытует мнение, что контроль процессов не является обязательным. При этом предполагается, что более эффективно проявляют себя гибкие методы управления, имеющие нужную вариативность и адаптируемость к различным ситуациям. На практике это совершенно не так, и приемы контроля и управления при централизованной обработке данных и последующем принятии решений крайне важны.

Не стоит думать, что люди, объединенные одной задачей, способны мыслить «коллективно» без внешней связи и управления, подсказок, постановки задач, сроков и прочего. При отсутствии технологии контроля и непосредственных инструментов управления это будет заметно очень быстро. И самое неприятное, что проявится это на фоне ошибок, убытков, сбоев в работе и прочих рисков и неприятностей, которые невозможно будет исключить. Поэтому стоит заранее подобрать подходящий механизм управления.

Что позволяет контролировать шестиугольник управления проектами

Стандартная модель шестиугольника управления проектами позволяет контролировать следующие направления:

• объем работ — включает в себя непосредственные данные о постановке рабочих задач и технического задания, предложенного заказчиком или руководителям. Здесь же хранятся сведения о выбранной архитектуре, потребности в ресурсах и прочем. Также оправдывается связь целей и результатов, которые планируется достигнуть в процессе;

• бюджет — план затрат на проект, включающий в себя детальную разбивку на затраты и приобретения в ходе выполнения поставленных задач. Для повышения эффективности контроля бюджетных затрат, может проводиться детализация каждого из этапов и трат с привязкой к конкретному временному отрезку или иному действию, что позволит намного лучше понимать итоговую стоимость проекта, его окупаемость и прочие бюджетные аспекты;

• оценка качества работ — проводится с применением различных видов метрик и алгоритмов, позволяющих отслеживать основные показатели и сопоставлять их с целями, которые необходимо достигнуть в рамках проекта. В результате удается точно определить эффективность подходов и качество при реализации поставленных целей;

• ресурсы — объединяют собой все возможные человеческие, материальные, технические, управленческие, сырьевые ресурсы, так или иначе используемые для достижения поставленных целей;

• выгоды — один из главных показателей, определяющий разницу между намеченными и имеющимися показателями. Позволяет рассчитывать прочие аспекты, включая прибыль, ресурсы и прочее, предоставлять инвестиционную оценку работ, оперативно фиксировать недостатки в развитии проекта;

• сроки — проводится контроль сроков исполнения задач и сравнивается с намеченными, что позволяет определять опережение или отставание в намеченных работах, корректировать общие сроки реализации проекта.

Оценка приведенных направлений проводится после ознакомления и сбора всего объема данных, включая информационную базу, планы проекта, ресурсную базу и многое другое. При сборе нужной информации можно получить достаточно полную картину, необходимую для оценки и принятия дальнейших решений.

Если же задачей ставится максимальная детализация исполнения проекта, то добавляются еще 6 направлений контроля:

• качество управления — кто осуществляет руководство проектом, отдельными этапами, реализацией конкретно поставленных задач. Проводится оценка иерархической системы, эффективности руководства, скорости принятия решения. Какова система приоритетов при решении задачи, отправлении запросов;

• согласование и утверждение — в основном относится к согласованию рабочей документации, касающейся выделения бюджетных средств и других материальных ресурсов, директив, определяющих исполнение той или иной задачи;

• изменения — предусматривает ли проект возможность внесения изменений в различные структурные вопросы, цели и задачи, в каких случаях и при срабатывании каких алгоритмов они могут требоваться. Также при внесении изменений должен быть использован журнал для их фиксации;

• риски — риск-менеджмент проекта, включающий в себя проработку каждого решения и его последствий в первую очередь в негативном ключе. Оценка проводится в отношении рабочих процессов, бюджетных затрат и прочих аспектов системы контроля;

• коммуникации — определяет перечень коммуникационных возможностей для связи между отдельными членами команды и ее звеньями. Также определяется иерархия общения, подразумевающая обращения снизу вверх и наоборот, для решения той или иной технической задачи. Приводятся конкретные методы коммуникаций;

• открытые вопросы — при реализации проекта неизбежно возникают технические вопросы и проблемы, не учтенные на ранних этапах. Прорабатываются варианты их решения, пошаговые стратегии урегулирования, назначаются ответственные лица и прочее.

Как показывает практика, анализ проекта на основе 12 разделов, позволяет получить максимально подробную и целостную картину проекта в каждый конкретный момент его существования.

Однако для того, чтобы обеспечить полный технический и информационный анализ, а не первичную «экспресс» оценку, хоть и достаточно глубокую, необходимо иметь дополнительные инструменты. В частности, потребуется упрощение процессов управления, повышение их доступности и открытости для непосредственных управленцев и заказчиков работ. Сделать это можно при помощи внедрения ВРМ-системы, представляющей собой набор специализированных программ и сервисов, решающих задачи, связанные с управлением, сбором данных, коммуникациями и планированием.