История документооборота. Про то, как вёлся документооборот в России до нашего времени

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

Уже в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний.

Когда же появились законы от делопроизводителя, требовались абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Во II веке нашей эры в Китае изобрели бумагу. Однако до Европы она дошла только в XI веке. Вплоть до XV века письма, документы, книги писались вручную. В качестве инструмента для письма использовались кисточки, перья птиц, позже — металлические перья; изобретались краски, чернила. Книг было очень мало, они считались предметами роскоши.

В середине XV века немецкий типограф Иоганн Гутенберг изобрел первый печатный станок. С этого времени началось книгопечатание. На Руси книгопечатание основал Иван Федоров в середине XVI века. Книг стало значительно больше, быстро росло число грамотных людей. До конца ХV в. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т. е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники». Документы скрепляли буллами — свинцовые печати.

Система государственного делопроизводства в России начала формироваться с середины ХV в. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением — Боярской Думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям. подьячие, В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа — столбец (столп, столпик), т. е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным органом и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название «коллежское» делопроизводство.

Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением — канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота).

В XIX веке существенные изменения претерпели формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений — автора в структуре учреждения (департамент, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ. В ХХ веке в России повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Качественное повышение уровня разработок в этой области привело к разработке комплекса теоретических и прикладных проблем — создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации.

При этом значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере лишь в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управления. В 1993 г. издан новый Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. отделение, стол). Также включаются в состав реквизитов бланка дата документа, велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Ещё больше на сайте Истории человечества.