Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) или электронная доверенность? Машиночитаемая доверенность (МЧД), также известная как электронная доверенность, представляет собой цифровую версию обычной бумажной доверенности, предназначенную для подписания электронных документов. Этот файл в формате XML, который содержит информацию о лице, обеспечивающем доверенность (доверитель), лице, которому предоставлены полномочия на подписание (уполномоченный сотрудник), и соответственно о полномочиях, предоставленных уполномоченному лицу. Один из популярных терминов, который используется для обозначения МЧД — это электронная доверенность.
Основная цель МЧД заключается в подтверждении того, что конкретный сотрудник, включая внештатных работников, имеет право подписывать электронные документы от имени организации.
МЧД отличается от электронной копии бумажной доверенности в нескольких аспектах.
В МЧД есть специальный формат и строгое содержание, которое должно соблюдаться.
Информационные системы или сервисы могут автоматически получать данные из МЧД, в то время как это невозможно сделать с помощью обычного сканирования-копии бумажной доверенности.
Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью, и когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к подписанным документам.
Сроки введения МЧД
С начала сентября 2023 года удостоверяющие центры прекратят выдачу сертификатов сотрудникам с реквизитами юрлиц. По истечению срока действия старых доверенностей, документы от имени компании нужно будет подписывать сертификатом физического лица и прикладывать к ним МЧД.
Сотрудник с действующим сертификатом юрлица может выполнять следующее:
Подписывать документы на площадках, которые ещё не перешли на новые правила работы.
Воспользоваться своей личной электронной подписью физлица, поддерживающих машиночитаемые доверенности. В настоящее время МЧД можно использовать в ЭДО с различными организациями, такими как: ФНС, СФР, Честный ЗНАК, ФТС, Федресурс и ГИИС ДМДК.
После истечения срока действия сертификата юридического лица остается только использовать сертификат физического лица в сочетании с МЧД.
Именно поэтому рекомендуется не откладывать переход на МЧД. Это особенно важно, учитывая, что в любой момент может измениться список сотрудников, имеющих право подписи, и после 1 сентября 2023 года получить новый сертификат юридического лица станет невозможным.
Порядок работы с МЧД
Выпуск МЧД
Процесс выпуска доверенностей выглядит следующим образом: руководитель или сотрудник вводит необходимую информацию в машиночитаемую доверенность. Затем руководитель подписывает своей электронной подписью МЧД, важно отметить, что подпись физлица не пригодится.
Подписанная МЧД затем отправляется на хранение в информационную систему (ИС).
Хранение доверенностей
МЧД может храниться во многих системах, в зависимости от того, в какой системе была подписана доверенность директором, куда предполагается передавать МЧД и как настроена работа с МЧД в организации.
Подходящими системами для хранения МЧД могут быть:
Информационные системы операторов электронного документооборота (ЭДО);
Системы федеральных органов исполнительной власти, такие как: ФНС, ПФР, ФСС и другие;
Аккредитованные удостоверяющие центры. Например, Удостоверяющий центр Сибири
УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
Головной удостоверяющий центр (ЕСИА);
Системы, в которых происходит подписание документов, такие как собственная информационная система организации;
Системы аккредитованных доверенных третьих сторон (на данный момент такие системы не существуют).
Таким образом, МЧД может быть хранена в разнообразных информационных системах в зависимости от потребностей и настроек организации.
Отправка и использование доверенностей
Отправка и использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) предоставляют сотруднику два возможных варианта:
Включение МЧД как отдельного файла вместе с набором документов, подписанных им. В этом случае сотрудник находит файл МЧД в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет вместе с ними.
Указание только номера МЧД, который хранится во внешней системе. Такая система не только сохраняет МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому нет необходимости отправлять сам файл МЧД — получатель документов может ввести номер МЧД и получить необходимые данные. Чтобы использовать этот способ, информационная система компании должна иметь доступ к общей базе доверенностей.
Получатель МЧД имеет возможность проверить следующее:
Срок действия доверенности;
Полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
Электронную подпись директора, которой МЧД была подписана.
Аннулирование доверенности
Если у сотрудника не осталось полномочий по подписанию документов от имени организации или его полномочия изменились, директор может отозвать МЧД. Для этого он направляет запрос на аннулирование МЧД в информационную систему, где хранится МЧД. Как заполнить данный запрос, зависит от конкретной информационной системы и настраивается в ней самостоятельно.
Сотрудник также имеет возможность отказаться от полномочий. Для этого ему необходимо подписать отказ от использования своего сертификата.
Требования к содержанию МЧД
Содержание машиночитаемых доверенностей (МЧД) изменения общих требований, которые установлены приказом Минцифры РФ от 18 августа 2021 года № 857.
Информация о МЧД, такая как: название и номер, а также срок ее действия.
Данные доверителя, который может быть физическим лицом, индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.
Информация о представительстве и полномочиях, которые ему даны.
Возможность передоверия ответственности.
Электронная подпись, которой МЧД была подписана.
Способность представления информации в МЧД может отличаться от системы к системе. Минцифра РФ разработала единый формат МЧД для обеспечения удобства работы с ними. Эта форма уже получила поддержку крупных участников рынка и многих ФОИВ. Однако на данный момент эта единая форма является рекомендательной и может использоваться по желанию.
Как осуществляется передоверие машиночитаемой доверенности (МЧД):
Руководитель дает возможность сотруднику МЧД, который дает право на полномочия и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю избежать необходимости подписывать все компании МЧД).
При этом должны соблюдаться следующие правила:
Руководитель юридического лица, руководитель филиала или представительства юридического лица (согласно статье 187 Гражданского кодекса РФ) может самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия, и в этом случае не требуется нотариальное заверение.
Всю организованную МЧД, выданную в рамках передоверия, необходимо заверить у нотариуса. Например, если бухгалтер передает свою доверенность сотруднику, то для этого необходимо обратиться к нотариусу.
Важно помнить, что в цепочке передоверия МЧД всегда существует первоначальная, «родительская» или «корневая» доверенность. Если эта первоначальная доверенность перестает действовать, то все передоверенные доверенности также утрачивают свою силу.
Что еще будет включено в машиночитаемые доверенности
Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора полномочий.
Из классификатора полномочий можно взять полномочия в доверенности или можно указать их в свободной форме.
Классификатор полномочий — это портал с перечнем полномочий сотрудника, которые следует указывать в машиночитаемой доверенности. Каждое полномочие содержит наименование, дату включения в классификатор и уникальный идентификационный номер — именно он дает право подписи.
На данный момент полномочия классификатора находится в процессе разработки. Конкретный вид и структуру классификатора можно оценить, ориентируясь на недавно созданный классификатор ФНС.
МЧД в налоговой отчетности уже работает
С помощью машиночитаемой доверенности можно сдавать налоговую отчетность. Порядок работы с МЧД описан в приказе ФНС от 30 апреля 2021 года № ЕД-7-26/445@.
Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн.
МЧД на государственных порталах
Машиночитаемые доверенности начинают применяться на некоторых государственных порталах. Например, органы Росстата и Росреестра имеют планы развития МЧД, но на данный момент не заявляют формы доверенности для этих организаций.
Система маркировки «Честный ЗНАК», Федеральный ресурсный портал (Федресурс) и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) уже частично внедрили использование МЧД, но пока не в полном объеме.
Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами
Машиночитаемую доверенность можно использовать при обмене документами между различными компаниями. Причина создания такой доверенности аналогичного, что и для отчетностей, которые используется в налоговой сфер — руководитель должен предварительно подписать МЧД своей электронной подписью перед ее отправителем.
Подытожим
Внедрение машиночитаемых доверенностей началось в марте 2022 года и связано с изменениями в правилах использования электронной подписи, внесенными в законодательство (63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Электронные доверенности были введены с целью усилить безопасность процесса использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники имели два протокола подписания документов от имени компании:
Использовали электронную юридическую подпись лица, в которой приводились данные как о сотруднике, так и о его товарах для компании. Этот метод был безопасен, но не всегда предоставлялась возможность полной проверки полномочий сотрудника и соблюдения срока их действия.
Использовали дубликат закрытого переключателя отключения руководителя, что привело к серьезным рискам, так как любое лицо, имеющее доступ к ключу директора, могло совершить действия от имени организации, включая финансовые манипуляции или ликвидацию компании.
В соответствии с новыми правилами сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только электронные подписи физических лиц, в которых указываются только данные о сотруднике без указания информации о компании. Для подтверждения своей должности сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Этот новый метод работы обеспечивает более высокий уровень безопасности как для организации, так и для сотрудников.
Начать дискуссию