Как эффективно управлять временем и все успевать. 6 главных принципов

Все мы часто стрессуем из-за недостатка времени, ради дедлайнов и работы отказываемся от отдыха и личных дел. Ещё более неприятное чувство появляется, когда мы не понимаем, куда уходит время — вроде занят, делаешь много, но день заканчивается, а список задач не становится меньше. Чтобы избежать этого и поддерживать психоэмоциональное состояние в норме, нужно изучить основные принципы тайм-менеджмента и применять их в жизни.

Time management с английского буквально так и переводится — «управление временем». Речь, конечно, не о суперсиле, которая позволит замедлять или останавливать время, но о том, как правильно и эффективно распоряжаться часами, которые у тебя есть.

Вот 4 составляющие, которые лежат в основе принципов управления временем:

• контроль и чёткие интервалы времени;

• повышение эффективности временных затрат;

• планирование и приоритизация задач на день, неделю, месяц вперёд;

• создание мотивации для работы.

Запомнили. Теперь давай разберёмся с основными принципами и тем, как интегрировать их в свою жизни.

Принцип 1. Планировать заранее

Создавать детальный план на день вперед/неделю/месяц — круто. Всё из головы переносишь в список дел, и больше переживаешь, что о чём-то забудешь. Плюс, такой план помогает стать действительно эффективным в работе.

Всё просто:

• план содержит в себе последовательные действия для решения задач,

• каждое из прописанных действий приносит измеримый результат,

• такие маленькие результаты помогут тебе продвинуться к глобальной цели.

В зависимости от отдалённости, цели могут быть:

• текущими (от 1 дня до 3 месяцев),

• месячными и годовыми (от 3 месяцев до года),

• долгосрочными, глобальными (на несколько лет вперёд).

Для проработки плана нужно двигаться от большего к меньшему, потому что долгосрочные и глобальные цели надиктовывают месячные и годовые, а они — текущие на короткие промежутки времени (день, неделю или месяц). Поэтому каждый раз, когда ставишь задачу или цель, задавай себе вопрос: «А что мне нужно для её решения/достижения?».

Например:

Используй тайм-трекер во время работы и постоянно фиксируй, сколько времени у тебя уходит на те или иные задачи. Это поможет в дальнейшем эффективнее составлять расписание на день.

Принцип 2. Нацеленность на конкретный результат

Итак, все твои действия ведут к конкретным большим целям. Значит ставить задачи вперёд на каждый рабочий день нужно так, чтобы они согласовались с твоими глобальными целями.

После того, как ты разбил цели на конкретные задачи, чётко сформулируй их, чтобы можно было проверить, насколько они соотносятся с результатами и целями. Для этого отлично подойдёт метод SMART.

Каждая твоя задача должна быть:

S — конкретной (Specific),

M — измеримой (Measurable),

A — достижимой (Assignable),

R — актуальной (Realistic),

T — ограниченной по времени (Timebound).

Когда ставишь себе задачу, опирайся на её конкретику. Задавай себе вопрос: «Какие именно эти действия сейчас приведут меня к цели?», ведь главный критерий продуктивности — это постоянное движение вперёд через разнообразные по сложности задачи.

Например:

«Проверить почту» — это расплывчатая и неизмеримая задача.

А вот «С 18:00 до 19:00 написать 5 ответов клиентам и отправить им письма по почте» — задача конкретная, измеримая, достижимая, актуальная и ограниченная по времени.

Поставленные по SMART задачи и цели легко контролировать и выполнять, потому что в своей формулировке они содержат всё необходимое.

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Ты составил план действий, перед тобой лежит большой список задач. Теперь нужно понять, какие из них нужно сделать первыми, а какие можно отодвинуть на второй план или делегировать. Для этого можешь использовать любой метод приоритизации задач. Например, ABC-принцип или матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Каждую задачу оцени по тому, сколько времени, сил и финансов ты в неё вкладываешь. Распредели их по группам — A (важные дела), B (менее важные дела), C (неважные дела).

Получится как-то так:

Задачи в группе A – это 15% от всех твоих задач. Они дадут тебе 65% результата для достижения цели, поэтому их нужно выполнять в первую очередь.

Задачи в группе B – это 20% от всех задач. Их вклад в достижение цели – 20%. Тебе нужно решить, что делать с такими задачами – делегировать или нет, в зависимости от важности конечного результата и компетенций твоих коллег.

В группу C попадают оперативные задачи (их как правило 65% от общего количество). При таком большом проценте количества их значимость всего 15%, поэтому лучше сразу делегировать.

Матрица Эйзенхауэра

Здесь задачи нужно сортировать по срочности и важности.

• важные и срочные дела — то, что нужно сделать как можно быстрее;

• важные и не срочные дела — основной пул задач;

• не важные, но срочные дела — задачи, которые отвлекают внимание и не приближают к цели;

• не важные и не срочные дела — задачи из категории «пожиратели времени».

Принцип 4. Фокус — на главном, остальное — делегируй

Чем «дороже» твоё время, тем больше второстепенных задач ты должен исключить из своего расписания. Чтобы понять, что именно нужно делегировать, взвешивай каждую задачу с точки зрения временных и денежных затрат.

Например:

Тебе нужно составить таблицу со списком мероприятий, на которых могла бы выступить твоя команда. Лучше делегировать поиск кому-то из подчинённых, потому что с точки зрения результата, для тебя это не приоритетная задача.

Отсекай всё ненужное. Научись говорить «нет» делам и просьбам, которые мешают твоим планам, и которые можно отодвинуть на неопределённый срок.

Выдели часы, в которые ты максимально собран и сконцентрирован, чтобы решать сложные интеллектуальные задачи в это время. Менее важные и простые задачи распределяй в оставшейся части дня. Например, на письма можно отвечать уже вечером, в конце рабочего дня, когда сил меньше.

Принцип 5. Визуализируй

Визуализация любой информации всегда помогает упорядочить всё в голове. В частности, это касается планов и задач. Вариантов, как это сделать множество — от интеллект-карты до диаграммы Ганта. Найди и используй тот метод, который подойдёт именно тебе.

Например:

Мне нужно сделать ремонт в квартире. Диаграмма Ганта отлично подойдёт, чтобы наглядно представить проект для каждой комнаты, список необходимых материалов, даты, контакты подрядчиков и прочее.

Так сразу видно последовательность всех дел и можно отслеживать, на каком этапе тот или иной процесс.

Принцип 6. Анализируй, оптимизируй, отдыхай

Если к этому моменту ты решил «всё, займусь тайм-менеджментом», сразу настройся привить себе привычку оглядываться назад и анализировать свою эффективность. Отмечай для себя ситуации, когда-то что-то рушится или идёт не по плану: уходит слишком много времени, но не заметен результат; неправильно определил приоритеты и т. д.

Придумывай свои правила, принципы и ритуалы для управления временем, учитывая особенности твоей личности (биоритмы, эмоциональное состояние и т. п.) и рабочего процесса.

Помни, что отдых важен всем и всегда. В течение недели находи время для него, потому что уставший человек редко достигает выдающихся результатов.

Тайм-менеджмент позволит тебе освободить большой ресурс и меньше стрессовать, чтобы жить и работать было легко и в кайф. Удачи: )