Как выжать максимум из временного бюджета. 6 шагов тайм-менеджмента здорового человека

Кажется, мы считаем деньги самым нашим ценным ресурсом. Мы готовы не отдыхать и не спать из-за сверхурочной работы, чтобы не лишиться премии или побольше заработать на дополнительных проектах.

Но мы-то все знаем, что самый ценный ресурс — время. Деньги можно заработать, можно взять кредит, инвестировать и приумножить, а вот время, увы, никак.

Временем не пошуршишь в кошелке и не увидишь его баланс в приложении банка — поэтому оно так незаметно тратится.

Так что давай поговорим про время как про деньги.

У тебя есть только 24 рубля на день

Представь, что у тебя на день 24 рубля и за каждое действие нужно платить. 8 рублей тратишь на сон. Ещё 2 рубля на дорогу до офиса. Осталось 14 рублей. 8–9 из них уйдут на работу. И осталось лишь 5 рублей на множество других дел взрослой жизни: убрать дом, купить еды, провести время с семьёй, спортом позаниматься, сериал посмотреть, маме позвонить…

Кажется, нереально заплатить за всё это оставшимися пятью рублями и нужно больше. Что делать?

Можно уйти на удалёнку и сэкономить на дороге. Можно отобрать 2–3 рубля у сна. Или обнаглеть и работать меньше 8 рублей. Но тут что-то ломается. На сон остаётся только 5 рублей (а на нём лучше не экономить), и это отражается на здоровье. Или босс возмущается, что на работу ты тратишь 6 рублей — а уговор был на 8,5. И на удалёнку не отпустил, то есть 2 рубля так и пропадают в дороге.

Как не крутись, больше 24 рублей не появится. Так что надо научиться управлять тем количеством, что есть.

Мы не замечаем, как растрачиваем день, потому что у нас ну о-о-очень много разных занятий, которые вроде бы не так много времени требуют, но по чуть-чуть скрадывают весь день

1 шаг. Проведи аудит времени

Управление личными финансами начинается с понимания, куда уходят деньги. Берёшь гугл-табличку или приложение для отслеживания финансов и записываешь туда ежедневные траты. Простейший самоконтроль, но он поможет узнать, например, что 30% твоего дохода незаметно уходят на доставку еды или на походы в кафе.

Заметить, куда утекает время, совсем сложно. Здесь тоже придётся записывать траты несколько дней — то есть провести дисциплинированный аудит. Вот, как это сделать:

1. Выдели минимум 2–3 дня на проведение аудита. Нужно получить динамику, одного дня не хватит.

2. Используй электронную таблицу для аудита времени.

3. Поставь таймер на каждый час — например, на 10:00, 11:00, 12:00 и так далее.

4. После срабатывания таймера запиши в строчку времени то, чем занимался в этот час. Если туда попали 10 минут просмотра новых сторис в Телеграме, запиши и их.

❗Временной аудит надо проводить честно. Помни, что ты делаешь это не для начальника, а для себя.

Спустя время у тебя будут таблицы для аудита. Посмотри их, проанализируй тенденции, сделай выводы.

Честный аудит поможет понять, на какие дела разделён твой день

2 шаг. Расставь приоритеты для временных трат

Скорее всего, у тебя куча мечт: выучить новый язык, путешествовать, закончить онлайн-курс, пробежать марафон, больше времени проводить с семьёй — и так далее.

Но когда все дела главные, мозг кипит от количества открытых «вкладок» и теряет контроль. Возникают тревога и мысли: «Не знаю, за что и браться, посижу в новостях пять минут, прикину, с чего начать». И вот пять минут превратились в час, купленный курс так и не открыт, книга пылится на полке, а беговые кроссовки лежат в шкафу. В панике мы хватаемся за дело, уделяем ему 15 минут, а потом переключаемся на следующее. И опять тревога и «решенческий паралич».

Спастись из ловушки «надо-когда-нибудь-сделать» поможет расстановка приоритетов. В идеале их должно быть не больше пяти.

Здесь поможет проведённый аудит. Ты увидишь, на какие дела уходит больше всего сил и времени. Подумай — соответствуют ли они твоим приоритетам? Может, ты хотел бы уделять чему-то больше или меньше времени, чем сейчас?

Например, ты можешь решить, что онлайн-курс точно нужен, потому что там получишь важные для работы знания. И ещё выберешь уделять время спорту. И, конечно, не забудешь о семье и бытовых делах.

Приоритет одних дел означает исключение других. У тебя как было свободных 5 рублей на день, так и осталось. Просто теперь ты точно знаешь, на что их потратить.

Секрет здорового тайм-менеджмента не в том, чтобы успевать всё, а в том, чтобы успевать самое главное тайм-менеджменттайм-менеджмент Select an Image

3 шаг. Рассчитай временной бюджет по приоритетам

Приоритеты выбраны — надо рассчитать, сколько времени в неделю на них можно потратить. Тут снова надо посчитать две вещи — сколько времени есть и сколько из этого ты готов уделять на каждый приоритет.

Вот крайне идеализированные расчёты. Если ты работаешь 8 часов в день и спишь 8 часов (о, счастливчик), то в неделю у тебя есть около 40 свободных часов в будние дни, плюс выходные дни — ещё 16 свободных часов на каждый день. 72 свободных часа!

Но давай не забывать про дорогу, всякие бытовые вещи (помыть посуду, протереть пыль, разговоры с коллегами и семьёй), про прокрастинацию и другие вещи, на которые время тратится незаметно. Посчитаем так, как будто у тебя есть в будни свободных 5 часов, а в выходные — 10 часов. Получается, в неделю свободно 45 часов.

Истина, как всегда, где-то посредине. Мы не знаем, сколько у тебя свободных часов — но ты это наверняка уже плюс-минус понимаешь из проведённого аудита.

Теперь распределяй свободное время по приоритетам. Проще всего начинать планирование времени на неделю, если дело не ежедневное — это более гибкий подход. Например, вот так:

• Проводить время с семьёй — 2 часа в день (14 часов в неделю)

• Тренироваться, чтобы привести себя в форму — 3 часа в неделю

• Пройти онлайн-курс — 5 часов в неделю

• Писать книгу — 2 часа в неделю

• Читать специальную литературу — 3 часа в неделю

Получилось 27 часов. Даже это довольно плотное расписание, хотя свободные часы как будто бы остались. Ну и правильно!

❗Не рассчитывай бюджет «под завязку», всегда оставляй хотя бы 1–2 свободных часа в день. Ты живой человек, который ест, ходит в душ и залипает в соцсетях — и редко вносит эти дела в распорядок дня.

❗Не уделяй планированию слишком много времени. 15 минут на день и час на неделю — более, чем достаточно.

💙 Вот то главное, ради чего вообще стоит перетянуть тайм-менеджмент из работы в личную жизнь. Чтобы успевать не всё, а самое главное!

И тут надо убедиться, что всё не пойдёт наперекосяк. Ну, скорее всего, так и будет, но некий контроль тебе всё-таки доступен. Для этого нужно взяться за распределение бюджета на каждый день.

4 шаг. Используй тайм-блокинг

Ради достижения денежных целей нужно учиться защищать бюджет от непредвиденных трат. А чтобы не тратить попусту время, в дело вступает тайм-блокинг. И его надо применить к каждому дню.

Смысл тайм-блокинга — поделить день на временные блоки, отвести каждый из них под определённое занятие и, собственно, заблокировать время от вторжения других дел. Получится такой классический распорядок дня, где каждому делу соответствует конкретное время.

Тайм-блокинг бывает разной гибкости.

• Если день насыщенный, лучше вносить в расписание даже рутину, как обед или время в дороге.

• Если важно сконцентрироваться на нескольких важных задачах, а остальное время оставить гибким — делай только 2–3 фиксированных блока.

• Если что-то не складывается, можно двигать блоки — только без фанатизма, иначе смысла не будет

Когда ты попробуешь жить по тайм-блокингу пару дней, станет ясно, получается ли, и как в реальности складывается расписание недели. Корректируй и переноси метод тайм-блокинга на всю неделю.

Для тайм-блокинга подходят онлайн-календари (Google, Яндекс), таск-менеджеры (такие как WEEEK) или бумажный ежедневник.

Распланируй день в WEEEK, проставив время на каждую задачу в разделе Дата. Они отобразятся в разделе С промежутком и автоматически отсортируются по порядку.Совет WEEEK

5 шаг. Выжми максимум из временного бюджета

Мы выяснили, что на планы и дела у нас есть ограниченное количество времени. Но из него можно выжать больше, чем кажется.

Делай несколько дел разом с помощью комплектации

Вот эту штуку главное не путать с многозадачностью — когда последовательно переключаешься между несколькими делами. Комплектация — когда делаешь два дела одновременно без ущерба обоим.

Например, смотреть сериал и работать — не очень продуктивно. А вот послушать образовательный подкаст на пробежке или поболтать с мамой, выгуливая собаку, — это подойдёт. Ещё, например, можно смотреть видеокурс, пока моешь посуду, или зайти за продуктами, когда гуляешь с детьми.

Просто оцени, что именно получится совмещать без потери продуктивности. Экспериментируй, совмещая разные варианты занятий.

Фокусируйся на важном, делегируй неважное, автоматизируй

• Чтобы качественно использовать блок времени, от души фокусируйся на задаче в моменте. Включай режим «Не беспокоить» и блокировщики сайтов на телефоне и компьютере, по возможности организуй комфортное и уединённое рабочее место.

• Делегируй то, что можешь. Это применимо к работе и к дому — привлекай партнёра или детей, а может, вообще пригласи клининг, чтобы не заморачиваться.

• Автоматизация отлично экономит время. Можно настроить автоплатёж за мобильную связь или коммуналку — наверняка на эти мелочи уходит больше времени, чем кажется.

6 шаг. Экспериментируй

И всё-таки мы сделаны не из железа. Допустим, ты решаешь вставать пораньше, чтобы выделить временной блок под написание книги или спорт утром. И вместо удовлетворения от реализованного плана — изжога от литров кофе и разбитость вечером.

Вот тут главное не начинай себя ругать и бросать планирование. Если не получилось жить по одному расписанию — попробуй другое. Возможно, тебе лично больше подойдут вечерние блоки под важные занятия или ты поймёшь, что днём нужно делать перерыв на час-полтора для расфокусировки.

Попробуй разные распорядки дня, разные способы комплектации дел — и однажды ты найдёшь свой идеальный день. Тайм-менеджмент нужен не для чёткого контроля каждой минуты, а для осознания того, на что они тратятся.

Выводы, если лень читать статью

Если уже подташнивает от понятия «тайм-менеджмент», я понимаю. Кто эти гиперпродуктивные люди, которые расписывают каждую секунду и непременно всё успевают? А мы всё-таки живые, и невозможно 24 часа в сутки жить по расписанию. Не потому, что ленивые, — а потому что вокруг столько хаоса. Не то, чтобы не стоит пытаться — просто, не впадая в крайности, попробуй упорядочить свой календарь и просто найти время на то, что действительно важно. Вот простые советы:

• Разберись, на что тратишь время

• Реши, на что действительно хочешь его тратить

• Посчитай, сколько времени у тебя есть

• Распредели свободное время по выбранным приоритетам

• Используй техники комплектации (когда делаешь два дела одновременно без ущерба каждому) и тайм-блокинг (когда блокируешь время в календаре под дела)

• Пробуй разные варианты управления временем

Понимаешь? Не пытайся успеть всё и устраивай себе время релаксации и ничегонеделения. Суть — найти время на то, что действительно важно.