Как успеть сделать все? Как выстроить работу эффективно

Все дело в неумении выстроить работу эффективно. А что нужно сделать, чтобы это исправить? Правильно, научиться управлять командой и своим временем. 

Своим опытом в этом вопросе поделился Александр Машков, СМО сервиса по управлению проектами WEEEK, аналитик, маркетолог и редактор. Александр — бывший руководитель направления лидогенерации в EMAILMATRIX и главный редактор «Учебки Лидмашины». Работал с Райффайзенбанком, GreenPeace, Riot Games и другими известными брендами. Так что ему точно есть, что тебе рассказать.

1.  Начнем издалека. Прежде чем приступить к реализации проекта, чем вы руководствуетесь, чтобы результат был высоким?

Для того чтобы проект успешно завершить, нужно уже на начальном этапе четко понимать и цель, и действия, которые необходимы для ее достижения. Лишь после этого нужно начать составлять план, может быть, не с детализацией до дней и часов, но хотя бы в общих чертах. Время на подготовку от проекта к проекту может быть очень разным: от 30 минут до нескольких часов или дней. Сколько времени потребуется на основательную подготовку — столько и нужно на нее тратить. 

2.  Но ведь такая работа может затянуться, а сроки все-таки поджимают. Как быть?

Как минимум, если использовать чужие наработки и специальные системы планирования, — это уже позволит сэкономить время. По крайней мере на этом этапе. Но, если честно, я бы не старался побыстрее его пройти — велик шанс что-то упустить.

А если касаться работы в целом, то экономить время помогает много всего: от таск-менеджеров до правильной расстановки приоритетов. Лично я всем рекомендую для планирования своего времени тайм-блокинг.

3.  Расскажите подробнее про тайм-блокинг?

Тайм-блокинг — практика планирования ваших действий в течение дня с помощью выделения определенных временных «блоков» для выполнения задач и обязанностей. Когда вы детально заполняете свой календарь задачами и делами, другим вещам будет сложнее отнимать ваше время.    

4.  Можете посоветовать приложения, которые выручают вас лично?

Сэкономить время помогают таск-менеджеры. Благодаря им можно меньше времени и сил тратить на контроль задач. Также я пользуюсь тайм-трекерами — они позволяют анализировать «узкие места» в своей работе и искать пути решения. Лично меня выручают эти приложения:

• Things — позволяет записывать задачи, которые приходят в голову и управлять ими.

• WEEEK — позволяет работать над задачами в команде.

• Toggl — позволяет отслеживать и анализировать время

5.   Приложения — это круто. Есть ли литература, которая тоже когда-то помогла правильно организовать рабочий процесс?

На мое восприятие рабочих процессов сильно повлияли книги «Remote» и «Rework» от создателей Basecamp. Книги посвящены принципам построения успешной компании-разработчика. Авторы поставили перед собой задачу — доказать, что удаленная работа выгодна как для работодателя, так и для работника. Их вот прям советую всем и каждому. 

Еще из недавнего мне очень понравилась книга «@удаки под контролем» Джоди Фостер. Я долго работал с токсичными людьми, и эта книга помогла мне научиться с ними взаимодействовать.

6.   Как добиться того, чтобы коллеги в команде делали все эффективно и быстро? Ваш секрет успешной коммуникации.

Нужно собирать вокруг себя людей, которым комфортно с тобой работать, которые находятся с тобой на одной волне, которые горят делом. Только тогда можно говорить о продуктивной командной работе. Заставить себя слушаться, если человек этого не хочет, ты вряд ли сможешь (хотя поначалу может показаться и обратное) — не будешь же ты постоянно пряниками или кнутами мотивировать.

7.  Вернемся к чек-листам: почему они — как раз то, чего не хватает успешному бизнесу?

Любой чек-лист — это способ экономить время, наш самый ценный ресурс. Если люди с опытом аккумулировали свои знания и переработали их в удобный формат — почему бы этим не воспользоваться?

Большой плюс чек-листов не только в том, что человек сразу получит в формате PDF весь накопленный опыт специалистов, но и в возможности быстро проконтролировать ход работы, когда это нужно. Очень часто нам кажется, что мы выполнили все задачи, но позже выясняется, что один несчастный пункт мы/подрядчики не учли. Чтобы таких ситуаций не возникало, удобно под рукой иметь готовые чек-листы для самоконтроля/контроля подрядчиков. Они позволяют отследить и понять, что все сделано четко.