Ирина Невзорова
Кадровые документы

5 главных ошибок в кадровых документах работодателя

Проблемы с кадровым делопроизводством может привести к серьезным последствиям.

1. Отсутствие обязательных документов

В Законодательстве отсутствует список обязательных кадровых и локально нормативных документов, однако исходя из рекомендации и проверочных листов трудовой инспекции можно их выделить:

  • Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;

  • График отпусков;

  • Трудовые книжки и книги по их учету;

  • Табель учета рабочего времени;

  • Штатное расписание;

  • Правила внутреннего трудового распорядка;

  • Положение по обработке персональных данных;

  • Положение об оплате труда и премировании – не обязательные, но рекомендуемые, во избежание спорных ситуаций;

  • Документ об утверждении формы расчетного листка;

  • Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов;

  • Положение об охране коммерческой тайны (если имеется режим коммерческой тайны);

  • График сменности (если в организации применяется сменная работа);

  • Документы, относящиеся к воинскому учету граждан;

  • Приказы (распоряжения);

  • Журналы и книги учета в организации:

-    Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

-    Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

-    Журнал учета противопожарного инструктажа на рабочем месте;

-    Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

-    Журнал регистрации вводного инструктажа;

-    Журнал учета микротравм;

-    Журнал проверок юридического лица органами госконтроля;

  • Документы о проведении специальной оценки труда (СОУТ);

  • Личные дела сотрудников;

  • Должностные инструкции;

2. Отсутствие системы хранения документов;

В любой организации должна быть налажена система хранения документов, а также должен быть назначен ответственный человек.

Должен быть архив документов, для которых предусмотрен обязательный срок хранения на основании Приказа Росархива от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 02.02.2022 № 67095).

3. Отсутствие учета рабочего времени сотрудников;

Табель — это обязанный документ, посредством которого происходит начисление и выплаты заработной платы.

За отсутствие этого документа работодателя могут привлечь к нескольким видам ответственности:

  • за нарушение законодательных о труде;

  • за грубое нарушение правил бухгалтерского учета;

  • за непредставление документов, связанных с уплатой страховых взносов (штраф от 300 рублей — ст. 15.33.2 КоАП).

4. Неправильное определение системы оплаты труда;

Система оплаты труда — правила учета работы и исчисления заработка.

Важно при выборе учитывать, что сотрудники, выполняющие работы одной квалификации и в сходном объеме, должны получать равную оплату за труд (ч. 2 ст. 3, абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

 Виды систем оплаты труда:

  • Повременная (заработная плата рассчитывается за отработанное время по окладу или тарифной ставке);

  • Сдельная (заработная плата зависит от объема выполненной работы: сдельные расценки за единицу продукции умножают на количество произведенной продукции);

  • Смешанная (повременно-сдельная) — нужно учитывать особенности оплаты труда по каждой из составляющих ее систем — как повременной, так и сдельной систем оплаты труда.

5. Несвоевременное ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами

За несоблюдение требований ч. 3 ст. 68 ТК РФ (не ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью) работодатель может быть привлечен к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. 

Начать дискуссию