Автоматизация учета

5 причин, почему не «взлетает»: что мешает бизнесу внедрять автоматизацию

Разбираем популярные ситуации, которые отделяют малый и средний бизнес от роста доходов, повышения удобства работы и прозрачности для клиентов.
5 причин, почему не «взлетает»: что мешает бизнесу внедрять автоматизацию

Привет! На связи Алексей Шевченко, команда Okdesk.

Автоматизация — это хорошо, большинство компаний об этом знают.

Но если знают, то почему так упорно держатся за старые, зачастую неэффективные методы работы? Что мешает вырваться из цепких лап Excel, почты и десятков (а то и сотен) чатов в Telegram/WhatsApp?

Причём часто собственник или руководитель понимают, что работать по-старому уже не вариант, и для успешного роста (иногда и выживания) компании нужно менять методы работы.

Но что-то мешает.

Собственные страхи, саботаж со стороны сотрудников, банальное осознание сложности процесса — всё это порой становится непреодолимой пропастью между компанией и новым, удобным и эффективным форматом работы.

Повод ли это опускать руки и отказываться от внедрения? Конечно нет!

Тем более что мы с вами и готовы помочь. У нас за плечами 20+ лет разработки и внедрения help desk / service desk систем в бизнесах разного масштаба, так что мы знаем наверняка, с какими проблемами вы можете столкнуться.

А знание потенциальных преград — это уже половина решения 😉

Статья написана на примере help desk систем, но причины, описанные тут, актуальны для любой другой системы автоматизации.

Что мешает внедрять

  • сложно;

  • сопротивление сотрудников;

  • боязнь изменений;

  • некому внедрять;

  • нет реальной заинтересованности руководства.

Сложно

Главная причина, по которой компании отказываются от внедрения.

Почему так?

Потому что в сложившихся процессах большинства сервисных компаний царит беспорядок.

Попытка «натянуть» help desk систему поверх этого беспорядка заканчивается либо полным провалом (кидают на полпути), либо автоматизированным беспорядком. Сам беспорядок никуда не исчезает.

Как решить это «сложно»?

Начните с малого. Перед внедрением уделите время текущим процессам. Распишите, кто у вас сейчас за что отвечает, как устроено распределение заявок и т. д.

Условная схема:

Если у вас будут такие схемы перед глазами, вам будет легче понять, какие изменения в процессах нужны для успешного развития компании. Сделать такие схемы можно в любой удобной для вас программе/сервисе:

  • Miro (онлайн);

  • Xmind (локально);

  • Microsoft Visio (локально).

Не бойтесь изменений.

Начинайте с самого простого и постепенно переходите к более сложным и длительным изменениям в процессах.

Сопротивление сотрудников

Ещё одна популярная проблема.

«Нас будут ещё больше контролировать», «Сейчас внедрят и поувольняют половину» — эти и другие страхи составляют основу сопротивления. Есть ещё халтурщики, но о них чуть позже.

Как преодолеть сопротивление и снять опасения сотрудников?

Источник: https://kolybanov.livejournal.com/25181808.html

Убедите людей, что изменения пойдут им на пользу. Давайте на примерах.

  • Больше премия. С внедрением help desk системы появится понятная система мотивации, а автоматизация рутины даст возможность делать больше полезной работы: больше полезной работы = больше премия.

  • Меньше нудной рутины. Никому не нравится пустая трата времени на нудную работу, а рутины бывает много. По данным hh.ru, у 37% россиян рутина забирает до четырёх часов в день! Help desk как раз избавит людей от нудятины и даст возможность заниматься действительно полезной работой.

  • Стабильность. С ростом эффективности сотрудников будет расти эффективность компании. Чем лучше финансовое состояние компании, тем всё стабильнее для её сотрудников! Меньше шансов потерять работу, индексация зарплаты. В текущих реалиях работать в стабильной компании — огромное преимущество. Донесите это до людей.

  • Защита от неадекватов. Расскажите сотрудникам, что с help desk появится прозрачная история общения, а значит, в случае конфликтных ситуаций будет легко разобраться и при необходимости защитить сотрудника от нападок со стороны клиента.

  • Удобство. Вместо бумажек, переключения между разными системами/чатами всё будет в одной системе. Нужно посмотреть клиентов? Пожалуйста. Посмотреть историю по заявке или оставить комментарий к ней? Легко. Поверьте, удобство работы важно для большинства сотрудников.

Подытожив, поймёте, что у вас есть следующие рычаги воздействия: деньги, стабильность, удобство.

Теперь про халтурщиков.

Их ваши рассказы о преимуществах (особенно о прозрачности) не убедят, а даже наоборот заставят ещё больше саботировать внедрение. Причина простая: система не даст больше халтурить, а значит, могут попросить на выход.

Как бороться с такими? Во-первых, убедиться, что они и вправду халтурят. Во-вторых, всё же попытаться убедить в пользе системы и для них (доход, удобство). Если ничего не поможет, то, скорее всего, вам придётся расстаться с этим сотрудником.

Боязнь изменений

Этот пункт связан с двумя предыдущими.

Устоявшиеся процессы действительно сложно менять, но если вы хотите зарабатывать больше, быть более устойчивой компанией, то изменения необходимы. Иначе в ближайшей перспективе (1—2 года) компанию может ждать закрытие.

Клиенты будут недовольны

Часто у сервисных компаний есть уверенность, что клиенты отторгнут всё новое. А значит нет смысла запускать проект или, наоборот, запущенный проект доводить до конца.

Поверьте нашему опыту: в 80% случаев клиенты только ЗА появление help desk системы. Ведь они получают удобные способы регистрации заявок и прозрачность, которой зачастую не хватает.

Кроме того, никто не мешает вам «продать» новую систему клиентам так же, как вы «продали» её сотрудникам. Объясните клиентам преимущества новой системы (удобство, более быстрое и качественное решение заявок, прозрачность), и забудьте об их недовольстве.

Реорганизация

Отличный пример — сервисная компания, где обслуживанием занимаются не 2–3, а 10 и более человек.

При таких масштабах, во-первых, уже имеется большой поток заявок, во-вторых, чёткая градация людей и по компетенциям, и по оплате. Реорганизация службы поддержки подразумевает выделение первых, вторых, третьих линий, изменение взаимодействия с подрядчиками и много всего прочего.

Решается это поэтапным внедрением начиная с самого простого.

Оцените, где вы находитесь сейчас, как у вас устроена работа, что где хранится, кто за что отвечает. Понимание текущей ситуации позволит составить эффективный план внедрения help desk системы.

Некому внедрять

Это, конечно, чаще не препятствие, а отговорка.

Посудите сами: кто откажется от внедрения системы, зная, что уже через 3—4 месяца она окупит вложения в себя и начнёт генерировать (косвенно, конечно — это ж не акции или вклад) дополнительную прибыль за счёт роста выработки и сокращения расходов?

Правильно, никто. Ну или почти никто.

Давайте на конкретных цифрах.

Допустим, у вас 10 сотрудников, и каждый тратит на рутину по семь часов в месяц. Суммарно это 70 часов.

При часовой ставке 1500 руб. вы теряете на рутине 105 000 руб. /мес. , или 1 260 000 руб. в год! Но эти потери легко устранить с помощью help desk.

Простая арифметика: избавляемся от 80% рутины, экономим ~1 000 000 руб. /год; вычитаем вложения в систему и получаем экономию на рутине около 850 000 руб. в год.

То есть только за счёт рутины вы уже можете экономить сотни и сотни тысяч рублей. Добавьте к этому рост выработки сотрудников, продажи допуслуг клиентам, и выгода от внедрения будет измеряться миллионами!

Точно некому внедрять? 😉

Нет реальной заинтересованности руководства

Да, такое тоже бывает.

Инженеры или руководители отделов руками и ногами за внедрение, а собственники и высшее руководство не горят желанием тратиться на какую-то там систему.

Логика у них такая: «А зачем нам что-то тратить? Я и так вынимаю из бизнеса ХХХ ХХХ рублей в месяц, к чему мне какие-то дополнительные траты? У нас в компании и так всё хорошо».

Бывает, что в компании действительно всё хорошо. Например, она монополист или сидит на госзаказах, и эффективность работы там далеко не на первом месте.

Но для 70–80% остальных эффективность — ключ к долгому и сытому существованию компании.

Если вы собственник или директор, то должны это понимать.

Если вы линейный сотрудник, который заинтересован в удобстве и качестве своей работы и, как следствие, росте дохода, то вам потребуется «продать» решение руководству.

Сделать это можно с помощью нехитрого расчёта, который мы приводили выше. Также вы можете посчитать на реальных данных, которые у вас есть. Это будет даже эффективнее, ведь покажет истинную финансовую картину.

Как быть?

Осознать и принять возможные сложности и внедрять автоматизацию 🙂

Как говорится, глаза боятся, а руки делают.

Если коротко, то для успешного внедрения вам нужно сделать следующие шаги:

  1. Определите цели.

  2. Опишите схемы движения заявок.

  3. Подготовьте сотрудников к нововведениям.

  4. Назначьте внутри компании ответственных.

  5. Внесите сотрудников, клиентов, договоры.

  6. Настройте приём заявок.

  7. Сформулируйте KPI для сотрудников.

  8. Настройте сбор обратной связи.

  9. Внедряйте поэтапно!

В следующей статье мы подробно распишем каждый пункт из списка выше, так что у вас будет пошаговая инструкция — берёшь, применяешь, получаешь результат.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram, где мы рассказываем о своей внутрянке, делимся экспертизой по развитию сервисного (и не только) бизнеса и смешно шутим.

Информации об авторе

Этот пост написан блогером Трибуны. Вы тоже можете начать писать: сделать это можно .

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 4 200 ₽ 15 950 ₽

📊 Работа с ЭДО
Легко настроите самые используемые системы ЭДО в компании
💰 4 200 ₽ 15 990 ₽

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 4 200 ₽ 19 900 ₽

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


Похожие материалы

Плата за поручительство перед банком облагается страховыми взносами

Если человек выступает поручителем перед банком по кредиту компании, то на вознаграждение за такое поручительство надо начислять страховые взносы.

За два дня самозапрет на оформление кредита подключили почти 2 млн человек

Средний возраст пользователей, которые установили самозапрет на Госуслугах, — 53 года.

НДФЛ

Ремонт в квартире не уменьшает базу по НДФЛ при ее продаже

При продаже квартиры для НДФЛ можно учесть расходы на ее покупку, но не на ремонт.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
АУСН

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

До 5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить в ИФНС сведения за февраль 2025 года.

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

За выращивание лососевых рыб будут давать государственные субсидии

Предпринимателям, которые выращивают красную рыбу, возместят расходы на питомники, помещения и оборудование.

УСН

Доход ИП от продажи имущества идет по УСН, если оно для бизнеса и в ЕГРИП есть нужные коды ОКВЭД

Доходы от деятельности, подпадающей под вид деятельности, заявленный ИП в ЕГРИП, признаются доходами, полученными от предпринимательской деятельности.

Благотворительное пожертвование для ИП

Подскажите, пожалуйста, как будет верно. Ип на УСН Д6, занимается курсами робототехники для школьников, планирует сопровождать команду на соревнования. Оплатить...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Так на какие статьи в письме ссылаются? Гранты есть в пп.14 п.1 ст.251 НК, даже если её применить к ИП, то никак не получается. Потому что ООО...

Читать полностью

Елене Блиновской дали реальный срок за уклонение от уплаты налогов, отмывание денег и незаконный оборот средств платежей. 🙅‍♀️«Ночной бухгалтер» № 1882

Блогеру Елене Блиновской дали срок пять лет колонии общего режима и штраф в 1 млн рублей. В течение 4-х лет ей запретили заниматься коммерческой деятельностью.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Банкротство

Кабмин начал реформировать процедуру банкротства

Правительство уточнит, когда должны появляться сведения в реестре о банкротстве, а также даст участникам СВО право обращаться за внесудебным банкротством.

⚡️ Итоги дня: ЦБ будет искать сообщник мошенников среди сотрудников банка, а по воскресеньям могут запретить продажу алкоголя

Подготовили обзор главных событий дня — 3 марта 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

6
Обучение для бухгалтеров

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Сегодня, 3 марта, крайний срок сдачи уведомления по ЕНП на НДФЛ за период с 23.02.2025 по 28.02.2025. Рассказываем, какие изменения 2025 года надо учесть, чтобы сдать отчет без ошибок.

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Весенняя акция к 8 марта! Онлайн-курсы по 4 200 рублей

Пока мужчины выбирают тюльпаны и мимозы, мы решили собрать букеты, которые никогда не завянут и будут всегда радовать. Составьте свой букет знаний из онлайн-курсов со скидкой! До 4 марта вы можете купить самые свежие онлайн-курсы по 4 200 рублей. Поторопитесь — букеты разбирают на глазах!

Для налога на имущество по объекту общепита учитывают всю его площадь

Налогом на имущество по кадастровой стоимости облагаются помещения, назначение, разрешенное использование или наименование которых по ЕГРН или документами технического учета предусматривает размещение офисов, торговых объектов, объектов общепита и бытового обслуживания либо которые фактически используются для этих целей.

Проверки

Отели должны получить свидетельство о классификации до 1 сентября

Сайты для туристов не смогут публиковать информацию о гостиницах и других средствах размещения, которые не получили классификацию.

Отпуска

Минтруд объяснил, потеряет ли сотрудник стаж для отпуска при смене должности

Отработанное время будут учитывать при переходе на новую должность, но только у того же самого работодателя. Если устроиться в другую компанию, то отпуск придется «заработать» заново.

Рестораторов пока что не будут наказывать за несоблюдение новых правил работы с ККТ

Чтобы кафе могли печатать чеки до расчета с клиентом, нужно перенастроить программу, но обновления еще не прошли тесты. Поэтому ФНС пока что не будет штрафовать предпринимателей за неправильную работу с кассой.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

Сотрудник купил билет на субботу, при этом согласно приказу командировка начиналась с понедельника. Компания ему возместила расходы, но СФР стал настаивать на уплате взносов на травматизм. Суд встал на сторону компании и признал требование фонда необоснованным.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

При возврате импортированного товара будет ставка НДС 0% как при экспорте

При ввозе товаров из стран ЕАЭС надо заплатить таможенный НДС. Но если товар оказался бракованным, после его возврата надо скорректировать декларацию и заявление о ввозе, убрав оттуда возвращенный товар. Для товара надлежащего качества это правило не работает.

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Появление отметки о недостоверности директора в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) — что это значит, чем это грозит и какие шаги следует предпринять?

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Владельцев квартир обяжут делиться информацией об арендаторах

Для безопасности жителей многоквартирного дома собственников могут обязать сообщать в МВД и управляющие компании о сдаче жилья в аренду.

3

Интересные материалы

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами

Если ООО заключает договор для предоставления услуг с помощью собственного ПО, то нужно учесть нюансы уплаты НДС при электронных услугах. Разбираемся, кто исчисляет и уплачивает НДС и что будет с налогом на доходы.

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами