Электронные подписи

Какие есть виды подписи и в чем их отличия

Рассказываем, в чем отличие бумажного документооборота от электронного, какие виды электронной подписи существуют в России, чем они отличаются друг от друга и как внедрить этот инструмент в бизнес-процессы.
Какие есть виды подписи и в чем их отличия

Бумажный документооборот: преимущества и недостатки

Рукописная подпись – самый традиционный вид подписания документов.

Преимущества:

  • Лично ставите подпись под документом.

  • Не пытаетесь разобраться в новых технологиях.

Недостатки:

  • Трата времени и средств. Чтобы подписать договор с клиентом или сотрудником, в случае использования рукописной подписи вам необходимо сначала распечатать его в двух и более экземплярах в зависимости от количества сторон и подписантов, а затем передать при личной встрече или с курьером. Обычно это занимает много времени и финансово затратно. Подписанные документы необходимо хранить как минимум 5 лет, а значит вам потребуется отдельный архив и сотрудник, который будет им заведовать.

  • Порча или утеря документов. Бумажные документы имеют свойство мяться и пропадать.

  • Незащищенность. Некоторые ошибочно полагают, что рукописная подпись – это самый надежный способ подписания документов. Давайте представим ситуацию: злоумышленник подсмотрел, как выглядит подпись генерального директора крупной фирмы, и хочет подписать договор от его имени в свою пользу. Что ему для этого потребуется? Всего лишь шариковая ручка и немного практики. Безусловно существует почерковедческая экспертиза, однако опытный мошенник способен обмануть даже ее.

Как видите, недостатков у рукописной подписи достаточно. Тем не менее существуют документы, которые можно подписать только от руки. В основном они относятся к «Трудовому кодексу»: например, журнал о прохождении инструктажа по охране труда или акт о несчастном случае, произошедшем на производстве. Во всех остальных случаях более удобным и безопасным вариантом подписания документов станет электронная подпись (ЭП).

Документооборот с разными видами электронной подписи

Преимущества:

  • Подписать документ при наличии электронной подписи можно из любой точки мира.

  • Усиленная электронная подпись создается с помощью криптографии, алгоритмы которой невозможно взломать.

  • Документ не подлежит изменению после подписания. Так подписанты могут быть уверены в неизменности подписанного документа и доверять друг другу. При внесении в электронный документ малейшей правки математическая связь будет нарушена и подпись станет недействительной.

  • Злоумышленников в сфере электронной подписи можно оперативно найти по “цифровым следам”.

Недостатки:

  • Довольно новые технологии, требующие соблюдения определенных правил применения.

  • Нарушение техники безопасности может привести к успешной реализации схем злоумышленников.

  • Простая электронная подпись – наиболее уязвимый вид. В отличии от усиленных ЭП, простая не гарантирует неизменность документа после подписания.

Главное отличие электронной подписи от рукописной – возможность подписывать документы без бумаги. Это не только удобно, но и экологично. Делая выбор в пользу электронного документооборота, вы избавляетесь от бесконечной бумажной волокиты, экономите деньги и время: свое и своих клиентов.

В Российском законодательстве есть 3 вида ЭП. В таблице ниже отразили их основные сходства и различия.

Сравнение ПЭП, УНЭП и УКЭП. Часть 1
Сравнение ПЭП, УНЭП и УКЭП. Часть 2

Как видно из таблицы, ПЭП проще всего в использовании, но не подходит для большинства важных документов, тогда как возможности усиленных видов электронной подписи (УНЭП и УКЭП) гораздо шире. УКЭП необходим для подписания документов при взаимодействии с госструктурами. А УНЭП – золотая середина всех видов подписи. Она поможет закрыть 95% рутинного документооборота бизнеса, решение надежно, так как создается с помощью криптографии, а выпустить ее можно онлайн в мобильном приложении с помощью верифицированной учетной записи на Госуслугах.

Преимущества усиленных видов ЭП

  • Безопасность

Усиленные виды ЭП создаются на базе системы криптографической защиты информации (СКЗИ), благодаря чему их невозможно взломать или подделать – в отличие от рукописной подписи или ПЭП. Так, например, для взлома ПЭП злоумышленник может применить метод брутфорс и достаточно быстро подобрать ваши логин и пароль. В случае же усиленных видов ЭП на это у него ушло бы примерно 10 000 лет.

  • Уверенность в том, кто и когда подписал документ

ПЭП не гарантирует, что именно вы ввели код из СМС для совершения покупки. В последнее время очень часто дети, играя с телефоном родителей, совершают случайные и необдуманные покупки. Так может произойти и случайное подписание важного документа, которое приведет к негативным последствиям. При использовании усиленных видов ЭП вы можете быть уверенным в том, кто подписал документы. Помимо основных данных о владельце сертификата и сроке его годности, в усиленных видах ЭП содержится также метка доверенного времени – информация о том, когда именно документ был подписан. Благодаря этому проверить подлинность ЭП на документе можно даже через 50 лет. Сделать это можно в специальных онлайн-сервисах, на портале Госуслуги, в УЦ или у нотариуса.

  • Гарантия целостности подписанного документа

Только усиленные виды ЭП гарантируют неизменность документа после его подписания – при внесении малейших изменений документ становится недействительным из-за разрыва математической связи электронной подписи с документом.

  • Юридическая значимость

Электронная подпись юридически значима по закону, просто для УКЭП вам ничего не надо делать дополнительно (она приравнивается к собственноручной подписи), а перед использованием УНЭП или ПЭП необходимо дополнительно подписать соглашение о признании. Но в современных сервисах этот документ вшит в пользовательское соглашение, например, если все стороны документооборота используют определенный сервис, дополнительно подписывать ничего не нужно. Подпись будет легитимна в соответствии с пользовательским соглашением о признании УНЭП в рамках сервиса.

  • Широкая сфера применения

Усиленные виды ЭП подходят для большинства документов. Исключение составляют те, что можно подписать только от руки, но их список невелик и касается в основном «Трудового кодекса» или допуска к гостайне.

Какой из усиленных видов ЭП выбрать и как интегрировать в свои бизнес-процессы

Выбор ЭП зависит от ваших целей и потребностей. Если вам регулярно приходится иметь дело со счетами-фактурами или отправлять документы в государственные органы, для этого понадобится УКЭП. Если вы хотите облегчить взаимодействие с клиентами и сотрудниками, подписывая документы удаленно, но при этом юридически значимо, выбирайте УНЭП. Она стоит дешевле, не менее безопасна, чем УКЭП, а выпустить ее можно онлайн за 2 минуты, не отрываясь от рабочих процессов.

Перед тем, как внедрить новый инструмент, рекомендуем проанализировать текущие расходы на документооборот, чтобы наглядно понимать, зачем вам это нужно. Сюда входят не только расходы на бумагу, как многие ошибочно думают, но также затраты на курьерские услуги, архивное хранение документов и содержание штата сотрудников, которые за них отвечают. Посчитайте, сколько вы сможете сэкономить, перейдя на электронный документооборот.

Следующий шаг – выбор сервиса ЭП. Рекомендуем отдавать предпочтение сервисам, в которых ключи ЭП не извлекаются – это более безопасно.

ЭП может храниться на разных носителях – об этом также стоит подумать заранее. Наиболее современный вариант – мобильное приложение. Это удобно, поскольку смартфон надежно защищен паролем и всегда под рукой, а значит подписать документы можно будет всего за пару секунд, где бы вы ни находились.

Выводы

Сегодня большинство российских компаний стремится автоматизировать свои бизнес-процессы и переходит на электронный документооборот. По-прежнему есть сферы, в которых без бумаги не обойтись, однако их список крайне мал. В остальных случаях ЭП позволяет не только ускорить, но и качественно улучшить взаимодействие с клиентами, сотрудниками и подрядчиками. Это особенно актуально, когда большинство сотрудников работает удаленно, либо вы сотрудничаете с поставщиками из других регионов. Отдавайте предпочтение усиленным видам ЭП (УНЭП и УКЭП), которые защищены криптографией, и соблюдайте правила безопасности, не передавая свою ЭП третьим лицам.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы узнать больше об электронной подписи.

🌟 Освойте новые навыки для карьерного роста!

🔥 Главный бухгалтер на УСН – Освоите бухгалтерский и налоговый учет по новым правилам УСН Цена: 7 900 ₽

🔥 Бухгалтер с нуля – Станете бухгалтером-универсалом и получите диплом проф. переподготовки Цена: 9 900 ₽

🔥 Управленческий учет и финансы в 1С: УНФ – Автоматизируйте управленческий учет с 1С: УНФ. Цена: 6 900 ₽

🚀 Начните обучение и получите полезные материалы!

Посмотреть каталог

Начать дискуссию


Чем занимается финменеджер и чему учиться, чтобы занять эту должность

Финансовый менеджер — это специалист, который помогает руководителю следить за благополучием бизнеса, управлять доходами и инвестициями. Такой помощник всегда в цене, так что если ваша цель на 2025 год — получить повышение и выйти на более высокий доход, то пора осваивать новые инструменты и погружаться в профессию финансового менеджера.

Чем занимается финменеджер и чему учиться, чтобы занять эту должность

НДС в 2024-2025 году: самые важные письма ФНС и Минфина. Обзор для бухгалтера

Собрали для вас краткую сводку по разъяснениям Минфина и ФНС по НДС. Сохраняйте и пользуйтесь.

НДС в 2024-2025 году: самые важные письма ФНС и Минфина. Обзор для бухгалтера
1

Чек-лист для бухгалтера: пять главных изменений по зарплате, НДФЛ и страховым взносам с 1 января 2025 года

С 1 января 2025 года в силу вступит множество изменений по разным участкам. Удержать все в голове невозможно, поэтому мы выбрали самые важные нововведения по зарплате и составили для вас чек-лист, который поможет адаптироваться к новым правилам и не сойти с ума от стресса и паники в первые рабочие дни нового года.

Чек-лист для бухгалтера: пять главных изменений по зарплате, НДФЛ и страховым взносам с 1 января 2025 года

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Изменения в уголовном законодательстве, касающиеся военной службы

Недавно были внесены значительные изменения в уголовный кодекс РФ, которые усиливают ответственность за преступления, связанные с военной службой.

Незаконное возмещение НДС

Узнайте о незаконном возмещении НДС: уголовная ответственность и актуальная судебная практика. Подробное руководство по последствиям таких действий и примеры из судебной практики для осознания рисков.

Незаконное возмещение НДС

Что нужно сделать перед составлением годовой отчетности. Часть 1. «Учетная политика. Субъекты МСП»

Добрый день, коллеги. Сегодня хочу начать серию статей, в которой буду рассказывать, что нужно сделать перед составлением годовой отчетности. Будем рассматривать каждый этап подготовки отдельно и подробно.

Продажа земли

Здравствуйте,подскажите пожалуйста при продаже земельного участка одной организацией другой, сумма продажи составляет балансовая стоимость или кадастровая.Если кадастровая...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

При УСН учитывается в расходах покупка амортизируемого имущества, а земля не амортизируется. Поэтому покупку земли при упрощенке принять в расходы...

Читать полностью

⚡ Получите курс повышения квалификации «Бухгалтер маркетплейса» в подарок!

Маркетплейсы признаны самой перспективной нишей для карьерного развития бухгалтера в 2025 году. Это надежный источник дополнительного дохода и отличный вариант для перехода на аутсорс — на эти услуги всегда будет высокий спрос и минимальные риски. Только сегодня, 24 декабря, вы можете получить курс «Бухгалтер маркетплейса» бесплатно!

⚡ Получите курс повышения квалификации «Бухгалтер маркетплейса» в подарок!
Обзоры для бухгалтера

Что смотреть бухгалтеру в Новый год? Часть 4. Заключительная. Мультфильмы

Рабочий год вышел на финишную прямую, а я заканчиваю делиться своей подборкой новогоднего кино. И сегодня настала очередь новогодних мультфильмов.

Что смотреть бухгалтеру в Новый год? Часть 4. Заключительная. Мультфильмы
3

В Москве назвали лучших участников образовательного проекта для начинающих предпринимателей

В Российском биотехнологическим университете (Университет РОСБИОТЕХ) состоялась торжественная церемония награждения слушателей двухмесячного интенсива для начинающих предпринимателей — «БизнесКап. Кофейня с нуля». На протяжении трех месяцев слушатели получали знания от профессионалов отрасли, а авторы лучших идей получили персональные предложения от организаторов мероприятия. 

В Москве назвали лучших участников образовательного проекта для начинающих предпринимателей

Бизнес-завтрак Ассоциации «РОСЭУ» и МТС

18 декабря состоялся бизнес-завтрак «ЭДО Культура», организаторами которого выступили Ассоциация «РОСЭУ» и МТС. Участники рынка электронного документооборота в интерактивном формате обсудили актуальные вопросы архивного хранения электронных документов.

Бизнес-завтрак Ассоциации «РОСЭУ» и МТС

Расходы на крипту, УСН на маркетплейсе, налог на прицеп в обзоре разъяснений Минфина

Обзор позиций Минфина России по налогам за ноябрь 2024.

Самозанятые

Как привлекать самозанятых без рисков и штрафов: памятка для заказчика

Привлечение самозанятых — удобный способ взаимодействия с квалифицированными специалистами для ИП и ООО. Предприниматель может подключить к работе исполнителя с минимальным пакетом документов и при этом не платить за него страховые взносы и НДФЛ. Однако при сотрудничестве с самозанятыми ИП и компании должны знать несколько правил, чтобы не нарушить закон при их приеме на работу. 

Как привлекать самозанятых без рисков и штрафов: памятка для заказчика

С 16 декабря ВТБ планирует снизить комиссию на переводы в Китай

Детские пособия в 2025 году: что изменится, кто может получить

Разовые выплаты на ребенка и ежемесячные пособия изменятся в 2025 году. Рассказываем, кому они будут положены, и какой будет порядок получения. 

Детские пособия в 2025 году: что изменится, кто может получить
Налоговые проверки

40 миллионов доначислений и разборки с ФНС: к чему может привести путаница в номенклатуре и учете расходов

Рассказали истории клиентов, которые не учли сложности учета товаров и списания расходов.

40 миллионов доначислений и разборки с ФНС: к чему может привести путаница в номенклатуре и учете расходов

Налог на вклады в 2025 году: сколько и когда платить

Минфин прогнозирует поступления от налога на доходы по банковским вкладам в бюджет на 2025 год в размере 251,49 млрд. Это в два раза больше, чем в 2024 году. В 2026 году планируется собрать в 262,14 млрд, а в 2027 — 173,34 млрд. Такой рост связан с динамикой ключевой ставки.

Налог на вклады в 2025 году: сколько и когда платить

Какие изменения ожидают в 2025 году тех, у кого есть банковские карты и счета

Наличие банковской карты или счета сейчас больше необходимость, нежели роскошь. А чем шире область применения банковских услуг, тем чаще она требует новых правил регулирования. И 2025 год, еще не наступив, уже припас для банковских клиентов несколько важных законов.

Какие изменения ожидают в 2025 году тех, у кого есть банковские карты и счета
Проверки ККТ

Как контролировать ошибки по чекам, кассам и избежать проверок ФНС в 2025 году

Налоговые инспекторы проверят бизнес, если в отношении его сработали индикаторы рисков. Срок проверки продлили до 10 дней — за это время могут «всплыть» серьезные нарушения. Рассказываем, как избежать ошибок и исправить нарушения в сфере ККТ.

Как контролировать ошибки по чекам, кассам и избежать проверок ФНС в 2025 году

Как минимизировать налоговую нагрузку при работе с криптовалютами

С развитием криптовалют все больше инвесторов и трейдеров сталкиваются с вопросом налогообложения. В разных странах криптовалютные активы облагаются по-разному: в некоторых их приравнивают к имуществу, в других – к валютным активам. Это означает, что каждый владелец криптовалют должен понимать, как снизить налоговую нагрузку, оставаясь в рамках закона.

Интересные материалы

ВЭД

Как оплатить за товар производителю в Китай

Международная торговля с Китаем является ключевым направлением для многих российских компаний, особенно в сферах, связанных с поставкой запчастей, деталей и других производственных компонентов. Тем не менее, оплата товаров китайским производителям зачастую сталкивается с трудностями из-за валютных ограничений и санкционных ограничений. Oplatym.ru предлагает решения, позволяющие легко и безопасно оплачивать поставки, используя современные инструменты, включая Alipay и WeChat Pay.

Как оплатить за товар производителю в Китай