Какие документы можно подписать электронной подписью

Российское законодательство выделяет простую электронную подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную электронная подпись (УНЭП) и усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Все они выступают цифровым аналогом собственноручной подписи. При этом они отличаются  друг от друга своей архитектурой и возможностями. Остановимся подробнее на каждом виде электронной подписи.

ПЭП представляет собой комбинацию цифровых данных, подтверждающих какое-либо действие пользователя. В отличие от усиленных видов электронной подписи, ПЭП создаётся без использования средств криптографической защиты информации (СКЗИ). Такая ЭП представляет собой, например, код из СМС или связку логина и пароля. Отсутствие криптографии делает ПЭП уязвимой перед хакерскими атаками и внесением односторонних правок в документ после его подписания. Именно поэтому мы не рекомендуем использовать ПЭП для ведения документооборота. Оптимальная сфера её применения – подтверждение базовых действий пользователя, например:

• вход в личный кабинет при вводе логина и пароля;

• получение онлайн-заказа по коду из СМС;

• подтверждение согласия на обработку персональных данных при проставлении отметки в соответствующем поле.

Для ведения документооборота лучше использовать усиленные виды электронной подписи – УНЭП и УКЭП.

УНЭП подходит для большинства документов, с которыми компании и предприниматели имеют дело каждый день. Она так же как и УКЭП защищена криптографией, но процедура её получения гораздо проще, а стоимость – ниже. УНЭП можно выпустить онлайн с помощью верифицированной учётной записи на Госуслугах или очно в удостоверяющем центре (УЦ). Для придания юридической значимости документам, подписанным УНЭП, необходимо заключить соглашение о признании такого вида подписи с другими участниками документооборота. В сервисах УНЭП от Sign.Me этого делать не придётся – пункт о взаимном признании такой электронной подписи уже содержится в пользовательском соглашении, при условии ее использования всеми подписантами.

С помощью УНЭП можно подписывать:

• договоры и соглашения;

• акты;

• сметы;

• закрывающие документы (кроме счетов-фактур);

• административные, кадровые документы и многое другое.

Что нельзя подписывать УНЭП:

• документы, подлежащие передаче в госорганы;

• документы, для которых законодательно установлено собственноручное подписание. Например, журнал прохождения инструктажей по охране труда, приказ об увольнении работника и акт о несчастном случае на производстве. Однако такие документы подписываются реже, чем договоры, заявления, акты и закрывающие документы, для которых можно использовать ЭП. 

УКЭП – вид подписи, к которому предъявляются самые строгие законодательные требования. Поэтому УКЭП автоматически приравнивается к собственноручной подписи и подходит для подписания документов, которые передаются в государственные реестры. Выпустить её можно только при личной встрече с представителем УЦ, аккредитованного Минцифры. Во время встречи представитель УЦ или его доверенное лицо сличает фотографию из оригинала паспорта с внешностью заявителя, получает его данные и проверяет их через государственную систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). После успешной идентификации личности на имя заявителя выпускается усиленная квалифицированная электронная подпись.

При помощи УКЭП можно:

• зарегистрировать права на недвижимость в Росреестре;

• подать документы в ФНС или судебные органы;

• взять кредит под залог недвижимости;

• подписать счета-фактуры и многое другое.

Что нельзя подписывать УКЭП:

• документы, для которых законодательно установлено собственноручное подписание (о них мы уже рассказали выше).

ПЭП не подходит для документооборота: это наиболее уязвимый вид электронной подписи, который создаётся без применения криптографии, а документ, подписанный ПЭП, может быть изменён задним числом. Такую подпись желательно использовать только для подтверждения базовых действий, например, входа в личный кабинет. УНЭП и УКЭП идеально подходят для документооборота, поскольку они защищают документы криптографией, которая гарантирует защиту ЭП от взлома и невозможность внесения изменений в документ после подписания. УКЭП имеет более сложный пользовательский путь и более высокую цену по сравнению с УНЭП, поэтому если у бизнеса нет необходимости подписывать документы УКЭП, то УНЭП – золотая середина. С её помощью можно подписывать рутинные документы, а выпустить УНЭП можно онлайн всего за несколько минут.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы узнать больше об электронной подписи.