Виды записок на работе: какие бывают и зачем нужны

Записки на работе — это информационно-справочные документы, с помощью которых сотрудники обмениваются информацией внутри компании. Начнем с того, что записки, с которыми приходится сталкиваться в процессе трудовой деятельности, принято разделять на несколько видов:

• Докладная — содержит сведения о каких-либо ситуациях, вероятнее всего негативных, возникших в компании.

• Пояснительная. Информирует других лиц о внутренних процессах, происходящих в компании.

• Объяснительная. В ней человек описывает причины возникновения какой-либо ситуации, проблемы, нарушения.

• Аналитическая. В документе содержатся итоговые данные по исследованию того или иного вопроса, некий отчет.

• Материальная. В ней сотрудник обозначает необходимость приобретения чего-либо, например, оргтехники. То есть просит работодателя выделить на это средства или закупить нужные предметы.

Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Как правило, такие документы можно разделить на два вида: оправдательная записка и описывающая действия других людей (например, коллег). В первом случае работнику необходимо в письменном виде объяснить, почему он поступил определенным образом (опоздал, не выполнил задачу и т.д.). Второй тип записки подразумевает прояснение ситуации, в которой виноват кто-то со стороны — другие люди, при этом составитель объяснительной записки может выступать свидетелем. Объяснительная записка пишется на бумаге. В ней указывается полное имя работника, его должность, дата написания записки, какие конкретно нарушения были допущены, подробное объяснение причин и обстоятельств, которые привели к нарушению, а также предложения по устранению причин нарушения или мерам, которые предприняты для исправления ситуации. Цель объяснительной записки – пояснить ситуацию. Цель служебной записки – оперативно решить вопрос, который требует изложения в письменной форме.

Докладная записка считается официальным управленческим документом, она внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов).

Докладные записки можно разделить на два вида: входящие и исходящие. Первые оформляют работники и передают в отдел кадров, откуда они попадают к руководителям. Исходящие докладные, наоборот, инициированы отделом кадров и, как правило, сообщают о том или ином нарушении, допущенном со стороны сотрудника, например, прогуле.

По цели сообщения выделяют три типа докладных записок:

• Инициативные — предложение по решению вопросов.

• Информативные — нужны, чтобы донести до начальства нюансы работы над проектом или об итогах работы.

• Отчетные — название говорит само за себя — отчет о выполненных задачах.

Ее отличие от служебной в том, что служебная записка — это информационно-справочный документ внутренней переписки, который используется чтобы обмениваться информацией между подразделениями организации и сотрудниками.

Докладная — это служебная записка руководителю организации, в которой указаны сведения о событиях, фактах, в связи с которыми будет принято определенное решение.

Официального определения такого понятия как служебная записка нет, и она не включена в перечень информационно-справочной документации ОКУДа. Тем не менее, она является распространенным видом в деловом письме. Цель служебной записки — оптимизировать и сделать оперативнее взаимодействие между отделами одной организации. 

Ее можно написать коллеге или начальнику другого подразделения, когда нужно получить информацию, фото, отчеты, подтверждение о рассмотрении документа и многое другое.

Строгих требований к смысловому содержанию нет, она пишется в свободной форме. Правильно оформленная служебная записка поможет обосновать цель различных затрат, сумму предстоящих расходов.

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа. либо сведения о каких-либо внутренних изменениях в организации.

Перед тем, как пояснительная записка попадет адресату, она при необходимости визируется заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на обратной стороне последнего листа записки.

Такую записку составляют, чтобы сообщить о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. К примеру, в аналитической записке могут быть прописаны выводы по итогам внутренних проверок, результаты использования новых материалов, методов, технологий, программ т.п.

Такие записки нужны, чтобы руководство выделило денежные средства на приобретение тех или иных вещей. Например, закупить канцтовары, компьютеры, отремонтировать или заменить оборудование и так далее.

На практике зачастую все вышеуказанные типы записок смешиваются. Иными словами, в одном документе могут содержаться элементы сразу нескольких разновидностей записок. Отметим, что при написании служебных записок рекомендуется следовать общим правилам делопроизводства, установленным в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). Например, соблюдать общие требования к оформлению документа (раздел 3), а также правил оформления реквизитов (разделы 4 и 5).

При обозначении адресата в тексте служебной записки инициалы указываются после фамилии, при расшифровке подписи — перед ней.

Если документ составлял не один человек, а несколько, то их подписи должны располагаться одна под другой соответственно иерархии должностей авторов записки.