Документы для заграничной командировки
Оформление командировки за пределы России начинается с издания обязательного документа – приказа. Есть общепринятые формы – № Т-9 для одного командированного и № Т-9а – для группы сотрудников, но компания может разработать свой вариант бланка приказа. Затем готовится командировочное удостоверение, в котором будут зафиксированы прибытие и убытие командированного. С этими документами следует ознакомить сотрудника под подпись.
Для заграничной командировки потребуются дополнительные документы:
- загранпаспорт и виза;
- страховой полис;
- бронь гостиницы;
- билеты на самолет, поезд и на автобус, если такие виды транспорта предусмотрены;
- справка о вакцинации при необходимости.
Все расходы должен оплатить работодатель.
К пакету документов у каждой страны свои требования, с которыми можно ознакомиться на сайтах консульств. Некоторые страны, примеру, требуют выписку со счета с движением средств за последние три месяца и определенным текущим остатком. В каких-то понадобится копия внутреннего паспорта. Для некоторых стран важно, чтобы анкета была заполнена онлайн, а другие требуют ее на бланке своего посольства.
Суточные в зарубежной командировке
Суточные при загранкомандировках можно выдать двумя способами – наличными или перечислением на карту. Какой-то определенной нормы суточных для командировок за пределы РФ не установлено – компании в зависимости от того, в какую страну отправляется сотрудник, самостоятельно регулируют этот вопрос. Важно помнить при этом, что с суммы, превышающей 2500 рублей, придется удержать НДФЛ. Однодневная командировка, когда человек за один день и пересекает границу РФ и возвращается, оплачивается в размере 50% суточных в валюте страны, откуда он прибыл.
При расчете суточных в длительной командировке за рубежом учитывается факт пересечения границы. В рублях оплачивается день приезда в Россию, в валюте – день выезда из РФ. При посещении нескольких государств, суточные в день пересечения границы оплачиваются в ее валюте. Если в пути произошла непредвиденная остановка, то сотрудник, предоставив документы, объясняющие причину задержки, получит выплаты.
Компания может установить для сотрудника в командировке дополнительные расходы: телефонные переговоры, проезд в такси, услуги химчистки в гостинице и др. Их следует прописать во внутреннем акте или в коллективном договоре.Возмещение затрат сотрудник получает, предоставив подтверждающие документы.
Если сотрудник во время командировки заболел
Обязанность работодателя – выплатить такому сотруднику пособие по временной нетрудоспособности. Поскольку ФСС не работает с листками нетрудоспособности иностранных государств, для получения пособия командированному нужно будет обменять документы, полученные в иностранном лечебном учреждении на российский больничный лист. Для этого все документы, связанные с болезнью, сотрудник должен перевести на русский язык, нотариально заверить перевод и поставить апостиль в консульстве или представительстве иностранного государства в России.
Авансовый отчет
В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию организации отчет и подтверждающие документы, на основании которых ему будут компенсированы все расходы. Для авансового отчета существует утвержденная форма № АО-1. Эти бланки соответствуют всем нормам, поэтому рекомендуется заполнять именно их, хотя не запрещена и разработка собственной формы отчета.
Чтобы отчитаться о командировке, сотруднику понадобятся следующие документы:
- билет и посадочный талон в случае авиа перелетов;
- путевой лист, служебная записка и чеки на оплату бензина, если сотрудник едет в командировку на своей машине и сам оплачивает бензин;
- счет на оплату гостиницы;
- счета на оплату питания;
- договор найма жилья и документы, подтверждающие его оплату, если сотрудник живет в съемной квартире.
В зависимости от расходов, документов может быть и больше.
Продление командировки
Иногда деловую поездку приходится продлевать. Четкие причины продления командировки в ТК не указаны, поэтому компании сами формируют их в своих локальных актах. Например, возникла дополнительная работа, или перед командировкой неправильно оценили весь фронт работ, и несколько задач остались невыполненными. В любом случае, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие эти факты. Если командировку пришлось продлить по вине сотрудника, работодатель может, например, наложить штраф или сделать выговор.
Порядок оформления продления командировки регламентирован внутренними правилами компании, поскольку в законодательстве нет на этот счет никаких правил. Для оформления продления нужна будет служебная записка с описанием причин и новой датой ее окончания от руководителя подразделения на имя руководителя компании. Сотрудника по электронной почте необходимо уведомить, что командировка продляется. И, конечно, потребуется создание приказа, в котором будут прописаны причиныувеличения продолжительности командировки, новая дата возвращения и поручение бухгалтерии о переводе дополнительных денег на дни, которые добавлены к поездке.
Кого нельзя отправлять в зарубежную командировку
В загранкомандировку можно отправлять только штатных работников. От зарубежных командировок освобождены беременные женщины, несовершеннолетние и ученики по договору. Есть категория работников, которых можно отправить в деловую поездку за границу только с их письменного согласия. Это: инвалиды, женщины с детьми до трех лет, матери или отцы одиночки с детьми до пяти лет, родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами, сотрудники, ухаживающие за недееспособными родственниками.
Начать дискуссию