Здравствуйте! Меня зовут Наталья Климентьева. Я руковожу проектами по автоматизации бизнес-процессов, и сегодня хочу поделиться с вами интересным кейсом о работе с командировками и входящими документами.
Сейчас очень частная ситуация, что компания активно работает с клиентами по всей стране или даже за рубежом (это может быть консалтинг, сервисное обслуживание, обучение персонала или регулярные встречи с партнёрами). Сотрудники постоянно в разъездах, и оформление каждой командировки отнимает уйму времени у всех участников процесса.
Если у вас похожая ситуация, то мои советы могут вам пригодиться. Давайте рассмотрим, что нам удалось упростить с помощью автоматизации в моём последнем проекте — компании-производителе медоборудования.
Проблема 1: специалист отдела кадров постоянно исправлял заявки на командировки и на пару с бухгалтером вручную делал все обязательные документы
Раньше процесс в компании выглядел так: сотрудник заполнял заявку, часто путаясь в расчёте суточных. Для поездок по России выделяется одна сумма, для зарубежья — в зависимости от страны. Специалист отдела кадров переделывал практически каждую заявку.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 необходимо подготовить приказ о командировке или маршрутный лист, а также служебную записку, если человек едет на личном автомобиле. Специалист отдела кадров и бухгалтер оформляли все эти документы вручную, самостоятельно подставляя данные сотрудника в вордовский шаблон.
В этом же нормативном акте говорится о предоставлении авансового отчёта в трёхдневный срок. Времени и так не особо много, да ещё и сотрудники всегда тянули с документами до самого последнего момента, особенно с зарубежными поездками. Там требовалось все траты в рубли по курсу на дату покупки. Бухгалтеру приходилось постоянно названивать всем командировочным и грозно требовать сдать документы.
Все бы работали по-прежнему, с кучей потраченных нервов и времени, но этот случай, когда санкции пошли на пользу. Microsoft анонсировал отключение ряда своих сервисов у всех российских пользователей, а все документы по командировкам как раз оформляли в SharePoint.
Решение — автоматизировали оформление командировок и авансовых отчётов на базе отечественного ПО
Теперь сотрудники заходят в «Первую Форму», заполняют заявку на командировку и одним кликом отправляют её на согласование. Специалисту отдела кадров больше не надо ничего перепроверять за каждым — суточные считаются автоматически с учётом места поездки, а курс валют ежедневно обновляется с сайта ЦБ.
После одобрения система сама формирует все нужные документы: приказ, маршрутный лист, служебную записку. Туда уже загружены все необходимые шаблоны.
После возвращения из командировки в системе автоматически создаётся задача по авансовому отчёту с указанием дедлайна. В неё автоматически подтягиваются данные из заявки на командировку. Сотрудник вносит информацию о фактических расходах и загружает сканы чеков, билетов и остальных документов, после чего задача уходит на согласование в бухгалтерию.
Теперь сотрудникам не надо считать суточные на калькуляторе, а бухгалтерам и кадровикам вручную формировать приказы и выпрашивать отчётность — за них это делает система.
Проблема 2: бухгалтеры часами разгребали входящие документы и согласовывали оплаты с коллегами
В компании давно перешли на электронный документооборот через сервисы Контур.Диадок и Тензор СБИС, но доступ к нему имели всего два сотрудника бухгалтерии.
Ежедневно они тонули в сотнях входящих документов. Для согласования каждого счёта или акта им приходилось проводить настоящее расследование: выяснять, кто из коллег работает с этим поставщиком, писать письма, ждать ответа, а затем возвращаться в систему для подтверждения.
Этот изнурительный процесс растягивался на часы. Бухгалтеры засиживались допоздна, пытаясь разгрести документы, но поток не иссякал. Эффективность падала, сроки оплат срывались, а раздражение сотрудников росло.
Все сотрудники видят входящие документы и могут отследить их статус
Это стало возможным за счёт интеграции с Контур.Диадок и Тензор СБИС. Для согласования настроена матрица: первый уровень — ответственное лицо, второй — бухгалтер с правом подписи.
Весь процесс теперь происходит в одном интерфейсе. Сначала документ попадает к ответственному сотруднику, который быстро проверяет его на своём уровне и согласовывает его. Затем документ автоматически переходит к бухгалтеру с правом подписи для финального утверждения.
Бухгалтеру остаётся нажать на одну кнопку в системе, данные автоматически уходят в Контур.Диадок и Тензор СБИС. Отдельно заходить в эти сервисы уже не надо.
Результаты не заставили себя ждать
Благодаря автоматизации время на оформление командировок сократилось в шесть раз, а 85% авансовых отчётов теперь поступают вовремя.
С входящими документами сразу видно поступивший документ и ответственного, поэтому вопрос оплаты счёта и подписания акта решается за пару часов.
Начать дискуссию