Как вывести эти процессы на новый уровень автоматизации с помощью технологий оптического распознавания символов (OCR), роботизированной автоматизации процессов (RPA) и искусственного интеллекта (AI), рассказывает Наталья Лапшина, менеджер продуктов «Цитрос» компании SL Soft.
Преимущества электронного архива
В большинстве организаций процессы, связанные с бумажной документацией, в том числе создание, обработка и хранение цифровых копий, уже хорошо отлажены. Тем не менее они по-прежнему требуют значительных ресурсов и могут быть неудобными. Например, традиционный бумажный архив занимает много места, его сложно реорганизовать в централизованное хранилище, а на поиск конкретного документа уходит немало времени: в среднем в организациях безвозвратно теряется 15% всех бумажных оригиналов, а сотрудники ежедневно тратят от 1 до 3 часов на поиск необходимой информации.
Обычная оцифровка бумажных оригиналов или использование изначально электронных документов решают только часть обозначенных проблем: в данном случае основным местом хранения файлов чаще всего становится электронная почта и локальные папки на отдельных рабочих местах или разрозненные корпоративные системы, не синхронизированные между собой. Такой подход приводит к неизбежному дублированию информации и параллельному существованию нескольких разных активных редакций одного и того же документа.
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в корпоративную инфраструктуру позволяет организовать обмен электронными экземплярами на более упорядоченной основе. Благодаря этому, производительность труда специалистов возрастает на 25–50%, а время, затрачиваемое на обработку одного документа, уменьшается более чем на 75%.
Электронный архив — один из ключевых элементов комплексной системы ЭДО. Он представляет собой централизованное пространство для работы с оцифрованными бумажными копиями и документами, изначально созданными в электронном виде. Для бизнес-подразделений электронный архив открывает быстрый доступ ко всем необходимым бумагам. С его помощью можно контролировать изменения и версии документов, обмениваться данными с другими пользователями и системами, а также легко находить нужную информацию — чтобы найти определенный электронный или оцифрованный документ достаточно знать минимальные сведения о нем или ключевые слова.
В делопроизводстве электронный архив помогает определять сроки хранения документов и вести номенклатуру дел, готовить документы к передаче в архив и многое другое, что позволит сократить затрачиваемые ресурсы и время на подобную рутину. Кроме того, внедрение электронного архива создает предпосылки для оцифровки уже существующих бумажных документов и их хранения в единой базе, которую гораздо проще администрировать и контролировать. В законодательстве пока не предусмотрена возможность перевода всех документов в полностью электронный вид, как и не все бумажные оригиналы разрешено уничтожать после оцифровки, однако уже сейчас можно существенно сократить площади, занимаемые бумажными архивами.
Архивистам автоматизация архивного делопроизводства помогает ускорить и упростить прием и размещение документов на хранение, проведение экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения с последующим выделением к уничтожению и прочие процессы. Дополнительно появляется структурированный учет физического расположения оригиналов документов, вплоть до указания конкретной полки. Кроме того, электронный архив дает возможность применять различные варианты содержания в полном соответствии с нормами законодательства.
Таким образом, цифровой архив упрощает и удешевляет хранение документов в организации, а также ускоряет их обработку и поиск. Тем не менее работа с таким архивом всё ещё требует участия персонала во многих рутинных процессах. Из-за этого компания не может полностью избежать рисков и ошибок, связанных с человеческим фактором. Поэтому новый этап развития электронного архива связан с добавлением в него программных роботов (RPA) и технологий искусственного интеллекта (AI).
Автоматизированная обработка документации
Если документ поступает в организацию в бумажном виде, для дальнейшей работы с ним необходимо перевести его в электронный формат. Зачастую такой экземпляр перед началом работы проходит следующие шаги обработки: сканирование, распознавание данных и классификацию. Эти же процедуры актуальны и для некоторых типов цифровых документов, таких как PDF или фотографии, которые контрагенты могут отправлять через личные кабинеты операторов ЭДО.
Благодаря технологии OCR современная система может качественно распознать до 95% обрабатываемого текста без участия человека. Другое достижение цифровых инструментов — возможность «понимать» рукописные тексты на высоком уровне. Оцифрованный документ приобретает текстовый слой, что расширяет возможности его автоматизированной обработки: предзаполнение атрибутов регистрационной карточки, маршрутизацию до конечного исполнителя по заданному алгоритму, классификацию по важным для бизнеса признакам в электронном архиве.
Подсистема распознавания способна захватывать данные из различных источников, включая письма и их вложения, фотографии, архивы и т. д. Она осуществляет полнотекстовое и атрибутивное распознавание документов, а также модификацию информации, такую как добавление штрихкодов, простановку факсимиле или деперсонализацию. Также подсистема может проверять корректность документов в соответствии с установленными в организации правилами, шаблонами, справочниками и искать типовые ошибки, например в HДC, реквизитах, шаблонах, сроках действия доверенностей и т. п. Таким образом, система начинает помогать сотруднику уже на этапе поступления входящего документа в компанию еще до размещения его на хранение.
Интеллектуальные ассистенты для самых разных задач
На следующих этапах обработки активно включаются другие интеллектуальные сервисы. Например, если в компании обширная нормативная база и документы ссылаются друг на друга, система автоматически проставляет ссылки на архивные документы в регламентах. Благодаря этому связываются тексты архивных материалов, локальных нормативных документов компании и внешние правовые базы, а сотрудникам не приходится тратить время на ручной поиск нужного документа, упомянутого в тексте, чтобы с ним ознакомиться.
Далее в процесс вовлекаются цифровые ассистенты, например, программные роботы или виртуальный помощник сотрудника, который общается с пользователем на естественном языке в формате чата и предлагает целый ряд полезных сервисов. Вот лишь несколько примеров задач, которые могут выполняться с их помощью:
Подбор пакета документов по запросу: сотрудник на естественном языке запрашивает архивные документы, а цифровой ассистент выполняет поиск и выгружает их в чат.
Формирование писем с пакетами по запросу ФНС и других ведомств: робот самостоятельно обнаруживает запросы от контролирующих органов и прочих учреждений в корпоративной почте, классифицирует их, затем на основе каждого запроса формирует набор документов в архиве и направляет его на проверку пользователю. После успешного прохождения проверки робот отправляет сформированный пакет ответным письмом в ведомство.
Контроль сроков: программный робот по заданному расписанию извлекает из архива и передает сотруднику сформированные списки с просроченными задачами и документами, срок хранения которых истек.
Классификация документов по номенклатуре дел: программный робот автоматически классифицирует документ по номенклатуре дел организации и списывает его в соответствующее дело на основе готового перечня.
Сверка бумажных реестров с фактически переданными документами: программный робот получает реестр документов, загруженных в архив, сравнивает его со скан-образом бумажного реестра, формирует и передает пользователю список расхождений (ошибок).
Смена формата данных для последующего хранения документа в архиве: пользователь указывает роботу ссылку на ресурс с файлами в устаревшем виде и выбирает формат для конвертации, программный робот конвертирует их и загружает в архив.
Интеграция с другими системами и миграция данных: программный робот имитирует ручные действия пользователей по переносу изменений нормативно-справочной информации во все смежные системы из системы-эталона (мастер-системы) или по переносу исторических данных из унаследованных систем в новую.
Кому пригодятся интеллектуальные помощники для ведения архива
По нашим наблюдениям, внедрение роботизированного архива позволяет компаниям экономить до 20% времени, которое ранее тратилось на типовые ручные рутинные операции.
Не менее значимо, что автоматизированные системы, оперативно обрабатывая большой объем документации, обеспечивают своевременное предоставление необходимых документов контролирующим органам и точное соблюдение утвержденных сроков SLA (Service Level Agreement, соглашение об уровне услуг). Это снижает риски наложения штрафных санкций на организацию.
Кроме того, RPA-технологии не требуют больших затрат на переобучение персонала. Сотрудники взаимодействуют с роботом привычным способом через диалоговое окно чата, что упрощает процесс обучения.
Как и любое высокотехнологичное решение, связку цифрового архива с интеллектуальными ассистентами следует применять только тогда, когда бизнес-эффекты от ее внедрения будут превышать затраты на развертывание и поддержку решения. Мы рекомендуем рассматривать этот вариант автоматизации архивного делопроизводства, если в компании наблюдаются следующие проблемы:
архивисты и делопроизводители тратят много времени на подбор документов по запросам;
компания не всегда успевает предоставить документы по требованию контролирующих органов в установленные сроки;
в организации ведется ручной контроль сроков обработки архивных документов (хранения, истечения юридической значимости и т. д.);
делопроизводители тратят значительное время на определение условий и сроков хранения документов;
сложно сверять бумажные реестры с фактически переданными в архив документами;
много времени тратится на конвертацию устаревшего контента, воспроизведение которого невозможно;
документы приходится искать в нескольких системах.
Если для архивного делопроизводства компании характерны все или большинство из указанных сложностей, такое решение, безусловно, будет для нее эффективным.
Начать дискуссию