Как подписать МЧД электронной подписью в 2025 году: пошаговая инструкция

С 1 сентября 2024 года внедрение машиночитаемых доверенностей (МЧД) стало обязательным условием для работников организаций и индивидуальных предпринимателей, которые подписывают электронные документы от лица своих компаний. Такой подход обеспечивает точное распределение полномочий сотрудников, а также усиливает безопасность и упрощает процесс работы с электронными документами.

В статье мы расскажем, как подписать МЧД, чтобы избежать проблем с юридической значимостью документов. Вы узнаете, как подписать МЧД при помощи программы для электронной подписи КриптоАРМ. Эти знания помогут вам безошибочно внедрить новые требования в практическую работу вашей компании.

Ранее роль доверенности выполняли сертификаты на юридическое лицо, указывающие сотрудника как представителя. Однако такой подход не обеспечивал четкой привязки полномочий к сотруднику и не позволял исключить риски манипуляций с электронными подписями. Введение МЧД устраняет эти проблемы, задавая стандарты для юридически значимого подтверждения полномочий в цифровой среде. Теперь, чтобы ваш сотрудник (или представитель) мог подписывать документы от имени организации, нужно сделать
СЛЕДУЮЩЕЕ:

1. Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи на физлицо в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минцифры России.

2. Получить от руководителя или ИП машиночитаемую доверенность, которая дает право сотруднику подписывать нужные документы. Доверенность должна быть подписана руководителем усиленной электронной подписью юридического лица или ИП.

Важно помнить: если сотрудник подпишет электронные документы без такой доверенности, то они просто не будут приняты ни государственными, ни коммерческими системами, потому что такая подпись не считается юридически значимой. 

Необходимо подтвердить полномочия, что сотрудник уполномочен руководителем подписывать и совершать действия от имени организации. В точности как с бумажной доверенностью.

МЧД или машиночитаемая доверенность — аналог бумажной доверенности, разрешающий её владельцу подписывать электронные документы от имени организации или индивидуального предпринимателя, а также совершать определенные действия, например, сдавать отчетность в налоговую, участвовать в торгах, совершать сделки.

Можно ли подписывать электронные документы, обладая бумажной доверенностью? Да, можно, но это не практично!

Разберем, почему доверенность называется машиночитаемой? Это особенность формата МЧД. Машиночитаемая доверенность выпускается в виде XML-файла и содержит структурированные поля, а формы доверенностей утверждены государственными органами.

Поэтому информационные системы («машины») легко считывают («читают») данные таких доверенностей, делают это автоматически, без участия человека.

Машиночитаемые доверенности были введены государством, чтобы сделать взаимодействие между различными сторонами — участниками электронного обмена удобнее и безопаснее. 

1. Если раньше по сертификатам, которыми сотрудники юридических лиц, подписывали документы, невозможно было определить их полномочия. Сейчас они подписывают личными сертификатами, а полномочия в отдельной доверенности в машиночитаемом виде.

2. Теперь можно легально предоставлять другие организации и сдавать за них отчетность в электронном виде, актуально для бухгалтеров, которые одновременно ведут много компаний.

3. В организациях были распространены сотрудниками манипуляции по копированию ключей подписи руководителей, чтобы подписывать от его имени документы. Сейчас ключи для руководителей юридических лиц и ИП строго не экспортируемые, их невозможно копировать, а сотрудники подписывают документы своими сертификатами физических лиц.

4. И еще одна важная цель, к которому движется наше государство, — это универсализация применения МЧД. Через год, два мы увидим, что для взаимодействия с гос. системами и банками, для отчетности и закупок, для любых контрагентов достаточно будет одного сертификата физлица и всего одной доверенности. Единый формат МЧД набирает обороты, уже сейчас на официальном портале ФНС 85% новых доверенностей создаются в едином формате.

Сегодня доступны несколько видов машиночитаемых доверенностей, выбор которых зависит от целей использования и организации, с которой требуется взаимодействие.

• Форматы 5.01 и 5.02: применяются для работы с Федеральной налоговой службой (ФНС).

• Базовый формат 002: используется в B2B-секторе.

• Собственные форматы информационных систем (ИС): разработаны для конкретных задач.

• Единый формат 003: универсальный формат, который постепенно становится стандартом.

Особенности форматов МЧД

Форматы 5.01 и 5.02 созданы для работы с ФНС, включая подачу отчетности. В 2025 году ведомство планирует полностью перейти на единый формат 003, при этом старые доверенности 5.01 и 5.02 останутся действительными.

Базовый формат 002 был предназначен для обмена документами между компаниями. Однако с ростом популярности формата 003 его значимость снизилась. Уже с марта 2025 года зарегистрировать доверенность в формате 002 в реестре ФНС станет невозможно.

Собственные форматы информационных систем разработаны такими структурами, как «Честный ЗНАК», Социальный фонд России (СФР) и ГИС Закупки. Эти системы начали принимать универсальные доверенности формата 003, обеспечивая совместимость с собственными решениями.

Единый формат 003 представляет собой универсальный стандарт, разработанный совместно крупнейшими государственными структурами, бизнес-сообществами и экспертами. Этот формат уже поддерживают Центральный банк, Минтруд, Росреестр, Росстат и ФТС. Главная цель — добиться его признания всеми системами, включая федеральные, региональные, муниципальные и коммерческие.

Получить МЧД можно бесплатным либо платным способом:

1. Бесплатный. На сайте Федеральной налоговой службы РФ через сервис m4d.nalog.gov.ru выпустить доверенность единого формата. 

2. Платный. Через специальные сервисы операторов ЭДО по созданию и управлению доверенностями. Например: Контур.Доверенность, Айтиком Доверенности, МЧД.МИГ24. 

Начать знакомство с МЧД я рекомендую с доступного и бесплатного сервиса ФНС России. Он за последний год стал удобнее, в нем появился мастер для выбора составных полномочий. В целом на оформление самой доверенности вы потратите минут 10, а то и меньше.

Выбираем самый верхний вариант из списка типов доверенностей — «Единую форму доверенности». С марта 2025 года в планах ФНС добавить в данную форму опцию для использования ее в информационных системах ФНС для сдачи налоговой отчетности, что по сути, отменит специальные форматы 5.01 и 5.02.

Заполнить единую форму доверенности несложно, поочередно заполняем:

1. Сведения о доверенности. Указываем идентификатор доверенности, внутренний номер, дату выдачи и дату окончания.

2. Сведения о доверителе. Для юридического лица: ИНН, КПП, ОГРН, выбираем ЕИО (единоличный исполнительный орган), указываем его данные: дату рождения, ИНН, СНИЛС. А для индивидуальных предпринимателей: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.

3. Сведения о представителе. ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, пол, серия и номер паспорта.

4. Сведения о предоставленных полномочиях. Указываем возможность оформления передоверия (допускается многократное, допускается однократное, не допускается). Затем выбираем полномочия. Выбрать их можно из двух готовых классификаторов: Единого классификатора Минцифры России и Дополнительного классификатора ЦПРР ФНС России. Либо добавить собственные текстовые полномочия (не рекомендуется из-за возможных проблем со считыванием). А можно выбрать составные полномочия, с ними поможет новый мастер, где просто и понятно можно подобрать себе полномочия, например:

   «Подписывать электронные документы.
   Тип документа: Договор
   Вид обязательств: Возмездное оказание услуг
   Лимит по сумме: 1 000 000
   Тип валюты: Российский рубль»

5. Настройки доверенности. Здесь мы можем задать пароль, который защитит доверенность от подробного просмотра сведений, таких как ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Без пароля можно будет узнать только статус и сроки действия доверенности, а все остальные сведения останутся недоступными.

После заполнения сведений можем посмотреть получившийся результат:

Проверяем правильность заполненных данных и сохраняем МЧД в формате XML файла. Следующим шагом, нужно, чтобы директор организации подписал данную доверенность усиленной электронной подписью юридического лица. 

Сформированный файл МЧД в формате XML выглядит примерно так: 

Общие требования к подписи:

1. Тип подписи: открепленная (или отсоединенная)

2. Кто подписывает: ЕИО (единоличный исполнительный орган) сертификатом усиленной квалифицированной электронной подписи юридического лица либо ИП.

Чем подписывать, каждый выбирает сам. Есть сервисы электронной подписи, есть специальные приложения. В качестве примера покажу, как подписать МЧД в программе КриптоАРМ ГОСТ 3.

1. Запускаем КриптоАРМ ГОСТ 3.

2. Нажимаем в левом верхнем углу «Меню», выбираем «Документы», а затем «Подпись и шифрование» 

3. Нажимаем на «Подписать».

4. Выбираем сертификат подписи.

5. Загружаем файл доверенности в формате xml.

6. Выбираем в правой верхней части «Настройки операций».

7. В Параметрах операций указываем «Вид подписи» — «Отсоединенная».

Нажимаем кнопку «Выполнить»в правом нижнем углу.

Директор, генеральный, кто может действовать без доверенности и владеет сертификатом усиленной квалифицированной подписи юридического лица подписывает подготовленный xml файл, и затем самое интересное. 

Регистрация доверенности в ЦПРР ФНС, или по-другому в распределенном реестре ФНС России.

Согласно постановлениям Правительства Российской Федерации №223 и 224, принятым 21 февраля 2022 года, машиночитаемые доверенности подлежат хранению в следующих информационных системах:

• портал Госуслуг;

• в аккредитованном УЦ;

• в аккредитованной ДТС (доверенная третья сторона);

• у оператора ЭДО;

• у себя в организации;

• в ФОИВах.

Но самое большое число машиночитаемых доверенностей хранится в распределенном реестре ФНС России. На сегодня там уже почти 2 млн доверенностей и каждый день прибавляется по 5 тысяч новых.

Распределенный реестр Федеральной налоговой службы представляет собой централизованную систему хранения межведомственных данных, созданную на основе Центральной платформы распределенного реестра (ЦПРР). Технология блокчейн обеспечивает надежное и защищенное хранение информации.

Цифровая экосистема ФНС России, построенная на платформе блокчейн ЦПРР, открывает возможности для:

• формирования общего пространства доверия между всеми участниками;

• реализации модели с децентрализованным хранением данных, исключающей единые точки уязвимости;

• гарантирования постоянной доступности и актуальности данных о доверенностях;

• упрощения документооборота: вместо приложения доверенности достаточно указать ее уникальный идентификатор.

Альтернативный вариант получения МЧД — это воспользоваться одним из специальных сервисов по работе с электронной доверенностью, разработанных операторами ЭДО.

Такие сервисы интегрированы с ЦПРР ФНС и дают возможность создавать, загружать, регистрировать в реестре доверенности, проверять статусы и отменять при необходимости.

Преимущества сервисов:

1. Автоматизация и простота выпуска доверенностей.

2. Учет всех выданных доверенностей.

Да, на сайте ФНС машиночитаемую доверенность можно выпустить бесплатно, но есть нюансы:

1. Ввод данных вручную.

2. Каждая доверенность создается и регистрируется отдельно. 

Для одной доверенности однозначно рекомендуем сервис ФНС, а для организаций, где много сотрудников, то им для обеспечения должного учета и автоматизации выписка доверенностей лучше выбрать специальный сервис, например «Такском – Управление Доверенностями».

Получая электронные документы, подписанные сотрудником условной организации, нужно проверять не только сами документы, но и полномочия подписавшего.

Если вместе с документом направлены файлы машиночитаемой доверенности, то проверить их можно несколькими способами:

1. Локально программой КриптоАРМ, проверяется действительность электронной подписи и целостность, низменность доверенности.

   

2. Онлайн через сервис проверки на ЦПРР ФНС по идентификатору доверенности проверяем ее статус.

   

3. Сервисы операторов ЭДО, интегрированные с ЦПРР ФНС, проверяют статусы доверенностей автоматически в реальном времени.

Электронные машиночитаемые доверенности становятся, стали неотъемлемой частью электронного обмена в B2G и B2B сегментах, обеспечивая безопасность, скорость и удобство взаимодействия между участниками электронного обмена документами. Применение МЧД делает процесс ЭДО более прозрачным и безопасным. Надеюсь, статья помогла вам лучше понять, что такое машиночитаемая доверенность, где и как ее получить и как ею пользоваться.

Доверенность, зарегистрированную в распределенном реестре, не обязательно передавать вместе с отправляемыми документами, вы всегда можете отправить получателю идентификатор доверенности и ссылку на сервис проверки МЧД на сайте ФНС России, где получатель документов в любое время может самостоятельно проверить и получить актуальный статус доверенности.

Если необходимо передать МЧД в виде файла пакетом вместе с отправляемыми документами, то тот же КриптоАРМ ГОСТ 3 легко справляется с такой задачей.

И напоминаю напоследок, применение МЧД сотрудниками компаний и ИП для подписания документов от лица организации обязательно, без каких-либо исключений, и прием документов принимающей стороной зачастую зависит от того, приложена доверенность к пакету документов или нет.