Форма 4-ФСС

Как правильно сдавать отчеты в ФСС. Почему значение имеет каждая секунда

В этой истории организацию подвели 28 секунд. Ровно столько ей не хватило, чтобы избежать штрафа от фонда. А среди судей не было единодушия. Попробуем угадать, как ситуация могла бы выглядеть с точки зрения каждого из ее участников – бухгалтера, чиновника и судьи. А в итоге сделаем из этого полезный вывод, который касается всех организаций.
Как правильно сдавать отчеты в ФСС. Почему значение имеет каждая секунда
Фото: Tetiana SHYSHKINA / Unsplash

Почему организация попала на штраф от ФСС

Организация должна была сдать расчет по форме 4-ФСС 25-го числа. Она отправила расчет по ТКС в фонд это в «последнюю секунду» — за 9 минут до того, как закончился день.

Однако на электронную обработку приема расчета фонду нужно время. Это предусмотрено в Технологии приема расчетов в ФСС. Она утверждена приказом ФСС от 12 февраля 2010 № 19. На обработку расчета шлюзом приема отводится целых 24 часа.

Организация направила файл расчета 25 января 2021 в 23 часа 51 минуту. Но на обработку файла ушло время, и в фонд он поступил 26 января 2021 в 00 часов 00 минут 28 секунд.

Чиновники решили, что организация просрочила срок сдачи расчета, и наложили на нее штраф. Наказание за опоздание с расчетом по форме 4-ФСС — 5 процентов от суммы взносов, начисленных за последние три месяца. Штраф считают за каждый месяц с момента, когда расчет надо было сдать. Сумма штрафа не может быть более 30 процентов от начисленных за три месяца взносов, и не менее 1 тыс. руб.

Организация сочла наказание несправедливым — ведь она уложилась в срок сдачи, а срок обработки файлов от нее уже никак не зависит. Дело пришлось решать суду (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 02.06.2022 по делу № А32-35725/2021).

Когда надо сдать форму 4-ФСС
Форму 4-ФСС нужно сдавать ежеквартально по месту регистрации страхователя. Расчеты по форме 4-ФСС сдавайте только в электронном виде, если среднесписочная численность сотрудников страхователя за предыдущий год превышает 10 человек.
Если расчет вправе сдать на бумажном носителе, сделайте это не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. В электронном виде — не позднее 25-го числа (п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ).
В случае, когда крайний срок сдачи расчета приходится на выходной, отчитайтесь в ближайший рабочий день. Это следует из статьи 193 ГК. Хотя правило о переносе сроков прямо не прописано в Законе № 125-ФЗ, можно применять другие отрасли законодательства по аналогии.
Подпишите документ усиленной ЭЦП. Когда фонд принимает расчет, в ответ он должен сдать электронную квитанцию. Это можно сделать через портал госуслуг.

Как выглядит ситуация с трех разных сторон

Точка зрения бухгалтера. Из-за ошибки коллеги почти готовую форму ФСС-4 пришлось срочно переделывать. И как назло, это произошло 25 числа. Пришлось остаться после работы допоздна.

Когда отправили электронную форму в ФСС, на часах было 23 часа 51 минута. Но ведь до конца 25-го числа оставалось еще 9 минут! Мы уложились в срок, успели нажать кнопку «Отправить». А как долго форму будут обрабатывать в фонде — уже не наша забота. Ведь этот процесс от нас никак не зависит. Свою обязанность мы исполнили своевременно, и наказывать нас просто не за что.

Точка зрения чиновника. У фонда есть право устанавливать формат и порядок представления расчета для страхователей. Об этом сказано в пункте 1 статьи 24 Закона № 125-ФЗ. Был издан приказ ФСС от 12 февраля 2010 № 19. Когда мы принимаем документы от страхователей, обязаны его выполнять.

Расчет от организации поступает на шлюз приема расчетов. Каждому файлу присваивается уникальный идентификатор. Затем проводится контроль:

  • формата и размера;
  • ЭЦП;
  • структуры;
  • контрольных соотношений.

Система формирует протокол проверки, и создает квитанцию о получении расчета. В приказе № 19 указано, что дата и время получения расчета формируются после прохождения шлюза. Они и указаны в квитанции.

Спорный расчет прошел шлюз 26.01.2021 в 00:00:28. То есть сдача документа опоздала на 28 секунд. А всю проверку расчет прошел только в 3 часа 4 минуты ночи. В общем, с опозданием на один день. Поэтому мы имеем право оштрафовать страхователя.

Бухгалтеру нужно было заранее побеспокоиться о том, чтобы уложиться с отправкой отчета в рабочее время. Тогда бы не было и опоздания.

Точка зрения арбитра. Когда я принимаю решение, то обязан оценить, не противоречит ли нормативный акт, на который ссылают участники процесса, какому-то документу более высокого уровня. Об этом сказано в статье 13 АПК и статье 12 ГК. Да и КС давал такие указания — в постановлении от 6 июля 2018 № 29-П.

Мне пришлось сравнить положения Закона № 125-ФЗ и нормы приказа № 19, на которые ссылались чиновники фонда. Чиновники вправе разъяснять нормы закона, а вот дополнять его не имеют права. В спорной же ситуации видно, что фонд закон именно дополнил.

Чиновники спутали два понятия — «представление» и «получение». Страхователь «представляет» расчет, когда отправляет его в фонд. А все процедуры прохождения через шлюз приема и последующий контроль документа — это элементы процесса «получения».

Когда компания передает расчет в электронном виде на шлюз, она выполняет свою обязанность. На процесс «получения» расчета фондом организация никакого влияния не оказывает. Так как расчет отправлен 25-го числа в 23.51, обязанность по сдаче расчета выполнена своевременно. Нарушения нет, штрафовать страхователя не за что.

Как сдать форму ФСС-4 в электронном виде
В электронном виде расчет в отделение ФСС можно представить по ТКС — через портал в интернете. Портал находится на официальном сайте ФСС (п. 4.1 приказа ФСС от 12.02.2010 № 19). Нужный портал называется «Поисково-мониторинговая система» и находится по адресу fz122.fss.ru. На нем надо зарегистрироваться в качестве страхователя.
Чтобы сдавать отчетность в электронном виде, получите сертификат ЭЦП у любого аккредитованного фондом удостоверяющего центра. Список удостоверяющих центров размещен на сайте ФСС.
Сам расчет можно подготовить в бухгалтерской программе, а также с помощью сервиса на портале ФСС, либо скачав с сайта бесплатную программу для подготовки расчета — АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» (п. 3.1, 4.1 приложения, утв. приказом ФСС от 09.03.2017 № 83).

Мой вывод. Благоприятное решение суда важно для всех компаний. Ведь его можно применять по аналогии. Оно означает, что компании должны отвечать только за те процессы, над которыми у них есть контроль. А за те процессы, которые организации не контролируют, они отвечать не должны. Например, если у оператора ЭДО или налоговиков сбоит техника, или они допустили какие-то технические ошибки.

И даже если задержка с приемом документа связана с особенностями технологии приема, обязанность по сдаче отчета надо считать исполненной после нажатия кнопки «Отправить».

Начать дискуссию