Документы при увольнении: что и как выдавать

Фонд пенсионного и социального страхования (СФР) напомнил, что в день увольнения застрахованного лица или прекращения с ним ГПД страхователь должен (см. абз. 2 п. 12 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 28.12.2022)) передать работнику заверенные копии сведений персонифицированного учета (п. 2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ) и сведений о доходах и начисленных взносах.

Это хороший повод вспомнить какие документы нужно выдать сотрудникам и физическим лицами, которых работали с вами по гражданско-правовому договору.

Сведения персонифицированного учета сейчас подают в составе отчетности ЕФС-1. А информацию о доходах и взносах предоставляют налоговикам в разд. 3 РСВ и в отдельной форме.

Если более точно, то в день увольнения работнику передаются персонифицированные сведения о застрахованном лице. Выдавать заверенные выписки из сведений по следующим формам (п. п. 2, 8, 12 ст. 11 закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 28.12.2022), ч. 4 ст. 9 закон от 30.04.2008 № 56-ФЗ (ред. от 14.07.2022), п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013):

Сведения о трудовой (иной) деятельности. Отметим, если работнику выдаете форму СТД-Р, то при предоставлении ему сведений из подраздела 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1 он получит те же самые данные. Достаточно ли выдать только СТД-Р или в дополнение к ней нужно предоставить выписку из формы ЕФС-1, в законе не указано, официальных разъяснений по этому вопросу также нет. Полагаем, что безопаснее в данной ситуации выдать такие сведения и по форме СТД-Р, и в форме выписки из ЕФС-1, несмотря на дублирование информации;
Сведения о страховом стаже (см. Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п);
Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя;
Расчет по страховым взносам – разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Выписку из разд. 3 формы расчета по страховым взносам выдайте в день увольнения (п. п. 8, 12 ст. 11 Закона о персонифицированном учете). В выписке укажите сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего квартала по дату увольнения (п. 13.1 Порядка заполнения расчета, утвержденного Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Целесообразно зафиксировать, что выписка выдана. Для этого вы можете включить ее в опись выданных документов. В ней работник своей подписью подтвердит получение выписки. Персонифицированные сведения о физических лицах, по сути, дублируют информацию о суммах выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, отраженную в разд. 3 РСВ. Полагаем, что предоставлять выписку из этого отчета в дополнение к сведениям из расчета по страховым взносам не нужно.

Выдать нужно именно выписки, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 28.12.2022)).

Эти документы должны выдаваться не только сотруднику, который был оформлением по трудовому договору, но с теми физическими лицами, кто заключал гражданско-правовые договору и расторг с вами.

Другие документы

По письменному заявлению работника предоставьте ему и иные заверенные копии документов, связанных с работой. К таковым относятся, например, приказы о переводах на другую работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК).

Если работник обратился с заявлением о выдаче документов, связанных с работой. Правила о выдаче документов, связанных с работой, распространяются на всех работников вне зависимости от статуса (уволенный или работающий).

Вы обязаны выдать копии таких документов в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Все документы должны быть заверены (ч. 1 ст. 62 ТК).

Также вы обязаны выдать справку о северной надбавке работнику при увольнении, если он обратится к вам с заявлением об этом. Такая справка может пригодиться лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, при увольнении и последующем трудоустройстве в этих районах (местностях). Это связано с тем, что за стаж работы в них работнику выплачивается процентная надбавка.

В справке рекомендуем указать, в частности, Ф.И.О. работника, период его работы у вас, сведения о северной надбавке. Если работник обратился к вам с письменным заявлением о выдаче такой справки после увольнения, то вы обязаны ее выдать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Это следует из ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 317 ТК РФ, ч. 1 ст. 11 закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1.

Трудовая книжка

Также в последний день работы выдается трудовая книжка работку (ч. 4 ст. 84.1 ТК), если она ведется в бумажной форме. Также работник должен расписаться в приказе (распоряжении) об увольнении, также в журнале о движении трудовых книжек, что он её получил.

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р вы должны выдать работнику в день прекращения трудового договора. Однако если работник выбрал ведение трудовой книжки, то выдавать их необязательно (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК, письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Если работник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой. Рекомендуем направить такое уведомление в день увольнения (прекращения трудового договора) почтовым отправлением с объявленной ценностью с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник обратился к вам с просьбой о выдаче трудовой книжки после увольнения, то выдайте ее не позднее 3 рабочих дней со дня такого обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК).

Риски за невыдачу или несвоевременную выдачу документов работнику при увольнении

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов при увольнении вас могут привлечь, в частности, к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП. Например, если отправите работнику трудовую книжку (в случае ее ведения) по почте, не получив предварительно его согласия.

Санкция по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 до 5 тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 до 5 тысяч рублей; на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, возможна материальная ответственность по ст. 234 ТК, например компенсация за задержку выдачи работнику трудовой книжки или задержку предоставления сведений о трудовой деятельности.