Преимущества ЭДО
Отражение документов в бухгалтерском учете сопровождается ведением первичной и иной документации.
Если компания ведет делопроизводство на бумажных носителях, неизбежны частые переоформления некорректных или испорченных документов, затраты времени и денежных средств на отправку документов курьером, риски утери оригинальных документов. По перечисленным причинам электронный документооборот стремительно вытесняет бумажный.
Основные преимущества ЭДО, которые положительно влияют на работу бухгалтерской службы организации:
Быстрая подготовка и поиск документов. Поиск необходимых документов занимает незначительное количество времени, все необходимые файлы в упорядоченном виде хранятся на компьютере сотрудника.
Оперативный обмен документами с контрагентами. Документы на бумаге нередко доставляются с опозданием, в непригодном виде, а то и вовсе теряются. При передаче электронных документов описанные трудности исключены.
Минимизированы расхождения с контрагентами. Если в закрытом налоговом периоде допущены грубые ошибки, можно оперативно обмениваться исправительными/ корректировочными документами.
Быстрое утверждение первичных документов. Оперативное подписание документов и оформление договоров позволяет повысить деловую репутацию компании и привлечь новых партнеров.
Своевременная сдача отчетности. Организации не придется направлять в ИФНС пояснительные письма и выплачивать штрафы.
Порядок перехода компании на ЭДО
Если руководством компании было принято решение о переходе на электронный документооборот, следует придерживаться следующего алгоритма действий:
1. Выбрать способ обмена документами: напрямую с контрагентом (посредством заключения соглашения) или через оператора ЭДО. Последний вариант в большей мере гарантирует безопасность, конфиденциальность и надежность в бизнес-процессах.
2. Выбрать систему ЭДО. Следует брать во внимание такие критерии, как функциональность, надежность, отзывы о качестве обслуживания, а также стоимость самого продукта.
3. Оформить электронную подпись. Электронные документы будут утверждены после проставления квалифицированной ЭП, идентичной по юридической силе собственноручной.
4. Оформить приказ о назначении ответственных лиц. После прохождения соответствующего обучения, сотрудники будут иметь доступ к системе ЭДО, а также к КЭП.
5. Уведомить контрагентов о подключении к системе, обсудить дальнейшее сотрудничество в рамках ЭДО.
Изменения в учетной политике при переходе на ЭДО
Для того чтобы документально закрепить применение системы ЭДО рекомендуется выделить дополнительный раздел в учетной политике организации или индивидуального предпринимателя. Несмотря на наличие положения об ЭДО, где будут даны определения терминов и порядок работы, в учетной политике необходимо закрепить следующую информацию:
Способ обмена по ЭДО. При работе через посредника рекомендуется добавить следующую формулировку: «Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию – оператора электронного документооборота»;
Перечень документов, передаваемых в электронном виде. Примерный список выглядит так: договоры (с дополнительными соглашениями к ним), счета на оплату, товарные накладные, счета-фактуры (УПД), акты выполненных работ, служебные записки.
Вид подписи для утверждения документов. ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 предусмотрены три разновидности: простая электронная подпись, усиленная электронная подпись (может быть квалифицированной и неквалифицированной).
Список ответственных лиц, имеющих доступ к системе ЭДО и КЭП. Помимо генерального директора и главного бухгалтера в него могут быть включены сотрудники бухгалтерии, отвечающие за документооборот с партнерами и сверку данных.
Сроки и условия хранения электронных документов. Местом хранения может быть локальный архив, облачное хранилище, а также хранилище системы ЭДО.
Способ предоставления документа в ИФНС в зависимости от его категории. По желанию руководства компании документ может быть представлен по требованию налоговой службы в бумажном или электронном виде, если иное не предусмотрено законом.
Обязанность соблюдения положения по ЭДО всеми обособленными подразделениями и филиалами компании.
Спасибо, что прочитали наш материал. Надеемся, информация была для вас полезной.
Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, узнали ли вы для себя что-то новое из вышеописанного.
Есть вопросы по налогам в вашей компании? Нужна защита от ФНС, налоговая консультация, инициативный налоговый аудит, подбор, тестирование бухгалтеров или обучение по налогам и учету? Обращайтесь в личку.
Начать дискуссию