Инвентаризация 2023: применять ли новый ФСБУ 28/2023

В Минюсте 5 апреля 2023 года зарегистрирован новый стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», который утвержден приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н. Стандарт обязателен к применению с 1 апреля 2025 года, но по решению организации может применяться и до указанного срока. Методологию формирования показателей в отчетности данный стандарт не регулирует, поэтому начать его применять можно с любой даты, например, с 1 декабря 2023 года. А нужно?

ФСБУ 28/2023 — это новый документ, а не переработка прежних положений по бухучету. Правила инвентаризации, которые ранее были прописаны в разных нормативных актах, теперь собраны в один документ, уточнены и актуализированы некоторые понятия и порядок проведения инвентаризации. 

Чтобы понять, нужно ли при проведении инвентаризации уже сейчас применять новый стандарт, есть ли в этом плюсы и преференции, пошагово пройдемся по пунктам правил.

Нормативная база по инвентаризации

Кто должен применять ФСБУ 28/2023

Положения нового стандарта нужно будет использовать всем организациям, за исключением учреждений бюджетной сферы (п. 1 ФСБУ 28/2023). На текущий момент действующие Методические указания распространяются на все юридические лица, включая бюджетные организации. При проведении инвентаризации организации бюджетной сферы руководствуются федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов.

Кроме того, ФСБУ 28/2023 не распространяется на инвентаризацию драгметаллов и драгоценных камней. Правила проведения такой инвентаризации установлены Инструкцией, которая утверждена приказом Минфина от 9.12.2016 № 231н. 

ИП, как и прежде освобождены от обязанности проведения инвентаризации. Но им рекомендовано установить свой порядок проведения инвентаризации и за основу взять алгоритмы ФСБУ 28/2023.

Обязательная инвентаризация

Случаи обязательной инвентаризации не изменились. Инвентаризацию обязаны проводить перед составлением годовой отчетности, при передаче имущества, смене МОЛ, смене бригадира или состава бригады, утрате, порче имущества, стихийных бедствиях, реорганизации и ликвидации компании.

В Методических указаниях обязательную инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности разрешается не проводить в отношении любого имущества, проинвентаризированного не ранее 1 октября отчетного года. 

ФСБУ 28/2023 конкретизировал перечень такого имущества: это основные средства, НМА, капитальные вложения и запасы. Прочие объекты подлежат инвентаризации по состоянию на 31 декабря.

Что проверяют при инвентаризации

Главной задачей инвентаризации по-прежнему остается подтверждение корректности и полноты отраженных в регистрах бухгалтерского учета сведений по обязательствам и активам компании.

К объектами инвентаризации согласно ФСБУ 28/2023 относятся:

• активы;

• обязательства;

• источники финансирования деятельности предприятия;

• объекты бухучета, которые, согласно ФСБУ, не учитываются в составе активов или обязательств, но подлежат отражению в бухучете на забалансовых счетах;

• имущество, имущественные права, обязательства, не учтенные экономическим субъектом.

Таким образом, пересчету подлежит все имущество и финансовые обязательства, как по головному предприятию, так и по подразделениям, а именно: основные средства, нематериальные активы, запасы (ТМЦ), финансовые вложения, резервы, деньги, бланки строгой отчетности, задолженность, прочие обязательства.

Фактическое наличие объектов инвентаризации определяется:

• Путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра.

• Путем проверки документов, выполнения расчетов в отношении активов, которые относятся к нематериальным активам и капитальным вложениям в них, денежным средствам на счетах в кредитных и других организациях, финансовым вложениям и дебиторской задолженности

Требования к инвентаризации

В новом стандарте сформулированы общие требования к инвентаризации:

• полнота — выявление фактического наличия по всем объектам инвентаризации;

• определенность способов выявления фактического наличия объектов — подсчет, взвешивание, обмер, осмотр, проверка документов, выполнение расчетов и др.;

• документирование;

• обеспечение условий проведения — исправные технические и транспортные средства, средства связи и коммуникаций, измерительные и контрольные приборы, мерная тара и др.;

• своевременность и обоснованность отражения результатов в бухгалтерском учете.

Все это есть и в Методических указаниях по инвентаризации, которые утверждены приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (утратят силу с 1 апреля 2025 года). Причем в этих указаниях отдельно расписаны правила проведения инвентаризации для каждого вида имущества и финансовых обязательств — ОС, ТМЦ, незавершенного производства, расчетов, резервов и т.п.

Основная новация ФСБУ 28/2023 в том, что Стандарт допускает применение альтернативных способов проверки — видеофиксация и фотофиксация, когда применение традиционных способов невозможно или излишне затратно для организации.

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации создается одна или несколько (при большом объеме работ) инвентаризационных комиссий. При проверке должно присутствовать не менее четырех пятых членов инвентаризационной комиссии.

ФСБУ 28/2023 уточнил случаи, когда можно не создавать инвентаризационную комиссию: если в организации есть только руководитель и бухгалтер, инвентаризацию проводит аудитор или ревизионная комиссия. Ранее это было возможно только при малом объеме работ, когда инвентаризацию проводит ревизионная комиссия.

По старым и по новым правилам до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии нужно получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

МОЛ дают расписки о том, что к началу инвентаризации все первичные учетные документы, на основании которых отражается движение активов в регистрах бухучета, сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, и все активы оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, которые получили деньги в подотчет или доверенности на получение активов.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц, но в состав комиссии они не должны входить.

Для проведения инвентаризации нужно обеспечить:

• доступ к проверяемым объектам и активам;

• при необходимости инвентаризационную комиссию транспортом для перемещения между объектами;

• членов комиссии средствами связи и взаимодействия.

Инвентаризационная комиссия должна быть обеспечена необходимыми измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Оценка результатов инвентаризации

Излишки, которые выявлены при инвентаризации, относятся на доходы организации, недостачи сверх норм естественной убыли, а также стоимость испорченных (поврежденных) активов – на виновных лиц (при наличии оснований) или на расходы организации.

Если фактическое количество активов превысило показатель по данным бухгалтерского учета, согласно ФСБУ 28/2023 они могут оцениваться тремя способами:

• по справедливой стоимости;

• по балансовой стоимости;

• по балансовой стоимости аналогичных активов.

Недостачи учитываются по балансовой стоимости.

По старым правилам суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях нужно было указывать в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств принимают к учету в суммах из документов, подтверждающих задолженности и обязательства, которые организация признает правильными.

Расхождения в оценочных обязательствах, отложенных налоговых активах и обязательствах принимают к учету по суммам, которые подтверждены расчетами.

Квалификация результатов инвентаризации

В ФСБУ 28 введено новое понятие — квалификации результатов инвентаризации. Это определение:

• объектов инвентаризации, оказавшихся в излишке;

•  утраченных активов и активов, которые оказались испорченными в пределах, сверх или в отсутствии норм естественной убыли;

•  возможности использования активов, оказавшихся испорченными или их продажи;

•  наличия пересортицы активов;

• наличия оснований для возмещения недостачи активов, для признания дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной, для списания обязательств, для доначисления или для списания обязательств.

Термин «квалификация результатов инвентаризации» ранее не использовался, но он обозначает то, что организации всегда делали: не только выявляли в ходе инвентаризации излишки, недостачи и прочие несоответствия, но и принимали решения о том, что с этими фактами делать.

Документирование инвентаризации

Результаты инвентаризации регистрируются в бухгалтерском учете в следующих документах:

• инвентаризационных описях;

• акте инвентаризации;

• сличительных ведомостях.

Эти документы должны включать:

1. Наименование активов и идентифицирующие их сведения, количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

2. Количество порядковых номеров активов и общее количество таких активов в натуральных единицах измерения.

3. Отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов.

4. Расписку МОЛ, которая подтверждает проверку фактического наличия активов комиссией в его присутствии, что у него нет претензий к комиссии, и что перечисленные в документе активы приняты для хранения или использования.

Отчетный документ составляется в бумажном виде не менее, чем в двух экземплярах, и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

К результатам инвентаризации могут быть приобщены любые доказательства полученной информации и основания для выводов и оценок. К ним относятся:

• акты обмеров, технические расчеты, документы, которые содержат результаты перевеса весовых товаров;

• объяснения МОЛ о допущенной пересортице;

• объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, не отнесена на виновных лиц и пр.

Стандартом «Инвентаризация» не установлен перечень обязательных документов, которыми оформляются сведения о проведении и результатах инвентаризации. Таким образом, состав и содержание документов по инвентаризации организация вправе определить самостоятельно. В то же время Стандартом установлены обязательные реквизиты и порядок заполнения документов по оформлению результатов инвентаризации, а также исправления в них ошибок в соответствии ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Стандарт не запрещает составлять документы по инвентаризации в электронном виде с электронной подписью.

Выводы

Кардинальных изменений в порядок проведения инвентаризации новый стандарт не вносит. Он уточняет и актуализирует некоторые понятия и порядок проведения инвентаризации.

С одной стороны новый ФСБУ дает больше свободы. Можно установить удобный для компании порядок проведения инвентаризации с соблюдением общих требований стандарта, закрепив его в учетной политике. Например, исключить из стандартной формы описи «ненужные» строки и добавить «нужные».

С другой стороны, если вам сподручнее действовать в рамках четких инструкций и строгих документарных регламентов, то проводите пока инвентаризацию старым способом, в соответствии Методическими указаниями.

Для многих организаций, у которых есть дистанционные сотрудники, удобнее использовать новый ФСБУ 28/2023, так как он позволяет применять фото- и видеосъемку для выявления фактического наличия объектов, переданных таким сотрудникам для работы.

Также плюс нового стандарта — это возможность привлечь для проведения инвентаризации аудитора.

Выбирайте тот метод инвентаризации, который более подходит к специфике учета в вашей организации.