Коронавирус — на удаленку всем офисом! Плюсы и минусы, подводные камни

Переход на удаленку в период пандемии — хорошее решение? Попробуем разобраться. Ведь как у любого глобального мероприятия, у него есть и плюсы, и минусы, и часть из них существенная.

Кого вообще можно пробовать «дистанцировать»?

Переводить на дистанционную работу можно всех, кому необязательно физически присутствовать на рабочем месте. С современным уровнем развития технологий, список таких должностей и целых сегментов бизнеса достаточно велик:

• администрация;
• бухгалтерия;
• кадровая служба;
• рекламщики и маркетологи;
• всевозможные контролеры (качества, обслуживания и т. п.);
• IT-шники и др.

Практически все офисные должности могут быть переведены на удаленку. При этом отпадает необходимость в обслуживающих работниках, например, офис-менеджерах, уборщиках и так далее.

Первый плюс: работа продолжается с минимальными рисками

Самое главное, ради чего, собственно, все затевалось, — работа идет. При этом социальные обязанности по препятствованию распространению вируса выполнены в полном объеме.

Будет ли такая работа успешной? Зависит от того, как организована удаленка.

Первый минус: стоимость организации удаленки

Чтобы сотрудники имели возможность работать и взаимодействовать друг с другом из дома, с клиентурой и руководством, их надо обеспечить всем необходимым: девайсами, оргтехникой, системами коммуникации.

Хорошо, если есть сервер или облако, к которым можно организовать доступ работников с домашних устройств. Хорошо, если у работников дома есть подходящая для рабочих нагрузок оргтехника.

Если этого нет — обеспечить недостающее придется работодателю.

Впрочем, если подсчитать, во что обойдется функционирование офиса с тепловизорами, регулярной дезинфекцией, организацией превентивных мероприятий по рекомендациям Роспотребнадзора, то, возможно, эти траты окажутся не намного меньше, чем расходы на дистанционку.

А если посчитать потенциальные риски от приостановки работы вообще — например, из-за введения карантина, выгода от удаленки даже начинает просматриваться.

Второй минус: побочные убытки

Не стоит забывать и о побочных убытках при экспресс-переводе сотрудников на удаленную работу. Так, помещения под офисы чаще всего арендуются, и аренда долгосрочная. То есть какое-то время придется платить «за пустующие стены».

Еще пример: часть работников окажется невостребованной вообще. В основном, те, кто обеспечивал жизнедеятельность самого офиса. Как быть с ними? По ТК РФ вынужденное бездействие таких работников считается простоем. А простой не по вине работника оплачивается работодателем. Получается, что до определенного момента придется платить не задействованным в трудовом процессе работникам.

Как вариант — с «лишними» в условиях удаленки работниками можно договориться о неоплачиваемом отпуске, но это спасет на короткое время. Все равно придется принимать по ним решение.

Германский институт Роберта Коха (RKI) дал прогноз, что эпидемия коронавируса будет существовать и влиять на экономику еще, как минимум, 2 года. За 2 года на удаленке можно привыкнуть и обнаружить ряд удобств, чтобы не возвращаться обратно в офис.

Поэтому, примериваясь к переходу на дистанционный офис, просчитайте, сколько времени вы собираетесь так работать. Если год и более, возможно, имеет смысл расторгнуть договор аренды и пересмотреть штатное расписание на предмет сокращения не нужных пока должностей. Тогда после того, как вы проведете правильно процедуру сокращения штатов, минусы обратятся в плюсы: экономию на оплате аренды и обеспечении деятельности офиса.

Кстати, коронавирус — это форс-мажор. Торгово-промышленная палата выдает на этот счет специальные сертификаты для внешнеэкономических контрактов. Расторжение договора аренды в связи с изменением режима работы из-за коронавируса вполне можно признать расторжением из-за обстоятельств непреодолимой силы.

Третий минус: контроль и управление рабочим временем

Минус удаленки в том, что невозможно уследить сразу за всеми работниками в любое время. Впрочем, минус это только для определенной группы руководителей с авторитарным стилем руководства.

Такие начальники искренне считают, что люди изначально работать не любят и не хотят (кроме него, единственного и неповторимого). Поэтому без постоянного присутствия начальства за плечом все быстренько расслабятся, не самоорганизуются и завалят всю работу.

Если на удаленку отправляются подразделения с таким начальством, следует особенно внимательно отнестись к процедурам контроля эффективности работы сотрудников. В зависимости от специфики деятельности, можно попробовать:

• Установить не только нормы, но и критерии анализа, по которым периодически проверяется результат работы. Например, работники техподдержки на телефоне обработали за неделю 50 звонков. Результаты оценки звонков — «хорошо» и «отлично». Жалоб нет. Норма 60 звонков не выполнена не потому, что сотрудники плохо работают, а потому, что помощь понадобилась меньшему количеству клиентов.
• Установить время, когда работники будут выходить на связь с руководством и друг с другом. Периодичность виртуальных «летучек» и совещаний тоже зависит от специфики деятельности. Здесь главное — не перегнуть палку, чтобы работники, вместо того, чтобы заниматься своими обязанностями, не зависали целыми днями в скайпе, лишь бы быть «на виду» у начальника по его желанию. Принцип разумности следует соблюдать и с отчетами о проделанной работе. Ни к чему заставлять работников ежедневно тратить дополнительное время на подробное описание своего рабочего дня. Письменный отчет должен включать только то, что нельзя быстро обсудить на «летучке» в скайпе, например.

Напомним, что учет рабочего времени удаленщика по трудовому договору ведется по тем же основным правилам, что и учет времени «обыкновенного» работника.

Выводы

Большинство минусов от перехода на удаленку при правильном подходе трансформируются в плюсы.

При этом сохраняется самый большой плюс — возможность продолжать работу с минимальными рисками в условиях кризиса из-за пандемии вируса.

При переводе работников на работу дистанционно следует позаботиться о:

• техническом и материальном обеспечении работающих на дому;
• минимизации сопутствующих убытков: от аренды фактически пустующего помещения до сокращения должностей, не нужных при удаленке;
• пересмотре критериев оценки эффективности работы и контроле использования рабочего времени.

Вопросы, рассмотренные в этом посте, касаются в первую очередь работодателей. Могут ли работники сами инициировать свой перевод на удаленку в форс-мажорных обстоятельствах? Как это выполнить? Расскажем при следующей встрече.

Друзья, поддержите нас — подпишитесь на наш блог на Клерке :).

И приглашаем на заглянуть наш сайт blogkadrovika.ru — здесь вы найдете полезную информацию о пособиях, зарплате, кадрах, налогах, пенсиях. Пишем для специалистов и всех, кто хочет научиться разбираться в этих вопросах.