Как понять, нужно ли автоматизировать процессы в вашей организации, и если да, то в каком виде и в каком масштабе?
Система автоматизации может выступать в двух основных видах: автоматизировать какие-то процессы и предоставлять данные и инструменты для работы с ними. Чтобы эффективно использовать систему, вам нужно пройти несколько этапов.
Выделите те задачи, которые поддаются автоматизации
Для этого проанализируйте все задачи, которые выполняются на предприятии, и разделите их на две категории: творческие и рутинные.
Рутинные — это задачи, где не предполагается никакого креатива и где надо четко следовать регламенту. Это задачи, в которых не только более-менее точно известно, что нужно сделать, но также известно, как именно это нужно сделать, и вариантов решения задачи — конечное количество.
Такие задачи абсолютно точно подлежат автоматизации. Причем чем точнее составлена «дорожная карта», описывающая путь к результату, тем лучше эти задачи поддаются автоматизации. Это та часть работы, которую робот или программа могут сделать без участия человека.
Скажу больше: вмешательство человека в таких случаях вызывает отрицательные последствия. Человек может опоздать, недоделать, сделать неправильно. Машина на такие подвиги неспособна: что в нее заложили, то она и сделает — ни больше, ни меньше.
Творческие — это задачи, когда известны характеристики точки А, в которой мы находимся, и точки В, в которую нужно прийти, но неизвестен путь, который приведен нас к цели. Или этот путь определяется текущими обстоятельствами, имеющимися ресурсами или фазой луны. Для таких задач попытка автоматизации процесса не приводит ни к чему хорошему, обычно она наносит вред, так как сильно ограничивает возможности исполнителя, и, как правило, приводит к неэффективному решению.
Автоматизация здесь может помочь в другом — не за счет регламентации действий исполнителя, а за счет предоставления ему максимального инструментария. Ее роль в данном случае — не организовать учет и контроль, а зафиксировать шаги в направлении от точки А к точке B, составить историю взаимодействия на этом пути. Но чтобы автоматизация помогла, человек должен уметь пользоваться теми ресурсами и данными, которые она ему предоставляет.
Провести предварительное сегментирование особенно важно, если компания решает задачи обоих типов (а так бывает всегда). И уж точно ее руководству не стоит равнять всех сотрудников под одну гребенку, загоняя всех «в регламенты» или наоборот — предоставляя все возможность «максимально творчески» решать задачи.
Определите, что именно вы собираетесь автоматизировать, и проведите оцифровку этих данных
Автоматическая компьютерная система — это нечто, состоящее из двух основных частей:
- алгоритмов, автоматизирующих какие-то действия и процессы;
- данных, которыми манипулируют алгоритмы.
Другими словами — это механизмы, которые что-то делают и материалы, с которыми механизмы это делают.
Понятие «автоматизация» обычно применяется к процессам — к той части работы, которую компьютер делает за вас. Например, он может выписывать накладные или рассчитывать налоги и зарплату.
Цифровизация — это внесение всех данных предприятия в одну из компьютерных систем. Оцифровка означает, что все ваши каталоги, цены, остатки товаров, статистика, история продаж, платежей, движения товара по складам и так далее находятся в электронном виде.
Оцифровка данных всегда первична по отношению к автоматизации по очевидной причине: если мы не внесем в систему «материалы», то «механизмам» просто не с чем будет работать.
Чтобы не просто оцифровать ваши данные, а сделать это таким образом, чтобы компьютерная система смогла с ними работать, вам придется их еще и стандартизировать.
Если объяснять на простом примере, то ваши оцифрованные данные — это горка имеющихся у вас монеток разной толщины и диаметра. А автоматизация — это тот набор действий, с помощью которых робот сложит из ваших монет пирамидку. Если вы плохо проконтролировали диаметр какой-то из монет или они разной толщины или вы не заметили бракованную, то есть вложили в компьютер нестандартизированные данные — то качественную, изначально задуманную пирамидку робот построить не сможет.
Ошибки в оцифровке данных ведут к тому, что в процессе автоматизации, даже если сам процесс правильный, получается неверный результат. Ошибки в автоматизации, даже при правильных данных, тоже ведут к неверному результату.
В зависимости от задач, которые должна решать компьютерная система, ей могут понадобиться самые разные данные. Конечно, львиную долю этих данных вы внесете один раз в самом начала работы системы, но множество данных вам придется вносить в нее и в дальнейшем. Вам придется вносить информацию о новых товарах и услугах вашей фирмы, о новых контрагентах или сотрудниках и т.д.
Чтобы не столкнуться с проблемами, описанными выше, вам нужно сделать так, чтобы вновь вводимая в систему информация также соответствовала стандартам. К сожалению, об этом маленьком нюансе часто забывают, и со временем чистая и красивая система сильно замусоривается. Появляются дубли карточек товаров и контрагентов, недозаполненные или положенные не в ту папку и т.д.
Поэтому важнейший шаг — это выработка регламента. В нем нужно прописать:
- как мы вносим данные;
- кто их вносит;
- кто исправляет ошибки, если они обнаружились;
- как правильно писать наименования, чтобы компьютер не путался в «синих бутылках» — и так далее.
Еще одна задача, ради которой покупают и устанавливают компьютерную систему — это стратегическое планирование. Его осуществляют так называемые ИСППР — интеллектуальные системы поддержки принятия решений. О них есть смыл задумываться, когда у вас уже существуют и четко работают обе первые части: оцифрованы все данные, регламентирован и налажен процесс ввода новых данных и автоматизированы все основные процессы.
ИСППР — системы более высокого уровня, с элементами искусственного интеллекта и механизмами сбора и обработки больших данных. На основе собранных данных ИСППР выявляет тенденции, тем самым помогая принимать решения, что предприятию делать дальше. Перспективно ли ваше направление, вкладывать ли в него деньги, или, может быть, наоборот, стоит заняться чем-то другим?
Прогнозы ИСППР — это не гадание на картах, а расчет, создающийся на основе сравнения статистики, собранной за длительный период. Человек с такой работой не справляется — и не только потому, что она содержит слишком много сложных формул. Просто для ее выполнения требуется переварить огромный, неподъемный для человека массив информации.
Компьютер это делает на ура, но при условии, что у него этот массив информации есть, и она валидная — иначе всем вашим стратегическим решениям грош цена, и самая лучшая система, на которую потрачены бешеные деньги, ничем вашему бизнесу не поможет.
Добыча и сведение всей нужной статистики, проверка достоверности данных, контроль процесса их сбора — все это имеет свою стоимость, и иногда она превышает отдачу, которую вы получаете от ИСППР. И это еще один повод задуматься, нужна ли она вам.
Ведь может так случиться, что в силу характера вы все равно всегда принимаете решение сами, без советов со стороны людей и искусственного интеллекта, а системе будет отведена роль дорогого украшения вашего бизнеса. Вы готовы столько платить за красоту?
Начать дискуссию