Как в реальности работает ваш бизнес и что им движет? Чтобы это понять, нужно разобраться в принципах всех бизнес-процессов на предприятии.
В новой статье мы рассмотрим финальные моменты методологии «Три ступени». Третья, последняя ступень состоит в том, чтобы определить, как именно должны производиться все нужные ресурсы, чтобы обеспечить выполнение требований, описанных в соответствующих схемах «вишневое дерево». Т.е. — третья ступень — это собственно бизнес-процессы. В методологии «Три ступени» мы используем собственную нотацию схем описания процессов. Это сделано потому, что в известных существующих нотациях много того, что зачастую не нужно для наших целей, а также отсутствуют некоторые важные моменты.
Кроме того, сформировав схемы «Вишневое дерево», вы увидите, что в работе вашего предприятия кроме собственно «производственных» процессов существует множество регламентных процессов сдачи/приемки произведенных ресурсов, а также процессов принятия решений. При обычном подходе «от жизни», практикуемого чаще всего, о таких процессах совершенно забывают, а тем не менее, они имеют огромное значение для работы и нормального функционирования предприятия.
Схема «Процесс»
Назначение и общее описание схемы
Схема предназначена для описания собственно процесса производства из ресурсов требуемого продукта.
В методологии «3 ступени» процессы бывают двух типов: собственно производственные процессы (т.е. — процессы производства продукта) и регламентные процессы приемки/передачи продуктов и ресурсов (требований и критериев) между ответственными лицами.
Процессы второго типа, как правило, можно автоматизировать или, как минимум, необходимо регистрировать факт выполнения процесса передачи ответственности документально (в идеале — в общей информационной системе).
Нотация описания процессов в рамках методологии «3 ступени» допускает разветвление процесса на несколько параллельных ветвей выполняемых действий для случаев, когда какие-то работы можно выполнять параллельно.
Для ветвления возможных вариантов действий на основе какого-либо условия, обязательно указываются ссылки на регламент (т.е. — правила или алгоритм) принятия решения и на ответственного за принятие этого решения.
Шагом может считаться переход из одного статического состояния системы в другое, в котором появились новые материальные объекты (результат шага) или что-то изменилось во внешнем мире и это изменение можно зафиксировать и измерить. Таким образом, каждый шаг ОБЯЗАТЕЛЬНО производит конкретный результат и у каждого произведенного результата есть потребитель или контролер. В большинстве случаев для шагов, не являющихся последними, потребителем является исполнитель следующего шага, которому как раз и нужны результаты предыдущего.
Результат шага может быть «побочным», т.е. — такой результат который никому не нужен и даже вреден, но неизбежен. В этом случае определяются допустимый уровень «вредности» и назначается «контролер», который будет отвечать, чтобы этот уровень не был превышен.
Описание элементов схемы
- «Начало процесса»
Это точка процесса. Блок не несет смысловой нагрузки и служит для визуального отображения начальной точки процесса.
- «Выполняемый шаг»
Очередной шаг процесса. Здесь описываются действия, которые должен проделать исполнитель, чтобы получить требуемый результат.
- «Исполнитель шага»
Ссылка на исполнителя данного шага процесса. Следует обратить внимание, что указывается не должность или ФИО конкретного человека, а «роль», т.е. — человек указывается с точки зрения выполняемой работы и ответственности за произведенный шагом результат.
- «Входящие требования и информация»
В этом блоке описываются необходимые исполнителю ресурсы и информация. Все то, что требуется ему для выполнения текущего шага.
- «Поставщик информации / Исполнитель требования»
В этом блоке указывается ответственное лицо, которое поставляет исполнителю необходимые ресурсы и информацию из предыдущего блока.
- «Результат шага»
Материальный результат (продукт), произведенный на текущем шаге. Этих блоков может быть несколько штук, если шаг производит несколько различных результатов.
- «Потребитель результата»
Тот, кому нужен результат из блока «Результат шага» и кто получает его у исполнителя.
- «Побочный результат шага»
Результат шага, который никому не нужен, но неизбежно получается. Для такого шага важно определить допустимый уровень «вредности», так как этот результат может быть вреден и уровень не должен превышать некое критическое значение.
Выявление и описание «Побочных результатов» является важным моментом, так как их существование может полностью обесценить остальные результаты и вообще весь процесс. В таком случае необходимо найти другой способ (процесс) создания конечного результата.
- «Контролер»
Человек, ответственный за контроль побочного результата шага и за то, чтобы его уровень «вредности» не превысил допустимое значение.
- «Выбор пути следования»
Этот блок означает ветвление дальнейшего пути следования в зависимости от выполнения определенного условия. В общем случае, выходов (вариантов дальнейшего пути) может быть более 2-х.
Этот блок не подразумевает параллельности путей! В каждом конкретном случае, в зависимости от принятого решения, процесс идет только по одному из вариантов.
К блоку выбора пути обязательно указываются ссылки на регламент (правило или алгоритм) принятия решения и на ответственного, который это решение принимает.
- «Регламент принятия решения»
Регламент (правила, алгоритм) принятия решения в блоке выбора пути следования.
- «Ответственный за принятие решения»
Ответственный за принятие решения в блоке выбора пути следования. Предполагается, что ответственный должен следовать регламенту в блоке «Регламент принятия решения».
- «Конец»
Конечная точка процесса. Блок не несет смысловой нагрузки и служит для визуального отображения конечной точки процесса. В отличие от начальной точки, конечных точек, у одного процесса, может быть несколько.
Кому и зачем это нужно
Систематизация и регламентация существующего предприятия нужна всем, у кого бизнес уже перестал целиком помещаться в голове владельца. Любое предприятие, вышедшее за пределы нескольких ларьков или маленького магазинчика, нуждается в этом.
Чем более крупный или разнообразный у вас бизнес, тем больше он нуждается в четкой организации работы, в правилах и регламентах, в системах контроля и мотивации сотрудников, во всем том, что может дать методология «3 ступени».
Как уже говорилось — открытие новых горизонтов и систематизация того, что уже работает, требуют совершенно различных качеств и черт характера. Не нужно становиться шизофреником и пытаться совместить в своей голове столь различные личности. Если вы сумели создать бизнес, то вы, скорее всего, принадлежите к творческому и креативному типу людей. В этом случае задача регламентации и систематизации, не говоря уже о попытках автоматизации и общении с внедренцами компьютерных систем, для вас будет скучной, нудной и неинтересной. Кроме того, занимаясь этим самостоятельно, вы будете вынуждено изобретать множество велосипедов, а значит — тратить лишнее время и деньги с сомнительным результатом на выходе.
Поэтому если все-таки вы хотите самостоятельно разобраться в теме и готовы приложить к этому усилия и потратить некоторое количество вашего времени, то прочтите книгу автора этого блога. Ее можно найти тут: https://www.litres.ru/uriy-buhonin-2721601/sistemnyy-podhod-k-biznesu-professionalnyy-konsalting/.
Книга поможет вам понять, что и как нужно делать и как избежать большинства граблей на этом пути.
Начать дискуссию