Как навести порядок в бухгалтерии?

Если у вас иной подход и хотите упорядочить работу внутри компании (или с аутсорсерами, работающими для вас удаленно), то забирайте основные положения документооборота, которые должны быть и на бумаге, и в реальности.

Блоки, из которых состоит положение о документообороте в организации.

1. Что используем.

Используемые первичные документы. Здесь опишите все те формы, которые вы используете в работе, и где вы их формируете (в каком программном продукте).

2. Кто подписывает.

Подписанты со стороны компании. Кто имеет право по доверенности подписывать документы внутренние (например, по кадрам) и внешние (все те документы, которые предназначены для третьих лиц). Отдельно укажите тех, кто имеет право на подписание отчетности по машиночитаемой доверенности (МЧД).

3. Коммуникации.

Сроки предоставления документов в бухгалтерию. Распишите процедуру, согласно которой печатный документ или в форме ЭДО попадёт на стол бухгалтера.

4. Сроки обработки.

Сроки обработки документов. Укажите сроки обработки не только УПД и товарных накладных, но и выписок по расчетным счетам, чтобы вы с нужной вам периодичностью получали данные о кредиторской и дебиторской задолженности.

5. Хранение.

Опишите, где хранятся все первичные документы, каким образом устроено распределение бумажных документов в архиве, как хранятся документы, полученные по ЭДО, а также кто обязан (или имеет право) заверять документы для предоставления третьим лицам. Укажите, по какому адресу осуществляется хранение, кто имеет доступ к архиву.

6. Нумерация.

Определитесь, какую нумерацию вы будете использовать в договорах, отгрузочных документах, счетах на оплату.

Не обязательно на тему документооборота писать роман в духе Льва Толстого. Вы можете просто по каждому из пунктов выше написать кратко кто, когда, что делает и куда (кому) передаёт. Этого будет достаточно. Пусть к порядку всегда начинается с первого шага.