Бизнесмены в России уже привыкли, что при выборе контрагентов нужно проявлять должную осмотрительность — то есть заранее проверить, может ли контрагент исполнить свои обязательства по договору. Но в первую очередь проверять контрагента приходится для налоговой, чтобы она не объявила его фиктивным и не убрала входящий НДС и расходы.
Но что на практике нужно сделать, чтобы получить информацию о контрагенте? Какими документами оформить проявление должной осмотрительности?
Грамотный Регламент проверки контрагентов — вот что вам нужно, чтобы инспекция не придиралась к должной осмотрительности
Когда налоговая вызывает директора на беседу или допрос, инспектор всегда спрашивает «Как вы проверяли своих контрагентов?» и задаёт массу уточняющих вопросов.
На практике, если у вас в компании не внедрен Регламент проверки контрагентов, инспекция всегда может заявить (и, скорее всего, заявит), что предпринятые меры по проверке контрагентов были недостаточными и неполными, как бы вы ни проверяли отдельных контрагентов.
Инспекции придётся согласиться с тем, что вы проявили должную осмотрительность, только если у вас утвержден Регламент проверки контрагентов, и ответственные за его исполнение сотрудники и отделы проверили контрагентов по всем пунктам, которые указаны в Регламенте.
Что должно быть прописано в Регламенте проверки контрагентов?
Регламент проверки контрагентов — это документ, который утверждается решением общего собрания участников компании. Цель Регламента — не допустить заключения договоров с ненадежными компаниями.
В Регламенте должны быть:
- упорядочена и расписана работа по проверке контрагентов;
- определены критерии благонадежности контрагентов;
- определены конкретные мероприятия по проверке контрагентов;
- установлены требования и условия начала работы с контрагентом;
- прописана ответственность сотрудников компании за нарушение Регламента.
Умно составленный Регламент выбора контрагентов грамотно «размывает» ответственность за их выбор между разными службами и сотрудниками компании. А значит, директор фирмы может не нести ответственность за выбор контрагента, даже если он оказался ненадежным.
Что конкретно надо сделать, чтобы проверить контрагента и как оформить эту проверку?
Мы советует проверять контрагентов по 18-ти пунктам, которые должны быть изложены в Приложении к Регламенту. Что это за пункты? Например, нужно:
- запросить у контрагента копии заверенных учредительных документов;
- получить сведения из «Прозрачного бизнеса»
- сравнить список физлиц-массовых директоров со списком учредителей контрагентов и т.д.
Как определить наиболее надёжного контрагента? Если по определённому пункту у него все хорошо (директор не номинал, адрес реальный и т.д.), то по этому пункту контрагент получает 0 баллов.
После того, как получена информация по всем 18-ти пунктам, нужно посчитать, сколько в сумме баллов набрал контрагент. Если много — работать с ним нельзя, он высокорисковый. Но здесь есть момент.
Что, если других претендентов на сотрудничество нет? В таком случае мы предлагаем прописать в Регламенте, что
работа с высокорискованным контрагентом возможна только на основании решения Комиссии, принятого не менее чем двумя третями голосов ее членов, присутствующих на заседании Комиссии, и оформляется соответствующим протоколом. Протокол заседания Комиссии подписывается председательствующим и секретарем Комиссии.
То есть опять же директор компании выведен из-под удара — не он принимал решение о работе с этим контрагентом, а Комиссия. Значит, директор ответственности за выбор не несет.
Как получить нужную для проверки информацию?
Очень просто. Вы можете получить информацию:
- от самого контрагента (устав, решение о создании компании);
- из ЕГРЮЛ;
- с помощью сервисов самой налоговой («Прозрачный бизнес», например, или сведения из реестра дисквалифицированных лиц).
Устав, решение и выписки у вас должны остаться в «бумажном» виде, а чтобы зафиксировать информацию, которую предоставляют сервисы налоговой, достаточно сделать скриншот экрана монитора, распечатать его и заверить подписью сотрудника, проводившего проверку. Также укажите дату создания скриншота.
Выводы
Если в вашей компании не внедрён Регламент проверки контрагентов, то как бы вы ни проверяли отдельных контрагентов, инспекция может обвинить вас в том, что вы проверили их недостаточно. А значит, не проявили должную осмотрительность.
Процедуры получения информации, определения рисков, сбора и фиксации сведений о контрагенте должны быть прописаны в соответствующем Регламенте.
Верно составленный Регламент возлагает ответственность за получение информации о контрагентах на различные службы и сотрудников компании, выводя таким образом руководителя компании из зоны ответственности.
Комментарии
5она и с внедренным регламентом может обвинить в этом же.
Конечно все эти регламенты - чушь. Если на вашем поставщике оборвался НДС (он помойка или прокладка), то налоговую вообще не интересует как вы проверяли своего контрагента - вас назначат крайним, а если вы будете упрямо доказывать, что вообще лично с ним знакомы и видитесь каждый день, то вообще будете соучастником. А если в цепочке всё в порядке с уплатой налогов, то и вопроса такого в принципе не возникнет не зависимо от суммы перечисления.
Ну так выложили бы образец регламента. Чтоб у всех был. Внесли бы, так сказать посильную лепту в борьбу Добра со Злом. "Без бумажки ты какашка, а с бумажкой человек" пока в силе.
Пока это будет "образец от Клерк.ру", и только. То что "учудит" ФНС при проверке, и что с Вас спросит, это не совпадёт с регламентом, какой-бы вы не приняли.
И пока не будет чётко-утверждённого регламента от ФНС, то претензии этой ФНС вы никак не опровергните.