Управленка в бухгалтерской программе: можно настроить без больших трат?

Пожалуй, нет больше такого же вопроса в организации, дискуссия о котором моментально порождает огонь непримиримости, споров, служебных записок и бесконечных эмоциональных совещаний — как совместное существование бухгалтерского и управленческого учета. Ломали, ломают и будут ломать копья все, кто в организации так или иначе отвечает за финансы. Стоит вспыхнуть маленькой искре, как разгорится пожар разных мнений — нужно, не нужно, если нужно, то где, когда и — главное — кто.

Руководителю достанется от всех, и чаще всего самым главным аргументом для того, чтобы «изгнать» окончательно саму мысль об управленческом учете из головы руководителя, будет следующая — без дополнительных расходов на программы, настройки и консультантов управленческий учет не получить. Точка.

Для малого и среднего бизнеса этот аргумент убойный, спорить против него себе дороже. Очевидно, что если бухгалтерский учет есть в каждой организации, раз этого требует законодательство, то лучшим решением будет принимать управленческие решения на базе этого учета. Управленцы понимают это, как никто.

Вопрос один — как это сделать?

Не то чтобы совсем без затрат (как денег, так и нервов), но хотя бы малой кровью.

Можно ли настроить учет прямо в бухгалтерской базе, с минимальными затратами и, по возможности, своими силами? Ответ на этот вопрос, как вы понимаете, утвердительный и укладывается в три несложных этапа.

1 этап

Чтобы учет и отчеты, получаемые из бухгалтерской базы, стали информативными, нам надо добавить глубины в аналитику учета. Важнейшим этапом на этом пути станет настройка справочников.

Нам потребуется проработать следующие справочники:

• Статьи движения денежных средств

• Статьи затрат

• Статьи прочих доходов и расходов

• Номенклатурные группы

• Подразделения (если актуален анализ в разрезе ЦФО)

К сожалению, типовая конфигурация предлагает исходно весьма куцые справочники с очень укрупненным и неинформативным набором статей.

Например, какую информацию руководитель извлечет из такой статьи затрат как «Материальные расходы», или из оборота по статье движения денежных средств «Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов»? Понятно, что немного. Справочники статей затрат и статей ДДС должны быть подробные, лучше в виде иерархии, сгруппированные по видам расходов: прямые (производственные), административные, коммерческие, прочие.

Нашими подходами к составлению справочников я поделюсь в одном из следующих блогов, здесь же приведу для примера скрин нашего типового справочника:

Рекомендую также уделить время и справочнику «Номенклатурные группы» — в зависимости от вида бизнеса с его помощью можно настроить анализ деятельности как по направлениям, так и проектам.

С помощью правильно настроенного справочника «Подразделения» можно посчитать валовую прибыль в разрезе ЦФО (например, отдельных торговых точек), а при использовании версии Бухгалтерия КОРП, вполне реально рассчитать и чистую прибыль по ним.

2 этап

Следующим шагом после настройки справочников будет настройка управленческих отчетов.

К сожалению, качественных отчетов в бухгалтерской конфигурации нет, и эту проблему можно решить одним из следующих вариантов:

1) Использовать отчеты из раздела «Руководителю». Здесь есть и баланс, и отчет о финансовых результатах, анализ движения денежных средств, целый комплект финансовых коэффициентов, валовая прибыль по номенклатуре и много чего еще.

На мой взгляд, там есть как вполне удачные отчеты, так и откровенно сырые, но зато — бесплатно.

2) Второй вариант — воспользоваться готовыми решениями: много интересных и недорогих вариантов можно найти на сайте «Инфостарт», там действительно есть возможность найти много стоящего, но запаситесь временем и терпением.

Мы же, например, в своей работе пользуемся готовыми отчетами, о которых я писал в предыдущем посте.

3 этап

Финальным этапом в настройке учета будет разработка Регламента — инструкции для бухгалтеров по правильному заполнению аналитики в платежных документах и документах затрат.

Чем четче будет описано: в каких случаях, какая статья должна быть использована — тем качественнее будут на выходе отчеты.

Для удобства заполнения аналитики в документах могу также порекомендовать еще одно интересное решение — небольшой модуль, который помогает подставлять по умолчанию значения аналитики в нужных документах, ориентируясь на сочетание значений реквизитов: «Контрагент» и «Договор».

Еще одним бонусом этого модуля является возможность автоматической замены аналитики в документах предыдущих периодов, что позволит расширить временнЫе границы управленческих отчетов и предоставит возможность сравнения текущих финансовых показателей с данными предыдущих месяцев, и даже лет.

Таким образом, можно достаточно быстро получить информативные данные и комплект подробных финансовых отчетов даже на базе бухгалтерского учета.

Конечно, многие мои коллеги-финансисты могут сказать: бухгалтерская база не обеспечит нужного уровня аналитики, нам нужны совсем другие углы, разрезы и финансовые показатели, а там этого всего нет. И я с ними во многом соглашусь.

К счастью, есть немало продуктов на рынке, которые по мере роста стоимости их внедрения позволят осветить все необходимые стороны финансово-хозяйственной деятельности вашей компании. И это прекрасно, когда есть возможность инвестировать средства в такое ПО.

Но средства на такие инвестиции есть не всегда, а бизнесом своим управлять без финансовых отчетов очень непросто. С чего-то надо начинать.