Хранить или спалить их беспощадно? Последствия уничтожения документов

Это продолжение. Начало в первой части - Размышлений у мусорной корзины… О важности хранения документов…

Расскажу – можно ли после проверки спалить уже ненужные бумаги и не хранить их вечно. Какая ответственность за уничтожение. Какая сложилась практика.

Принимая во внимание тенденцию государственного прессинга на бизнес, можно предположить, что в обозримом будущем закручивание гаек продолжится. В том числе из-за одобряемой властями своевольной ревизионной политики, самонадеянных контролеров и экономических проблем. Это, к сожалению, уже подтверждается и ужесточением административной ответственности: введением новых видов административных правонарушений, новых штрафов и увеличение штрафов существующих, и введением ответственности субсидиарной. В том числе за несохранность и непредставление документов.

Кто может проверить

Акт о нарушении норм архивного хранения могут составить как представители Росархива, ФАС, ФНС, Росфинмониторинга, Банка России, страховых фондов, трудовой инспекции, так и разные пособники финансового контроля. Нотариусы, риэлторы — не думаю. Они работают с актуальными сделками и, соответственно, свежими документами. Аудиторы – тоже не думаю. В заключении факт отсутствия документов отметят, но стучать не станут. Хотя? Другие структуры, выбранные пособниками контролеров — риэлторы, оценщики, бухгалтерские компании, нотариусы , адвокаты- тоже маловероятно. Они работают с актуальными документами и углубляться в архивные бумаги, полагаю, им ни к чему.

А вот кто точно обратит внимание – это конкурсный управляющий. Если будет привлечен, конечно. И не только заметит отсутствие и даже может притянуть большие проблемы. В виде субсидиарной ответственности ( об этом далее).

Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения проверок, реже – по факту неисполнения запросов.

Привлечение компании или ИП к ответственности за несоблюдение установленных перечнями сроков хранения Росархивом – это вообще редкость. И размер штрафа — ничтожно мал. Нарушение правил хранения комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей. ( Статья 13.20 КоАП)

Но если нарушение сроков хранения документов повлекло нарушения корпоративного, налогового или иного законодательства, прилетят последствия другие. Ощутимые, а возможно и очень чувствительные. Так как в этом случае к контрольной работе по соблюдению сроков хранения документов — подключается «тяжелая артиллерия» в лице ФНС, Росфинмониторинга,ФАС, Банка России и других регуляторов — тяжеловесов.

И если по их требованию не представить документы, срок хранения которых еще не истек, то и компания, и ИП, и должностные лица могут быть привлечены к ответственности.

Давайте разбираться, к какой.

Документы бухучета

Нарушение сроков хранения бухгалтерских документов грозит административным штрафом на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация должностного лица от 1 года до 2 лет. На основании ч.1 и 2 статьи 15.11 КоАП.

ИП по статье 15.11 КоАП не может быть привлечен к ответственности. (Его освобождает статья 15.3 КоАП).

Налоговая ответственность

1. Если документы уничтожены, а их налоговый срок хранения еще не истек, компании грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения в размере 10 000 рублей. За то же нарушение в течение нескольких периодов – 30 000 рублей. (п.1 и 2 статьи 120 Налогового кодекса).

2. За необеспечение сохранности документов должностным лицам грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей (ч.1 статьи 15.6 КоАП).

3. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы – с компании будут взысканы налоги плюс штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. (п.3 статьи 120 Налогового кодекса). Налоговики все чаще занижения налоговой базы «подтягивают» под умысел, и выкатывают штраф по этой же статье в размере 40%.

4. За каждый непредставленный документ компания или ИП могут быть привлечены к штрафу в размере 200 рублей ( статья 126 Налогового кодекса).

Но налоговая ответственность в виде штрафов — это не все. Если компания не обеспечила сохранность документов, а у налоговой есть достаточные основания, что есть нарушения и можно взыскать налоги – отсутствие бумаг ревизоров не остановит. Они имеют право исчислить налоги расчетным методом. На основании подп. 7 п. 1 статьи 31 и п. 7 статьи 166 Налогового кодекса. На основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

При этом сумму доходов для расчета налоговой базы компании контролеры соберут очень ловко – по выпискам банка, по данным контрагентов, по вашим электронным следам. Или по аналогии. А вот расходная часть и налоговые вычеты – ваша забота. Поэтому примененный ревизорами расчетный метод – всегда не в пользу компании. И лучше постараться этого избежать. Об этом подробно в статье «Налоговая аналогия: спорный расчетный метод.» 

Гуляет мнение, что если документы утрачены по причине кражи, пожара, наводнения. — налоговики не смогут начислить недоимку. А компания и ее должностные лица могут быть освобождены от ответственности. Мнение ошибочно. Справок МЧС и МВД для обоснования добросовестности и объективного характера уничтожения бумаг точно недостаточно. Докажите, что компания озаботилась восстановлением документов, предприняла меры и получила хоть какие результаты. Суды очень критично относятся к отсутствию усилий по восстановлению документов. И зачастую поддерживают выводы налоговиков, применивших при налоговой проверке расчетный метод.

Проверка закончилась – документы в шредер?

Нееет. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 и от 07 июня 2013 г. № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке и независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет. 

А вот по истечении установленных законодательством сроков хранения документов документы можете не представлять. И привлечь к ответственности за непредставление документов вас не вправе.

Документы по ВЭД

1.Нарушение сроков хранения документов учета по внешнеэкономической деятельности для целей экспортного контроля влечет взыскание штрафа с должностных лиц в размере от 1 000 до 2 000 рублей, компаниям – от 10 000 до 20 000 рублей. (ч.2 статьи 14.20 КоАП).

2. За нарушение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям должностным лицам грозит штраф в размере от 4 000 до 5 000 рублей, компаниям – от 40 000 до 50 000 рублей. Для граждан штраф от 2 000 до 3 000 рублей. (ч.6 статьи 15.25 КоАП).

Документы по учету и управлению персоналом

За нарушение трудового законодательства, в том числе по вопросам соблюдения сроков хранения документов по личному составу, должностным лицам и ИП грозит штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, компании – от 30 000 до 50 000 рублей. ( ч.1 статьи 5.27 КоАП).

Антимонопольное право – тоже?

Еще один неожиданный контролер – ФАС. В отношении сроков хранения документов на производство, размещение и распространение рекламы. Согласно статье 12 закона «О рекламе» от 13 марта 2006 г. № 38-ФЗ, рекламные материалы должны храниться в течение 1 года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия договора.

К рекламным материалам ФАС относит образцы печатной продукции (буклеты, листовки, макеты рекламы для газет, журналов, образцы газет, журналов с размещенной в них рекламой, макеты, образцы рекламы для распространения на рекламных конструкциях), рекламные аудиоролики для распространения в эфире радиостанций, рекламные видеоролики и т.п. ( пункт 1 письма ФАС России от 28.04.2011 N АК/16266).

За нарушение сроков хранения рекламных материалов, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы должностные лица компании могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа в размере от 2 000 до 10 000 рублей, компании — от 20 000 до 200 000 рублей. Штраф гражданам – от 1 000 до 2 000 рублей. (статья 19.31 КоАП).

Для ООО и акционерных обществ

ООО и АО обязаны хранить документы касательно своей деятельности. Перечни приведены в статье 50 Закона от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», и от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Особая ответственность за постоянным хранением устава, протоколов собрания участников, решения о выпуске ценных бумаг, протоколы советов директоров, положения о представительствах и других.

За неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах, грозит штраф должностным лицам от 2 500 до 5 000 рублей, компаниям от 200 000 до 300 000 рублей. (ч.1 и 2 статьи 13.25 КоАП).

Есть еще масса законных и подзаконных документов, устанавливающих сроки хранения документов и ответственность в зависимости от специфики деятельности компаний: для кредитных и некредитных организаций, для страховщиков, фондов, профессиональных участников рынка ценных бумаг, участников закупочной деятельности. Например, сроки хранения сведений, составляющих кредитную историю, досье клиентов, сведений о бенефициарах, регламентированы указаниями Росфинмониторинга, банка России, приказами ФСФР. Исходя из специфики своей деятельности советую уточнить какие еще ревизоры могут искать свой интерес в ваших документах. Поднимите отраслевые регламенты и оцените периметр контроля.

Еще  

1.Штрафы могут быть существенно увеличены в сочетании со статьей 19.5 КоАП «Невыполнение в срок законного предписания… органа, осуществляющего контроль…» на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц – от 500 000 до 700 000 рублей. В случае, если вам предъявили предписание с указанием «устранить!», а вы не исполнили. В том числе по причине отсутствия документов.

2.Есть и в Уголовном кодексе статья за утрату и уничтожение документов. Об этом статья 325 : лица, виновные в уничтожении, повреждении или сокрытии официальных, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы …либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года. Жуть. Но, по-моему, к нарушению именно архивных правил это не имеет никакого отношения. Речь идет об умышленно уничтоженных документах, свидетельствующих о преступной деятельности.

Опасная субсидиарная ответственность

Удивитесь, но и сюда притянута «субсидиарка». Она установлена статьей 61.11 Закона о банкротстве от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ. А именно: за нарушение требований законодательства к хранению документов, отражающих экономическую деятельность, а также обязанности их передачи конкурсному управляющему, руководитель компании и другие контролирующие компанию (должника) лица могут быть привлечены к субсидиарной ответственности по долгам компании -банкрота.

В случае, если будет доказано, что отсутствие документации:

1) привело к затруднениям проведения процедуры банкротства и явилось препятствием при формировании конкурсной массы должника или

2) конкурсный управляющий не смог выявить круг контролирующих должника лиц, его основных контрагентов, основных активов должника, подозрительные сделок и их условий и т.д.

Чтобы избежать привлечения к субсидиарной ответственности компании придется доказать суду «отсутствие вины в непередаче, ненадлежащем хранении документации и подтвердить, что приняты все необходимые меры для исполнения обязанностей по ведению, хранению и передаче документации при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась.» ( цитата из п.24 Постановления Пленума ВС РФ от 21 декабря 2017 г. N 53).

К субсидиарной ответственности могут быть привлечены лица, контролирующие должника, не только действующие, но и бывшие. Поэтому и при передаче дел (при увольнении) и при приеме от предыдущего сотрудника (при устройстве на должность) нужно быть особенно внимательным и обратить внимание на наличие документов компании и их сохранность.

Сделайте и сохраните копии актов приема-передачи документов. Чтобы не попасть под раздачу «субсидиарки», если документы были утрачены «бывшими».

Но приложить усилия по восстановлению документации вам все равно придется. Раз уж согласились стать руководителем. «Сама по себе непередача предыдущим руководителем новому необходимых документов не освобождает последнего от ответственности и не свидетельствует об отсутствии вины. Добросовестный и разумный руководитель обязан совершить действия по истребованию документации у предыдущего руководителя (применительно к статье 308.3 ГК РФ) либо по восстановлению документации иным образом (в частности, путем направления запросов о получении дубликатов документов в компетентные органы, взаимодействия с контрагентами для восстановления первичной документации и т.д.).» ( Это тоже цитата из п.24 Постановления Пленума ВС РФ от 21 декабря 2017 г. N 53).

Что на практике

Если дело об утрате документов все же доходит до суда, арбитражная практика чаще складывается не в пользу компаний, потерявших или уничтоживших документы.

Пример 1. По делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ ЗАО привлечено к административной ответственности на сумму 200 000 рублей.

Суть дела: В результате коммунальной аварии затопило подвал, к котором главный бухгалтер хранила старые документы ЗАО. Документы пришли в негодность, в том числе папка с протоколами Совета директоров и решениями общих собраний.

Пример 2. По делу №А12-630/2012 за хранение документа не по месту нахождения АО акционерному обществу предъявлен штраф в размере 500 000 рублей.

Пример 3. По делу № А56-9570/2009 генеральный директор не смог передать арбитражному управляющему документацию ООО в связи с ее уничтожением по причине коммунальной аварии (прорывом горячей воды). Конкурсный управляющий обратился в суд о привлечении директора ООО к субсидиарной ответственности и взыскании с него 85 000 000 рублей за непредставление документов, утраченных в результате их ненадлежащего хранения. Размер субсидиарной ответственности был определен по суммарному (!!!) размеру требований из реестра требований кредиторов ООО.

От ответственности руководителя спасло только то, что обстоятельства дела, за которые его судили, произошли ранее внесения изменений в Закон о банкротстве от 26 октября 2010 г. № 127-ФЗ в части субсидиарной ответственности органов управления должника за отсутствие документов бухгалтерского учета и отчетности.

Аналогичные дела о субсидиарной ответственности, в том числе и в связи с непередачей конкурсному управляющему документов по делу N А46-8908/2009 на сумму 304 000 000 рублей, Определение ВС от 25 марта 2019 г. N 305-ЭС19-1476 на сумму 51 390 245 рублей, Определение ВС от 11 июня 2019 г. N 305-ЭС18-12323(5), определение ВС от 28 марта 2019 г. N 302-ЭС19-3442 на сумму 15 402 920 рублей, Определение ВС от 11 февраля 2019 г. N 309-ЭС18-24832 на сумму 70 139 606 руб.

Резюмируем

Несоблюдение сроков хранения документации с каждым годом обходятся все дороже.

Безграмотное и небрежное отношение к документам, так же как и умышленное или беспечное их уничтожение, могут привести компанию к большим проблемам. Усилена административная ответственность, субсидиарная ответственность — уже совсем не редкость.

Вместо того, чтобы отрегулировать законодательство и выработать единообразные нормы его спорных положений, законотворцы увлечены ужесточающими нововведениями и нагнетающими давление на бизнес законами. К великому сожалению.

Не спешите уничтожать документы. Обеспечьте их хранение. В них – ваша защита от неправомерных нападок контролеров. И защиты вашего бизнеса.

Фух, статья кровожадная получилась какая. Штрафы - штрафы- ответственность.

Но надеюсь, что было полезно.

С наилучшими пожеланиями, сберегающий документы

Ваш консультант

Татьяна