Переход на обмен электронными документами – процесс формально простой. Вы подключаетесь к оператору ЭДО, приглашаете контрагентов к обмену и начинаете отправлять электронные документы. Но на этом история не заканчивается.
Павел Овчинников. Все статьи автора
Павел Овчинников — менеджер по продвижению компании Synerdocs
Так уж сложилось, что история внешнего обмена электронными документами тесно связана с первичкой: именно с электронных актов и счетов-фактур пошла основная практика ЭДО. Однако самые интересные кейсы обмена лежат за пределами обмена бухгалтерскими документами. Сегодня мы приведем три примера наиболее перспективных практик работы с электронными документами.
«Их еще и хранить надо?!» – часто удивляются знакомые бухгалтеры, которые только-только переходят на работу с электронными документами. Удивление понятно: для большинства компаний хранение электронной первички не представляет особой проблемы – она спокойно находится на серверах Synerdocs нужный срок. Но когда речь заходит о хранении других документов, с более длительным сроком, или о создании собственного электронного архива, – возникает множество вопросов.
Не секрет, что один из центральных аргументов при переходе на электронные документы – это удобная и быстрая работа с ФНС. Но одним представлением документов взаимодействие с налоговой не ограничивается: есть и выездные проверки, и консультации, и многое другое. Мы со специалистами Synerdocs встречали множество ситуаций, когда без звонка или официального письма в региональное отделение налоговой службы невозможно было решить даже самый простой вопрос с форматом документа или его носителем.
Когда вы подключаетесь к оператору обмена электронными документами и начинаете приглашать контрагентов к обмену, то обязательно узнаете, что вы далеко не первый, кто решился перейти на ЭДО. Некоторые ваши контрагенты уже давно выбрали себе другой сервис ЭДО, через который обмениваются электронными документами со своими партнерами. И самое важное – они не собираются менять оператора.
В этой статье мы обсудим ключевые вопросы понимания перевода документов в электронный вид и расскажем о том, что стоит знать о формах и форматах, и какими нормативными актами это урегулировано.
Обмен электронными документами (ЭДО) – процесс двусторонний. Если процесс автоматизации внутреннего документооборота можно выстроить по идеальной методике и вести его по предсказуемой траекторией, то во внешнем объеме появляется серьезная переменная – контрагенты, чье отношение к ЭДО может варьироваться от любопытности до абсолютного неприятия. И от контрагентов будет во многом зависеть то, как быстро вы сможете отказаться от бумажных документов, долго ли продлится переходный период и т.п.
Иногда вопрос «как работать с электронными документами?» вводит в ступор бухгалтеров, которые только-только приступают к обмену документами в электронном виде (ЭДО). Для некоторых понимание процесса подключения к ЭДО заканчивается на моменте «купили электронную подпись и подключились к сервису», а на самом деле впереди интересный и многогранный путь от старой модели работы к новой. Поэтому вам лучше всего заранее решить, как вы в дальнейшем будете работать с электронными документами.
Вы решили, что вам пора отказываться от бумажных документов? Обычно, к этому решению приходят двумя путями: когда понимают, что работа с бумагой приносит ощутимые убытки (проблемы с налоговой из-за ошибок и потерь, проблемы с приемкой товара, начислениями налогов и т.п. – все это конкретно мешает бизнесу расти), или когда какой-нибудь большой партнер настойчиво предлагают перейти на новый формат взаимодействия.
Мало кто знает, что возможность отказаться от некоторых бумажных документов в пользу электронных появилась уже достаточно давно. Например, электронные договоры используются уже несколько лет, а отправлять документы в суд на CD-дисках или через интернет можно было еще раньше – только не все об этом знали и продолжали работать с документами по старинке. Сегодня возможностей по переходу на электронные документы куда больше, но и сомнений на этот счет не меньше.
Интерес к теме электронных счетов-фактур постоянно меняется: он то возрастает, то спадает в зависимости от той или иной новости, пришедшей со стороны ФНС или законодателей. Источник волнения понятен: вдруг всех заставят переходить на электронные документы, а с первого раза понять все нюансы форм, форматов и технических требований очень трудно.
Ритейл является одним из пионеров в области автоматизации процессов: логистика, складской учет, множество разных поставщиков, магазинов, различные номенклатуры – все это без информационных систем значительно ограничивает рост бизнеса в торговле. Потому возможность обмениваться юридически значимыми документами между контрагентами особо востребована среди торговых сетей, в частности – в интернет-магазинах (e-commerce).
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
История с «гражданским» электронным документооборотом развивается давно, но только с появлением электронных госуслуг она получила ощутимый стимул. С этого момента вся теория электронного взаимодействия «гражданин-государство» превратилась в конкретную практику, а электронный документооборот между ними – в реальность.