Расходы на проживание
В соответствии с требованиями абз. 3 ст. 297 ТК работодатель должен обеспечить для работающих вахтовым методом сотрудников необходимые условия проживания.
Следовательно, у компании образуются затраты по следующим направлениям:
приобретение либо аренда бытовок;
приобретение либо аренда бытовой техники, мебели и материи;
содержание временного жилья.
Бытовки пройдут в налоговом учтете в составе основных средств, а расходы на их аренду необходимо учитывать в составе прочих расходов (см. пп. 10 п. 1 ст. 264 НК). Так же обстоит дело и с учетом расходов на технику, мебель, текстиль (см. пп. 7 п. 1 ст. 264 НК).
А вот расходы на содержание временного жилья подлежат учету в рамках нормативов, которые установлены органами МСО (см. пп. 32 п. 1 ст. 264 НК). В отсутствие подобных нормативов следует исходить из фактических расходов (см. письмо Минфина от 10.09.2010 № 03-03-06/1/583). Если же вахтовиков селят в общежитиях (гостиницах), расходы списываются в полном объеме (см. письмо Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/460).
Когда речь заходит об упрощенцах, то плательщики УСН расходы на покупку (аренду) временного жилья должны учитывать по общим правилам. Расходы на бытовая технику, мебель и т.п. следует относить к материальным затратам (см. пп. 5 п. 1 ст. 346.16, пп. 3 п. 1 ст. 254 НК). Это касается и затрат на содержание бытовок (см. ст. 346.16 НК).
Если вахтовики упрощенцев проживают в общежитиях (гостиницах), эти затраты не подлежат учету в расходах, их также нельзя признавать и расходами на оплату труда (см. письмо Минфина от 05.02.2021 № 03-11-06/2/7513).
Налоговый триллер «Аудитор»
Электронная книга Евгения Сивкова.
Хотите получить БЕСПЛАТНО?
Оставьте заявку в форме ниже, и мы пришлем ее вам:
Транспортные расходы
При расчете налога на прибыль стоимость проезда вахтовиков включается в прочие расходы, когда подобные затраты предусмотрены кол. договором (подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 29.12.2021 № 03-03-06/3/107474).
При расчете НДС. Когда компания компенсирует сотрудникам стоимость доставки на основании колдоговора, налог можно принять к вычету. Основанием для этого служат бланки строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС (см. письмо Минфина от 16.03.2015 № 03-07-11/13791).
При использовании УСН. Упрощенец имеет право учета в составе расходов на оплату труда стоимости проезда вахтовиков (см. письмо ФНС от 14.09.2010 № ШС-37-3/11177@) при соблюдении следующих условий:
трудовым договором предусмотрена такая оплата;
в трудовом договоре обозначен размер этой оплаты;
возмещение является составной частью зарплаты в неденежной форме.
Компенсацию на проезд можно признать расходами на оплату труда при условии, что подобные выплаты предусмотрены трудовыми либо коллективными договорами (см. п. 25 ст. 255 НК, письмо Минфина от 23.10.2020 № 03-01-10/92685).
НДФЛ и страховые взносы. Компенсация проезда от места жительства к пункту сбора и от пункта сбора до работы облагаются по-разному.
До 1 марта 2023 года компенсацию расходов на проезд от места жительства до места сбора и обратно облагают НДФЛ в полном объеме (см. письмо Минфина от 23.10.2020 № 03-01-10/92685). После 1 марта эти суммы будут освобождены от уплаты налога.
С 1 марта 2023 года начнет действовать редакция ст. 302 ТК, которой предусмотрено, что компания может компенсировать вахтовику проезд от места жительства до ее местонахождения или пункта сбора (см. закон от 19.12.2022 № 545‑ФЗ). Размер и порядок данной компенсации следует прописать в кол. договоре или локальном нормативном акте. Тогда облагать компенсацию НДФЛ будет не нужно, так же, как и социальными взносами.
Кроме того, с 1 марта 2023 года работодатель будет обязан за свой счет доставлять сотрудников от местонахождения компании либо пункта сбора к месту работы и обратно (см. ст. 302 ТК). С освобождением от уплаты НДФЛ.
Начиная с 1 марта 2023 года пунктом сбора может считаться не только локация компании, но и другое место, которое прописано в локальных нормативных актах.
Но до 1 марта 2023 действуют старые правила (см. письмо Минфина от 23.10.2020 № 03-01-10/92685), то есть суммы компенсации не облагают НДФЛ, когда:
транспортная доступность места работы ограничена либо имеется производственная необходимость доставки туда работников;
уже по прибытии в пункт сбора вахтовики фактически приступают к исполнению своих обязанностей, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка.
По страховым взносам действуют точно такие же правила.
Налоговый триллер «Аудитор»
Электронная книга Евгения Сивкова.
Хотите получить БЕСПЛАТНО?
Оставьте заявку в форме ниже, и мы пришлем ее вам:
Расходы на питание сотрудников
При расчете налога на прибыль, а также для упрощенцев стоимость питания учитывается в расходах на оплату труда, когда это предусмотрено трудовым либо коллективным договором.
Существенное условие для признания подобных расходов – ведение персонифицированного учета доходов всех сотрудников в виде стоимости питания с последующим начислением НДФЛ. Иначе затраты на питание нельзя учитывать при расчете налога на прибыль и упрощенного налога (см. письмо Минфина от 16.03.2022 № 03-15-06/19733).
НДС. Организация питания будет отнесена к реализации товаров. Такое питание подлежит обложению НДС (см. п. 1 ст. 146 НК). При оплате труда в натуральной форме налоговую базу необходимо определять в виде стоимости продуктов питания по рыночным ценам (см. п. 2 ст. 154 НК).
В то же время, не требуется уплачивать НДС, когда бесплатное питание предусмотрено законом, к примеру, для вредного производства (см. постановление Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33, письмо Минфина от 25.10.2022 № 03-15-06/103218).
Страховые взносы. Стоимость бесплатного питания вахтовых работников облагают взносами в общем порядке (см. письмо Минфина от 16.03.2022 № 03-15-06/19733).
Но иногда суды склонны рассматривать такие компенсации как выплаты социального характера вне рамок трудовых отношений, которые обложению взносами не подлежат (см. постановление АС Московского округа от 14.12.2020 № А40-244135/2019).
Спецодежда
Организация должна выдать вахтовикам спецодежду, когда они трудятся во вредных либо опасных условиях (см. ч. 3 ст. 214, ст. 221 ТК). Данные обстоятельства требуют подтверждения специальной оценкой условий труда (см. ст. 3, пп. 3 п. 1 ст. 7 закона от 28.12.2013 № 426‑ФЗ).
Подобные затраты подлежат учету в составе материальных расходов (см. подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК). В ситуации, когда спецодежда входит в состав амортизируемого имущества, такие затраты подлежат списанию, как и расходы на основное средство (см. п. 1 ст. 256, подп. 1 п. 1, п. 3, 4 ст. 346.16 НК).
Вахтовые надбавки
Взамен суточных компания обязана выплачивать вахтовикам надбавку за вахтовый метод работы. Такая надбавка начисляется за каждый календарный день нахождения вахтовика на месте выполнения работ в течение срока вахты, а также за фактические дни, которые были потрачены на проезд туда и обратно (см. ст. 302 ТК). Коммерческие организации устанавливают размер надбавки в локальных документах.
От НДФЛ и страховых взносов вахтовая надбавка освобождена (см. п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК).
На упрощенке вахтовую надбавку учитывают в расходах, в том случае, когда подобные выплаты предусмотрены трудовым либо коллективным договором. И такие суммы подлежат отнесению к расходам на оплату труда (см. письмо Минфина от 05.02.2021 № 03-11-06/2/7513).
При расчете налога на прибыль надбавка тоже подлежит списанию в расходы на оплату труда (см. ст. 255 НК).
А как законно оптимизировать налоги, узнаете на авторском семинаре Евгения Сивкова «Как защитить бизнес в 2023 году». Все о планировании зарплатных налогов, налога на прибыль и НДС. На примере реального бизнеса сформируем оптимальную модель налоговой нагрузки с учетом льгот и преференций, предусмотренных НК или региональными нормативными документами.
Налоговые риски
Когда налоговики начинают сомневаться в реальности и обоснованности вахтового метода либо начинают подозревать, что документооборот является фиктивным, контролеры вполне способны снять расходы по налогу на прибыль или по УСН, доначислить страховые взносы, а также НДФЛ.
Во избежание подобных рисков компания должна иметь экономическое обоснование использования вахтового метода организации работы.
Таким обоснованием могут послужить тщательно задокументированные расчеты, прилагаемые к соответствующему приказу руководителя об организации вахты (см. постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82).
Кстати, организация имеет право перевести на вахтовый метод как компанию в целом, так и отдельных ее работников (см. письмо ФНС от 13.03.2009 № 3-2-09/64@).
Евгений Сивков, налоговый консультант, аудитор, писатель
Реклама: ИП Сивков, ИНН: 592000429059
Начать дискуссию