А2Б
Электронные подписи

Какая ЭП подходит для системы внутреннего ЭДО компании   

Электронный документооборот неразрывно связан с использованием электронной подписи. Именно этот элемент придает юридическую значимость цифровым документам, идентифицирует личность подписанта, а также выступает гарантией, что после установки ЭП в файл не вносились правки. Разберем, какой вид электронной подписи подходит для внутренней СЭДО компании, и как ее использовать в работе.
Какая ЭП подходит для системы внутреннего ЭДО компании   
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Виды электронной подписи в 2024 году

В российском ЭДО можно использовать три вида цифровой подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную (ст. 5 закона № 63-ФЗ). У каждого типа — свои особенности и специфика.

Вид электронной подписи

Отличительные признаки

Как получить

Простая (ПЭП)

  • формируется посредством кодов и паролей;

  • позволяет идентифицировать личность подписанта;

  • невозможно определить факт изменения документа после подписания.

Самостоятельно, при регистрации на сайте или портале, где планируется ее использовать

Неквалифицированная (НЭП)

  • получают в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП;

  • позволяет определить лицо, подписавшее документ;

  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в документ после его подписания.

В любом УЦ

Усиленная квалифицированная (УКЭП)

  • имеет все признаки НЭП + ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате аккредитованного УЦ

В УЦ, аккредитованном Минцифры России.

Простую ЭП обычно используют физлица на различных сервисах, сайтах, в банковских приложениях. Например, ПЭП (связка «логин-пароль») действует для получения услуг на портале gosuslugi.ru. ПЭП подходит для использования во внутреннем документообороте.

Неквалифицированная ЭП — более защищенная, формируется посредством программ криптошифрования с использованием закрытого ключа. Но ее применение требует прямого указания закона или письменного соглашения сторон о признании. НЭП подходит для электронного обмена документами внутри компании, между контрагентами (если имеется предварительная договоренность), а также используется в личном кабинете налогоплательщика (на ресурсе nalog.ru). 

Усиленная квалифицированная ЭП не требует дополнительного признания контрагентом и дает документу высокий уровень защиты, выдается исключительно аккредитованными УЦ. УКЭП необходима для участия в госзакупках, сдачи отчетности в СФР, ФНС и другие госорганы.

СЭД — система электронного документооборота

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Какой вид ЭП подойдет для внутреннего документооборота

Внутренний ЭДО предполагает движение электронных документов между сотрудниками: бухгалтеры ведут финансовую отчетность, работники склада оформляют инвентаризацию, кадровая служба заполняет трудовые книжки, отправляет на ознакомление коллективу ЛНА и т.д. Такие файлы не выходят за пределы предприятия.

Технически закон позволяет использовать во внутреннем ЭДО любой тип электронной подписи: ПЭП, НЭП и КЭП. Чтобы документы, подписанные ПЭП, обладали юридической силой, нужно выпустить соответствующий нормативный акт и подписать соглашение между сторонами.

ПЭП можно быстро выдать десяткам или сотням сотрудников прямо в офисе компании или через внутреннюю информационную систему. Стоимость ПЭП ниже, чем у КЭП, при этом ее вполне достаточно для подписания информационных писем, служебных заданий, заявлений на увольнение или согласий на переводы.

Но в некоторых ситуациях, связанных с кадровым электронным документооборотом, требуется использование именно КЭП. Это касается документов, которые подписывает работодатель, например, трудовые договоры и их дополнения, договоры о материальной ответственности, приказы о дисциплинарных взысканиях, сведения о застрахованном лице для выплат по больничным листам, а также справки о трудовой деятельности (СТД-Р).

КЭП — наиболее защищенный тип ЭП. Она не требует дополнительных актов или соглашений для своего использования. Любой электронный документ, подписанный КЭП, обладает юридической силой.

Подписывать документы электронной подписью можно в системе внутреннего документооборота. СЭД А2Б — это возможность навести порядок в бумажных делах компании, сократить расходы и сроки согласования. Идеальное решение для организаций с дистанционными сотрудниками или сетью филиалов.

Как внедрить СЭДО и использовать ЭП при подписании корпоративных документов 

  1. Выпустите локальный нормативный акт об использовании НЭП или ПЭП. Чтобы использовать во внутреннем документообороте КЭП, дополнительные документы не нужны — она и так обладает юридической силой. Чтобы доказать юридическую силу электронного документа, подписанного НЭП или ПЭП, нужно сформировать соответствующий ЛНА (ст. 4 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

  2. Определите маршруты внутреннего документооборота. Составьте перечень сотрудников, которые будут задействованы в обмене. Существуют массовые рассылки (например, ознакомление всего коллектива с приказом под роспись), а также персональные и по отделам. Эти параметры задаются разработчикам на этапе внедрения СЭДО.

  3. Выберите надежную СЭДО. Система А2Б позволяет объединить все документы, проекты и задачи в одной программе. Одна из ценных возможностей — разграничение прав доступа. Каждому сотруднику будет открыт ровно тот объем информации, который необходим для исполнения его обязанностей.

Для внедрения сервиса А2Б достаточно браузера или мобильного телефона, установка дополнительных программ не требуется.

Подключение системы ЭДО позволит сэкономить средства на внутреннем документообороте и упростить его. Система предоставляет коллективный доступ к файлам. Это помогает ускорить обмен юридически значимой информацией, в том числе с удаленными сотрудниками, а также работать над одним и тем же проектом одновременно нескольким лицам. 

Протестируйте систему бесплатно в течение 7 дней!

СЭД — система электронного документооборота

Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KFsFk

Начать дискуссию