Оплата корпоративной картой: ГСМ и кофе в счете-фактуре от АЗС. Налоговый учет

Что такое корпоративная карта

Корпоративная карта — это обычная банковская карта, которая привязана к расчетному счету организации для быстрых расчетов с контрагентами в целях предпринимательской деятельности. Соответственно, все расходы, которые несет компания, должны быть необходимы для ведения бизнеса, а также подтверждены документально.

К тому же расходы на оплату товаров, работ или услуг по корпоративной карте могут быть учтены в составе расходов для исчисления налога на прибыль, но только в том случае, если они экономически обоснованы и имеют документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК). А суммы НДС, заявленные поставщиками товаров, которые оплачены бизнес-картой, могут быть приняты к вычету, если соблюдаются условия ст. 169, п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК.

Можно ли принять к вычету НДС при покупке кофе на АЗС

Если коротко, то нет, но с оговорками. Любая покупка, которая совершена в личных целях и не связана с хозяйственной деятельностью организации, не может быть учтена в расходах для расчета налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК). НДС к вычету с такой суммы принять тоже нельзя (п. 2 ст. 171 НК).

Кроме того, у компании может возникнуть обязанность удержать НДФЛ с такой покупки и начислить страховые взносы. Давайте рассмотрим ситуацию подробнее.

Налог на прибыль и НДС

Нужно учесть, что отнесение затрат на питание сотрудников к расходам организации и возможность их отразить в составе налоговых вычетов по НДС — неоднозначный вопрос. Решение зависит от того, какие локальные нормативные акты приняты и действуют в компании.

Минфин дает такие разъяснения: если по условиям коллективного договора предусмотрена передача сотрудникам от работодателя продуктов питания, стоимость которых удерживается из их зарплаты, то она облагается НДС по общим правилам (письмо Минфина от 16.10.2014 № 03-07-15/52270). А суммы НДС, которые продавец предъявил организации при продаже этих продуктов, можно включить в налоговый вычет по НДС (ст. 171 и 172 НК).

Подобные разъяснения дает и налоговая служба (письмо ФНС от 04.03.2019 № СД-4-3/3817): если трудовой договор содержит условия о предоставлении сотрудникам питания, и компания расценивает его как часть заработной платы в натуральной форме, то НДС, который продавец предъявил работодателю при покупке продуктов, подлежит вычету по ст. 171 и 172 НК. При этом выплата дохода в натуральной форме облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Если же в локальных нормативных актах компании нет условий, которые регламентируют этот вопрос, то покупка руководителем кофе на заправке за деньги организации, без последующего возмещения таких затрат, может быть расценена как предоставление товаров на безвозмездной основе.

При этом, если компания безвозмездно передает приобретенные товары руководителю, такая операция может облагаться НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Поэтому компания может принять к вычету сумму НДС с покупки кофе. Но есть нюанс — в этом случае организация должна уплатить НДС с операции по безвозмездной передаче приобретенного кофе в пользу руководителя.

НДФЛ и страховые взносы

Одновременно с этим у лица, которое получило товар от организации на безвозмездной основе, возникает доход в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК). Значит, компания должна исчислить НДФЛ с такого дохода. 

А так как руководитель связан с организацией трудовыми отношениями, может возникнуть риск квалификации дохода в натуральной форме в качестве элемента оплаты труда. Это повлечет необходимость начисления на производимые выплаты страховых взносов (пример — определение ВС от 16.07.2015 № 310-КГ15-4143 по делу № А36-1784/2014). В этом случае кофе может обойтись очень дорого.

Бывают ситуации, когда руководитель оплачивает корпоративной картой товары для личных целей и оформляет их на себя, а не на компанию. В таком случае деньги, которые списали за покупку со счета, переходят к нему под отчет. По таким суммам руководитель должен отчитаться — предоставить авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы. При этом, если он возвращает потраченные деньги на расчетный счет или в кассу организации, облагаемый НДФЛ доход не возникает, также не придется платить страховые взносы (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

В то же время если невозможно подтвердить целевое использование подотчетных денег и покупку товаров именно для ведения хозяйственной деятельности компании, то доход руководителя, который получен от компании, облагается НДФЛ (п. 8 приложения к письму ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263). Также эти деньги считаются выплатами в пользу сотрудников в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК).

Бизнес-карты — это удобство в расчетах и выгода для компании. С корпоративной картой от Ак Барс Банка можно получить бизнес-кешбэк и вносить деньги без комиссии через любые банкоматы.

Как малому бизнесу не считать налоги, не платить взносы и не сдавать отчетность

Получите чек-лист по режиму АУСН-2024 бесплатно

Определите, насколько АУСН походит для вашей компании

Оставьте данные, пришлем вам чек-лист на e-mail бесплатно:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805, erid: LjN8Kc1Xm