Как использовать корпоративную карту: 5 главных правил

Подготовили для вас рекомендации, которые помогут использовать корпоративные карты правильно. Но сначала — о преимуществах бизнес-карт.

Почему бизнес выбирает корпоративные карты

● Возможность выпуска нескольких карт. Как правило, к одному счету можно выпустить сразу несколько карт. Это удобно, когда сотрудникам часто приходится что-то покупать для нужд бизнеса, например, оплачивать бензин для автомобиля: оформление и выдача подотчетных сумм происходит гораздо быстрее.

● Контроль расходов сотрудников. Возможность своевременного контроля за тратами — одно из ключевых преимуществ бизнес-карт. Собственнику компании (или другому ответственному лицу) оперативно поступает информация обо всех расходах, а, при необходимости, можно пополнить баланс корпоративной карты со счета.

● Установление лимитов. Это позволяет избежать ситуаций, когда сотрудники компании тратят значительные суммы не по назначению.

● Отсутствие ограничения в 100 тыс. рублей. При расчете бизнес-картой лимит расчетов в 100 тыс. рублей не применяется, поскольку такие операции относятся к безналичным. Это позволяет обойти ограничение, по которому за наличку можно купить товар или оплатить услугу на сумму не более 100 тыс. рублей.

● Возможность получать кешбэк. Большинство банков предлагают программы лояльности для владельцев бизнес-карт. Помимо начисления кешбэка такие программы могут предусматривать скидки на услуги партнеров банка и другие привилегии.

Бизнес-карты выпускаются на пластиковом носителе, в виде платежного стикера или в цифровом формате. Могут быть премиальными и классическими, именными и неименными. Клиентам Ак Барс Банка доступно оформление различных видов корпоративных карт, включая премиальную Мир Supreme Business, классическую карту Business, цифровую Мир Business и Исламскую Мир Business.

Отправить заявку

Как пользоваться бизнес-картой правильно

А теперь — о главных правилах использования корпоративных карт.

1. Соблюдайте требования по категориям расходов

Юридическим лицам разрешается оплачивать картой исключительно в рамках потребности компании: это могут быть покупка программного обеспечения, канцтоваров или мебели для офиса, оплата командировочных и представительских расходов, приобретение ГСМ и др. Также корпоративная карта может использоваться для оплаты услуг поставщиков, коммунальных и курьерских услуг.

Компании не имеют права пользоваться бизнес-картой для покупки товаров или оплаты услуг в личных целях. Запрещено использовать бизнес-карту для выплаты зарплаты, а также для выплат социального характера (к ним относят, например, больничные).

С индивидуальными предпринимателями ситуация другая. Деньги, которые находятся на расчетном счете, принадлежат самому ИП, поэтому и распоряжаться он ими может по своему усмотрению. С бизнес-карты ИП оплачивают и расходы, связанные с бизнесом, и — при необходимости — личные покупки.

Важный момент: если ИП работает на общей системе налогообложения или на упрощенке «Доходы минус расходы», потребуется вести раздельный учет, поскольку расходы на личные нужды не учитываются в целях налогообложения.

2. Сохраняйте чеки и квитанции

Расходы с бизнес-карты подтверждаются квитанциями и чеками: они прилагаются к авансовому отчету. Если какие-то услуги или покупки оплачиваются через интернет, такие расходы также нуждаются в подтверждении — подойдет выписка из банка.

Отсутствие чеков сделает уменьшение налога на сумму расходов невозможным. В результате компании придется заплатить налоговой больше.

3. Отчитывайтесь о тратах при снятии наличных

С бизнес-карты можно снять наличные, и за такие операции также необходимо отчитываться. В бухгалтерию следует сообщить, на что были потрачены наличные деньги, то есть предоставить подтверждение — универсальный передаточный документ или чек.

При отсутствии подтверждения налоговая может расценить снятие наличных как выплату «серой» заработной платы. А если деньги, которые сняли с бизнес-карты, не были потрачены, они возвращаются компании: такие факты фиксируются в приходном ордере.

4. Обязательно декларируйте получаемый дополнительный доход

При оплате товаров и услуг бизнес-картой многие банки начисляют бонусы в программах лояльности. Но здесь важно убедиться, что такой доход не станет внереализационным.

Если же все-таки он расценивается как внереализационный, то подобный дополнительный доход обязательно декларируется. И если с него не будет уплачен налог, у налоговой могут возникнуть претензии.

5. Не забывайте об обосновании при внесении наличных

При внесении наличных на расчетный счет компании каждая такая операция нуждается в обосновании. Если, например, вносится выручка, подойдет приходно-кассовый ордер, если возвращается заем — соответствующий договор.

Исключение — бизнес-карты индивидуальных предпринимателей. Они могут вносить личные деньги на расчетный счет без подтверждающих документов.

Бизнес-карты Ак Барс Банка — удобный способ организации расчетов для бизнеса. Для клиентов банка — выгодные условия обслуживания, отслеживание каждой операции по карте, оплата товаров и услуг для бизнеса в любой момент и круглосуточное пополнение расчетного счета.

5 причин, чтобы оформить корпоративную карту для бизнеса

Что можно и что нельзя оплачивать с помощью бизнес-карты. Ее плюсы и минусы