Трудовые отношения

Вторая волна и электронное взаимодействие

Являются ли сообщения в мессенджере гарантом выполненной работы, можно ли уволить человека по электронной почте, что будет за оскорбление в чате, как предотвратить утечку информации? Отвечаем на все вопросы в этой статье.
Вторая волна и электронное взаимодействие

«АСТЭК» — решение задач на базе 1С

Круглосуточный ИТ-отдел, который работает по всей России. Оптимизируйте 1С с «АСТЭК»

Работать в офисе или перейти на удаленку, будет ли вторая волна пандемии или нет — популярные вопросы, на которые очень много неоднозначных ответов. Мы знаем только одно — нужно продолжать работать и приспосабливаться к данным условиям.

Проблема, с которой столкнулись офисные сотрудники — это обмен документами и коммуникация. Являются ли сообщения в мессенджере гарантом выполненной работы, можно ли уволить человека по электронной почте, что будет за оскорбление в чате, как предотвратить утечку информации? Отвечаем на все вопросы в этой статье.

Пришлите в WhatsApp

На удаленке нужно как-то коммуницировать коллегам между собой. Мессенджеров и файлообменников большое количество, поэтому компании нужно просто выбрать свой тип связи, а затем узаконить такой обмен информацией. Для этого пропишите в трудовом договоре, а также в правилах трудового распорядка средства коммуникации, которые можно использовать, заодно пропишите, для каких целей.

К примеру, по электронной почте вы будете обмениваться отчетами и документами, которые не требуют подписи для ознакомления. Мессенджеры понадобятся для постановки задач и обсуждения рабочих вопросов.

Электронное взаимодействие в рабочее время, изображение №1

Дополнительно в трудовом договоре вы можете прописать адреса корпоративной почты сотрудников, отдела, руководителя. Если ваши подчиненные используют почту или другие средства связи для выполнения рабочих задач, то также необходимо прописать это в договоре.

Электронное взаимодействие в рабочее время, изображение №2

После того, как вы укажите все средства связи и их назначение, сотрудников необходимо ознакомить с изменениями и получить от них согласие. Также, если в вашей компании есть профсоюз, то все нововведения согласовываются с участниками. В случае спорных ситуаций можно будет сослаться на переписку, трудовой договор, правила трудового распорядка.

Увольняемся на удаленке

Хорошо, предположим мы узаконили переписку, но тут возникает следующий вопрос — сотрудник решил уволиться, возможно ли прекратить трудовые отношении на основании сообщения? Можно. Процедура простая, почти ничем не отличается от реальной ситуации.

Вам нужно ознакомить сотрудника со всеми необходимыми актами, получить от него подпись и заявление. Пришлите ему скан для ознакомления, попросите распечатать, подписать документы, отправить вам по E-mail, а затем направить по почте или с курьером оригиналы. Работодатель также направит все необходимые документы по почте. Все формальности в порядке, документы подписаны, поэтому у трудовой не возникнет никаких вопросов.

Бывает ситуация сложнее, когда нужно уволить, но человек отказывается приезжать в офис, а уж тем более высылать какие-либо документы. Уволить можно по видеосвязи. Лучше, если вы будете беседовать не одни, а с вами будут незаинтересованные лица, которые смогут дать показания в случае споров. Вам нужно ознакомить с приказом об увольнении, затем проговорить на какой электронный адрес вы отправляете экземпляры для ознакомления, предварительно покажите бумажный оригинал. Весь разговор можно записать, чтобы предоставить в качестве доказательств.

Трудовые книжки нельзя забрать домой, они должны храниться на территории работодателя. Вызвать во время пандемии кадровика можно только для выдачи зарплаты, но на выдачу трудовых это не распространяется. Вы можете предупредить сотрудников, что трудовые они получат чуть позже, но не стоит паниковать раньше времени.

Если карантин не будет объявлен, то можно оформить смешанный режим работы, чтобы сотрудники кадрового отдела могли законно приехать на работу, спокойно отдать трудовую лично или направить по почте.

Этика в корпоративных чатах и как бороться с офисными троллями

Стереотипный офис — это место, где плетутся интриги, но нельзя забывать о банальной вежливости и человечности. Мало кто решится перейти на личные оскорбления, глядя в глаза собеседнику. В переписке это сделать проще, но доказать некорректное поведение тоже труда не составит.

Если поступают жалобы об оскорблениях, то виновника можно наказать дисциплинарно. Для этого нужно зафиксировать факт нарушений у нотариуса или самостоятельно. Зафиксируйте на бумаге и запишите на видео, как включаете компьютер, куда заходите, какие сообщения вы видите, от кого. Каждый шаг необходимо описать, а также сделать скриншоты.

Иногда сотрудники воспринимают как грубость сообщение, которое написано не так как им хотелось. Например, кто-то привык к обращению по имени отчеству, соблюдая деловой этикет, а кто-то предпочитает свободную манеру общения. Чтобы не было недоразумений, опишите правила общения сотрудников в переписке между собой, с клиентами и руководителем.

Электронное взаимодействие в рабочее время, изображение №4

Диверсия по незнанию

Разглашение коммерческой тайны наказуемо. Одно дело, когда сотрудник совершает передачу данных умышленно, а другое — по незнанию. Естественно, незнание не освобождает от ответственности.

Нужно разъяснить сотрудникам, какая именно информация относится к коммерческой тайне, а также уточнить, что ее нельзя передавать третьим лицам не только за пределами компании, но и внутри. Сотрудник должен подтвердить полученные знания подписью.

Такую информацию нельзя скидывать на флешку или пересылать себе на личную электронную почту, чтобы поработать дома. Если ваши сотрудники работают в офисе, но в экстренных случаях работу приходится забирать с собой, то позаботьтесь о безопасности. Некоторые работодатели, например, в период пандемии отправляли сотрудников по домам вместе с рабочими компьютерами.

Электронное взаимодействие в рабочее время, изображение №5

Электронная подпись

Как быть с документами, которые нужно подписывать? Подключите электронную подпись, чтобы не ездить в офис. Она состоит из индивидуального набора букв и цифр, но имеет юридическую ценность.

Вместе с электронной подписью нужно подключить электронный документооборот, который позволяет отправлять отчетность в контролирующие органы, работать на государственных порталах, принимать участие в торгах. Недостаток документооборота — долгая настройка. Некоторые предпочитают ездить в офис, чем подключать ЭДО и регистрировать электронную подпись.

«АСТЭК» предлагает вам не отвлекаться от важных дел, а подключение доверить нашей технической группе. Мы берем на себя весь процесс: от регистрации до обучения.

Использование электронной подписи безопасно. Она выдается конкретному человеку. При смене данных (паспорт, должность) выдается новая подпись.

Удаленка стала для многих компаний чем-то новым и сложным. Правильно составленные документы помогут вам избежать конфликтных ситуаций. Узаконьте переписку, ознакомьте с изменениями, подробно опишите правила общения по переписке, уделите внимание положению о коммерческой тайне, подключите электронную подпись и продолжайте работать из дома.

НДС: расчет, декларация, 1С

Разберитесь во всех аспектах НДС, включая расчеты, декларации и работу с 1С. Все обновления на 2025 год! Цена: 6 899 ₽

🚀 Получите курс со скидкой 73%! Не упустите шанс.

Записаться со скидкой

Начать дискуссию


Недобросовестных работодателей включат в реестр. «Ночной бухгалтер» № 1848

Посмотреть «черный список» работодателей, которые допускают нарушения в части нелегальной занятости, можно будет в специальном реестре.

Иллюстрация: Вера Ревина /Клерк.ру

Страховые взносы 2024-2025: самые важные письма ФНС и Минфина. Обзор для бухгалтера

Подготовили для вас большой обзор разъяснений Минфина и ФНС по страховым взносам. Все кратко, четко, по делу. Забирайте в закладки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Обучение для бухгалтеров

Как не попасть в ловушки налоговой при расчетах НДС в 2025 году

С 1 января 2025 года упрощенцы с доходом свыше 60 млн. руб. стали плательщиками НДС, теперь их ждет непростое время — нужно выбрать выгодную ставку, узнать, не положены ли льготы и научиться без ошибок заполнять новую декларацию. Не меньше проблем с НДС будет и у компаний на ОСНО — рассказываем, к чему готовиться и как избежать ловушек ФНС.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Коллекторы

Закон о коллекторах с 1 февраля 2025 года: как с должников будут взыскивать долги

Отношения коллекторов с должниками регулируются законом № 230-ФЗ от 03.07.2016. Документ закрепляет права и обязанности специалистов по взысканию, заемщиков, допустивших просрочки по кредитам.

Закон о коллекторах с 1 февраля 2025 года: как с должников будут взыскивать долги

Антирейтинг: 10 регионов, где в 2025 году максимально подорожают коммунальные услуги

В ноябре прошлого года Правительство утвердило значения предельных индексов, в рамках которых будет происходить повышение коммунальных платежей с 1 июля 2025 г. (Распоряжение Правительства от 15.11.2024 N 3287-р).

Антирейтинг: 10 регионов, где в 2025 году максимально подорожают коммунальные услуги

ТОП-5 надежных компаний по банкротству физических лиц

По данным Федресурса, в 2023 году число судебных решений о признании гражданина банкротом достигло 350,8 тысяч, что на 26% больше 2022 года. Из-за высокого спроса на эту услугу на рынке появилось немало компаний, помогающих физлицам в банкротстве. В нашем рейтинге — надежные компании, готовые профессионально сопровождать вас в этом процессе.

ТОП-5 надежных компаний по банкротству физических лиц
1
profbuh1

Уменьшение УСН за 2024г. на СВ за 2023г.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, ИП в январе (22.01.2024г) оплатил 18000 Страховые взносы за ИП за 2023г. Может ли он уменьшить на эту сумму налог по УСН доходы...

Читать полностью

Эксперт:

Оксана Сутормина

Оксана Сутормина
Эксперт

Здравствуйте.

ИП в январе (22.01.2024г) оплатил 18000 Страховые взносы за ИП за 2023г.

А что то за взносы?

Если это фиксированные взносы за 2023...

Читать полностью
Трудовые отношения

Наставничество появится в Трудовом кодексе: что нужно знать

1 марта наставничество официально признается дополнительной работой, за которую наставникам будет полагаться оплата. Закрепляются гарантии и правовой статус наставника. Рассказываем, как работодателям правильно оформить трудовые отношения с сотрудниками, выполняющими обязанности наставников.

Наставничество появится в Трудовом кодексе: что нужно знать
Обучение для бухгалтеров

За какие ошибки в НДФЛ и зарплате будут штрафовать в 2025 году

В 2025 году бухгалтерам предстоит рассчитывать зарплату по новому МРОТ, работать с прогрессивной шкалой ставок НДФЛ, новыми кодами 6-НДФЛ и РСВ. Изменения будут и по части страховых взносов, вычетов, налогового кэшбэка и многим другим направлениям. Чтобы избежать ошибок, все новые правила и шаблоны всегда должны быть под рукой.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Отчетность в Росстат

Отчеты самозанятых в Росстат с 1 января 2025 года: все, что нужно знать о нововведениях

О нашумевшем законе, касающемся отчетности в Росстат мы рассказывали, когда он только вышел. Но тогда в законе было больше вопросов, чем ответов: все ждали подзаконные акты, которые обещали уточнить порядок действий.

Отчеты самозанятых в Росстат с 1 января 2025 года: все, что нужно знать о нововведениях
Банки

Что будет с ключевой ставкой в 2025 году и когда она начнет снижаться. Отвечают эксперты

Ключевая ставка Банка России — важный показатель как для всей экономики страны, так и для каждого жителя. Исходя из уровня ключевой ставки и прогнозов по нему, банки формируют свои стратегии и предлагают бизнесу и населению кредиты и депозиты под определенные проценты. Чем выше «ключ», тем выше процентные ставки.

Что будет с ключевой ставкой в 2025 году и когда она начнет снижаться. Отвечают эксперты
Общество

🎄В 2025 году бухгалтер — главный!

Что год грядущий нам, бухгалтерам, готовит? Кто-то из клерков обязательно станет главным бухгалтером. Особенно масштабно это будет для овнов, львов новый год порадует доходами, а рыбы будут... Впрочем, читайте первый в мире Бухоскоп —гороскоп для бухгалтера на 2025 год. Кстати, полностью сгенерированный искусственным интеллектом.

🎄В 2025 году бухгалтер — главный!
50

Налоговые тренды 2025

Итак, делаем прогнозы, куда взор налоговый будет направлен в текущем году.

Налоговые тренды 2025

Преференциальные экосистемы для развития бизнеса: сравнение Сколково и ИНТЦ 

В настоящее время компании могут снизить свою налоговую нагрузку благодаря эффективному использованию инструментов государственной поддержки. Для бизнеса, занимающегося разработкой новых и высоких технологий и внедрением передовых решений, наиболее привлекательным механизмом господдержки становится статус резидента инновационного центра «Сколково» или инновационного научно-технологического центра (ИНТЦ).

Преференциальные экосистемы для развития бизнеса: сравнение Сколково и ИНТЦ 

Льготы для участников СВО и инвалидов, налоги в 2025 году в видео-обзоре новостей

Рассматриваются налоговые события конца 2024 года.

Общество

Оплата зарубежных сервисов из России с ВНЖ Сербии: отзыв клиента компании International Expert

История получения ВНЖ в Сербии с целью расширения возможностей.

Оплата зарубежных сервисов из России с ВНЖ Сербии: отзыв клиента компании International Expert
Интернет и IT

Как получать больше полезной информации? Заглянуть в соцсети «Клерка»

Бизнес активно развивает и прокачивает свои соцсети. «Клерк» не исключение, у нас есть каналы в Telegram, VK, «Одноклассниках», «Дзен», YouTube. Составили для вас шпаргалку обо всех наших аккаунтах в топовых соцсетях. Расскажем о каждом. Вступайте в большую и дружную семью!

Как получать больше полезной информации? Заглянуть в соцсети «Клерка»
19

Неуплата налогов и сокрытие имущества от взыскания: ответственность и что нужно знать бизнесу

За налоговые преступления предусмотрены не только штрафы в сотни тысяч рублей, но и уголовные наказания в виде лишения свободы. Узнайте, какая ответственность в УК предусмотрена за неуплату налогов и сокрытие доходов. Полное руководство по правовым последствиям, мерам наказания и защите прав при обвинении в налоговых правонарушениях.

Неуплата налогов и сокрытие имущества от взыскания: ответственность и что нужно знать бизнесу
Маркетинг

Как проверить идею для бизнеса, чтобы не потерять деньги

Перед запуском бизнеса важно убедиться, что идея жизнеспособна, а продукт будет востребован. Вот 5 проверенных методов, которые помогут оценить спрос на ваш товар или услугу.

Как проверить идею для бизнеса, чтобы не потерять деньги
Экологические платежи

Экологические платежи в 2025 году: что изменилось и как теперь платить

С начислением, уплатой и учетом экосбора могут столкнуться как индивидуальные предприниматели, так и ИП. Нюансов много, а штрафы за нарушения — достаточно крупные. Подсветили главные изменения в 2025 году.

Экологические платежи в 2025 году: что изменилось и как теперь платить

Интересные материалы

Давальческая схема как метод ухода от НДС в производстве

У вас есть сырье, но нет производственных мощностей для производства. Как получить конечный продукт? Просто: находите завод (фабрику), договариваетесь о переработке вашего сырья в готовое изделие, платите за эту услугу. Вот вам вкратце давальческая схема.