Что такое номенклатура дел по личному составу
Номенклатура дел —это систематизированный архив различных документов, сформированных в дела, с указанием заголовков, наименований и сроков хранения.
Систематизация кадрового документооборота позволяет наладить эффективный кадровый учет и сохранность документов. Тем более, что последнее — это требование п. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. А документов в отделе кадров бесчисленное множество. Это и трудовые договоры, трудовые книжки, приказы, положения, личные карточки и т. д.
Любому работодателю вне зависимости от организационно-правовой формы для организации номенклатурного учета в кадровой службе рекомендуют руководствоваться не только 125-ФЗ, но и:
- приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
- приказом Минкульта от 31.03.2015 № 526.
Последний документ предусматривает нормы для электронного кадрового документооборота. Кстати, переходить на ЭДО в кадровом деле вправе любой работодатель. С 22.11.2021 возможность обмена кадровыми документами в цифровом пространстве разрешена на законодательном уровне: в появились ст. 22.1 — 22.3.
Астрал.iКЭДО облачный сервис кадрового делопроизводства: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения кадровых документов.
Для чего нужна номенклатура дел в кадровом делопроизводстве
В предыдущем разделе мы упомянули, что номенклатура систематизирует кадровую документацию, тем самым упрощает работу с ней. Теперь разберем подробнее.
Просто бесконечно хранить все документы в одном месте — недостаточно, неразумно и нерационально.
Во-первых, запасы пространств не безграничны, и рано или поздно любой работодатель сталкивается с проблемой размещения кип бумаг.
Во-вторых, кадровые документы имеют разные сроки хранения. То есть хранить всю жизнь приказы, которые подпадают под пятилетнее хранение, означает захламлять пространство и создавать помехи самому себе и на полках в шкафу и в процессе поиска нужного документа.
Документы, подшитые в дела, систематизированные по наименованию и срокам хранения, легче найти, отследить «возраст» и по его истечению уничтожить или же, наоборот, обеспечить сохранность для бумаг с длительным сроком хранения.
Это и есть номенклатура в действии: документы разбиты по категориям, которые подлежат хранению, а сроки хранения определены в соответствии с законодательством.
Внедрение кадрового электронного документооборота на законодательном уровне означает, что храниться документы теперь могут не только на бумажных носителях, но и на электронных. Соответственно и номенклатуру дел следует вести для систематизации и бумажных документов и цифровых.
Как вести номенклатуру на бумаге
Формировать номенклатуру работодатель вправе, следуя приказам Минкульта и Росархива, а может и разработать ее самостоятельно, но с учетом требований к хранению документов.
1. Формируем структуру будущей номенклатуры
Итак, для начала необходимо:
- условно разложить по папкам все документы, то есть сформировать дела;
- определить сколько нужно хранить каждое конкретное дело. Здесь руководствуемся разделом 8 перечня из приказа № 236. Для тех номенклатурных дел, сроки хранения которых в приказе отсутствуют, рекомендуют делать запросы в Росархив, и обеспечивать хранение, ориентируясь на ответное письмо.
Как только у кадровика будет окончательно представление и сколько получилось дел, каков их состав и сроки хранения — можно считать, что структура номенклатуры готова.
Для оформления на бумаге номенклатуры дел по личному составу, используют форму из приложения 26 к приказу № 236.
Разберем структуру номенклатуры подробнее:
Номер графы | Название графы | Содержание |
1 | Индекс дела | Код, который соотносится с тем или иным структурным подразделением и порядковым номером конкретного дела. Эти два кода могут отделяться друг от друга символом “-”, например, 01-05, где 01 - номер, присвоенный какому-либо отделу компании, 05 - номер дела, в которое подшиваются определенные документы |
2 | Заголовок дела | Название конкретных категорий дел или документов (договоров, приказов и т. д.) |
3 | Количество томов (частей) | Количество сшитых книг в одном деле. Это поле заполняется в конце года, когда дело будет закрыто, и станет известным окончательное количество томов |
4 | Срок хранения и № статьи по перечню | Указывают сколько хранить каждое дело со ссылкой на статьи в законодательных актах |
5 | Примечание | В этой графе кадровики делают пометки, например, об использовании документов из дела, а также об изъятии или уничтожении |
2. Издаем приказ
Удобнее издавать приказ об утверждении номенклатуры в конце года, чтобы начать вести ее с 1 января будущего года. Действовать документ будет по 31 декабря включительно.
А далее — новый приказ, и так каждый год.
Как вести номенклатуру в электронном виде
Что касается электронной номенклатуры дел по личному составу, то на законодательном уровне весьма поверхностно описан факт включения цифровых документов в номенклатуру.
Обращаться следует к:
- разделу 6 Правил делопроизводства из Правительства от 15.06.2009 № 477;
- инструкции по делопроизводству из приказа Росархива от 11.04.2018 № 44.
Эти два документа указывают на применение принципа методического единства в работе с электронными и бумажными документами. Отсюда делаем вывод, что электронную номенклатуру дел ведем аналогично бумажной.
Спроецируем на цифровое пространство бумажную номенклатуру. Файлы электронных документов будут размещаться по папкам, которые в свою очередь будут структурированы и систематизированы по направлениям деятельности, типам документов и т. д. Сроки хранения цифровой документации аналогичны бумажной.
О том, как организовать хранение цифровых документов читайте наши статьи «Как хранить электронные документы» и «Как организовать электронный архив».
По сути это и есть электронное номенклатурное дело. Соответственно назвать эту папку нужно так, чтобы получился заголовок электронного дела, который будет вписан в соответствующее поле «Заголовок дела» формы номенклатуры.
Аналогично структурированы и базы программ кадрового ЭДО. Их преимуществом является то, что программа самостоятельно помещает электронный документ в нужную папку, тем самым формируя дело. Кадровику не нужно подшивать бумажный документ или переносить в необходимую папку электронный, что чревато ошибками и потерями нужных бумаг. КЭДО обеспечит порядок и в документах и упростит доступ к ним вне зависимости от «возраста» документа.
Сведения об укрупненных элементах (директории, информсистемы, программы, жесткие диски, базы и т. д.), хранение документов на серверах, в том числе без структуры и иерархии, следует описывать в графе «Примечание». Оформить можно в виде «пути» к конкретному делу с использованием символа «/».
Кроме того, Методрекомендации, опубликованные Росархивом на своем сайте 18.07.2018 говорят следующее:
- Формировать электронные дела нужно в информсистеме. Речь идет не только о КЭДО, но и о программах и базах данных, при помощи которых храняться и формируются сканы и/или электронные копии документов.
- Электронные дела подлежат обязательному отображению в номенклатуре дел по личному составу со ссылкой не его цифровую природу.
- К индексу электронного номенклатурного дела рекомендуют приписывать литер, обозначающий «электронность». Например, буквенными символами «Э» или «ЭД».
Заключение
Если организация ведет номенклатуру и переходит на КЭДО, то ей придется какое-то время вести не одну номенклатуру, а две: в бумажном виде и электронном. Так будет продолжаться до тех пор, пока все сотрудники не перейдут на КЭДО, а кадровые документы компании не будут полностью переведены в электронный вид.
Отправляйте документы в 1 клик!
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Получите выгодное предложение!
Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!
Комментарии
1Интересная статья!