Как правильно оформить согласие на кадровый электронный документооборот с сотрудниками

Как подготовиться к переходу на КЭДО

Чтобы переход прошёл безболезненно, нужно заранее подготовить работников:

1. Проведите информационные сессии или встречи, на которых расскажете сотрудникам, почему ваша организация переходит на КЭДО и какие выгоды они получат от использования этой системы. Подчеркните преимущества и особенности перехода: сокращение времени на обработку документов, упрощение процессов, а также безопасность. Сообщите о сроках и этапах перехода. 

2. Подготовьте понятные и подробные руководства или инструкции по использованию КЭДО. Объясните шаг за шагом, как выполнять различные операции, как заполнять электронные формы, как отправлять и получать документы, и как использовать электронные подписи. 

3. Организуйте консультации для сотрудников, где они могут задавать вопросы и получать подробные ответы по вопросам, связанным с кадровым ЭДО. Обучите специалистов, чтобы они могли эффективно объяснить принципы работы системы и решить возникающие сомнения.

4. Если у некоторых сотрудников остаются опасения или сомнения относительно перехода на КЭДО, пригласите их на личную встречу. Постарайтесь разъяснить преимущества и ответить на конкретные вопросы. 

Оформление перехода на КЭДО

На следующем этапе необходимо:

• направить всем сотрудникам уведомление о переходе на КЭДО;

• получить заявления от каждого сотрудника с согласием или отказом на переход.

Нормативной базой для внедрения КЭДО являются законы № 407-ФЗ от 8 декабря 2020 года и № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года.

Следует учитывать, что правила перехода на КЭДО отличаются в зависимости от некоторых условий. Например, кадровые документы сотрудника, работающего в офисе, можно вести в электронном виде лишь в том случае, если он оформил своё согласие в письменном виде. Причём нужен именно оригинал заявления. Если сотрудник на удалёнке, допускается получение согласия в электронном виде. 

Роль системы кадрового ЭДО

Система КЭДО станет основным инструментом обработки кадровой документации. Поэтому при выборе нужно удостовериться, что система поддерживает все необходимые функции, соответствующие вашим бизнес-процессам. Это может быть как отдельный сервис, так и интеграционное решение.

По нормам закона № 377-ФЗ, согласие — это последний документ, который сотрудник подпишет на бумаге, поэтому процесс работы реализован следующим образом:

1. Уведомление и согласие отправляются с комментарием о том, что согласие нужно распечатать, подписать и передать оригинал в кадры.

2. После получения подписанного согласия кадровый специалист проставляет необходимый статус в 1С и добавляет сотрудника в КЭДО.

Что ещё

В процессе перехода на КЭДО необходимо обеспечить каждого сотрудника электронной подписью. В соответствии с трудовым законодательством работодатель несёт расходы на получение работником электронной подписи и её использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК). 

Рекомендуется также подготовить памятки о работе с ЭДО в вашей компании, либо провести обучение сотрудников для наиболее эффективной работы с системой. Для удобства можно сделать переход на ЭДО постепенным.

Например, перевести только дистанционных сотрудников или определённый отдел, а когда все бизнес-процессы будут налажены — масштабировать и подключить к КЭДО всю компанию.

Внедрение системы КЭДО — инвестиция в будущее как для компании, так и для сотрудников. Поэтому очень важно провести подготовительные работы, чтобы затем получать такие выгоды от внедрения, как:

• оперативность взаимодействия между сотрудником и кадровой службой;

• оптимизация работы и исключение ошибок в кадровых документах из-за человеческого фактора;

• сокращение финансовых затрат на бумагу, печать и доставку документов;

• обеспечение сохранности документов — в электронном виде они не испортятся, не сгорят и потеряются;

• возможность организовать электронный архив с помощью системы КЭДО.

Подробнее обо всех этапах внедрения кадрового электронного документооборота мы рассказывали ранее в специальной статье. А о нашем собственном опыте перехода на КЭДО можно почитать тут.

Работа с электронным кадровым документооборотом со всеми его возможностями

Астрал iКЭДО ваш сервис КЭДО

Оставьте заявку и специалист свяжется с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KNtXK